Izbira najboljšega pozdrav za vaše naslednje pismo

Ko pišete poslovno pismo, je pomembno, da na začetku vključite ustrezen pozdrav. To velja ne glede na to, ali pošiljate sporočilo po e-pošti ali po pošti. Z ustreznim pozdravom določite ton vašega pisma in prejemniku pokažete, da razumete osnovna pravila poslovnega bontona.

Medtem ko je preprosto »Pozdravljeni«, »Pozdravljeni« ali celo »Hej« primerni za priložnostno korespondenco, je ustreznejši bolj formalni pozdrav, ko pošiljate elektronsko pošto o zadevah, povezanih s poslovanjem, kot je spremno pismo, priporočilno pismo ali povpraševanje.

V nadaljevanju je seznam primerov, ki so primerni za poslovne in zaposlitvene korespondence. Kasneje bomo razložili, kako izbrati in oblikovati pozdrav, pa tudi, kako nasloviti pismo nekomu, čigar imena ne veste.

Primeri poslovnega pisma

• Spoštovani gospod Smith
• Spoštovani gospod in gospa Smith
• Spoštovani gospod White in gospa Smith
• Spoštovani Dr. Smith
• Dragi sodnik Smith
• Spoštovana gospa Jones
• Draga Jane Doe
• Dragi Dr. Haven
• Dragi dr. In gospa Haven
• Spoštovani, če poznate dobro osebo

Vse te pozdrave se začnejo z besedo »draga«. Medtem ko lahko preprosto začnete pisati z imenom osebe, ki se lahko napačno razume kot nenadna ali celo nesramna. Vedno je varno, da začnete svoj pozdrav z besedo »draga« v poslovnem pismu.

Ena izjema je, ko uporabite splošni pozdrav »Koga lahko zadeva«, ampak o tem v trenutku.

Smernice za imena in naslove

Pozdrav mora običajno uporabiti priimek osebe, skupaj z "g." ali "Ms." Na splošno se izogibajte uporabi "Mrs." ali "Miss", razen če ste prepričani, kako želi ženska biti naslovljena. Če ste v dvomih, privzeto uporabite »Ms.«

Če pišete nekomu, ki ima doktorat ali diplomo medicine, uporabite skrajšano obliko: "Dr." Za druge nazive, kot so profesor, sodnik, rabin itd., Napišite polni naslov in ga kapitalizirajte. Na primer, vaš pozdrav v pismu sodniku bi bil: "Dragi sodnik Barnard." Ali, če je bila vaša korespondenca z rabinom, bi lahko napisali: "Dragi rabbi Williams."

Ko je vaše pismo za več oseb, napišite vsa njihova imena ločeno in jih ločite z vejicami. Na primer: "Dragi gospod Hobbes, gospa Luxe, in gospod Hopman." Za poročene pare, če je ena oseba v paru spremenila svoje ime, morate le enkrat uporabiti priimek. Na primer: "Dragi gospod in gospa Smith."

Včasih je spol osebe nejasen iz imena - imena, kot so "Corey" ali "Blake", so skupna ženska in moška imena. Če je temu tako, naredite nekaj raziskav, da bi ugotovili spol z iskanjem na LinkedIn ali spletnem mestu podjetja. Če pa ostane dvoumen, preprosto napišite ime in priimek. Na primer: "Draga Corey Meyer."

Kako oblikovati pozdravno pismo

Sledite pozdravu z dvopičjem ali vejico, presledkom in nato začnite prvi odstavek svojega pisma. Uporaba dvopičja je bolj formalna možnost. Na primer:

Spoštovani gospod Smith:

Prvi odstavek črke.

Ko nimate kontaktne osebe

Če nimate kontaktne osebe v organizaciji, lahko zapustite pozdrav in začnete s prvim odstavkom svojega pisma ali uporabite splošni pozdrav.

Vendar pa pred uporabo splošnega pozdrava (ali opustitve pozivanja) poizkusite najti ime osebe, s katero stopite v stik. Če prijavljate ali preverjate zaposlitev in ime upravitelja zaposlitve ni vključeno v seznam delovnih mest, lahko na spletni strani podjetja poiščete naslov delodajalca ali upravljavca zaposlitve. Če imate številko stika, lahko pokličete in vprašate upravnega pomočnika za ime upravitelja najemanja.

Če pošiljate drugačno vrsto pisma, lahko ime osebe še vedno iščete na spletnem mestu podjetja ali pa se pogovorite z upravnim pomočnikom ali se obrnete na podjetje za ime osebe, ki jo poskušate doseči.

Splošni pozdravi za poslovna pisma

• Spoštovani upravitelj zaposlovanja
• Za koga se lahko ukvarja
• Spoštovani direktor za človeške vire
• Spoštovani gospod ali gospa

Imena preverjanja črkovanja

Preden pošljete poslovno pismo, se prepričajte, da ste pravilno napisali ime osebe. Dvakrat preverite črkovanje na spletni strani podjetja ali na LinkedInu.

Razmislite, da morate zaupati prijatelju, da prebere vaše sporočilo, preden ga pošljete, pri tem pa posebno pozornost posvetite črkovanju imen.