Načrt procesa upravljanja časa projekta

Upravljanje projektnega časa je eno od 10 področij znanja PMP za vodje projektov. To je disciplina projektnega vodenja, ki gleda na nadzor časa, ki je potreben za delo. Tukaj je pogled na področje znanja o upravljanju projektnega časa iz Priročnika za vodenje znanja (PMBOK® Guide) - Peta izdaja. Obstajajo tudi drugi načini za načrtovanje projektov, če pa si prizadevate za certificiranje PMP®, potem boste sledili pristopu PMBOK® Guide in to je dobra praksa tudi za vse vodje projektov.

Upravljanje časa projekta

Upravljanje časa projekta v Vodniku PMBOK® je sestavljeno iz 7 procesov. Procesi upravljanja časa projekta so:

1. Načrtujte upravljanje urnika
2. Opredelite dejavnosti
3. Dejavnosti zaporedja
4. Ocenite vire dejavnosti
5. Ocenite trajanje aktivnosti
6. Razvij urnik
7. Kontrolni razpored.

Vzemimo poglobljen vpogled v vsako od njih.

Načrtujte urnik upravljanja

V tem koraku določite vse pravilnike, postopke in dokumentacijo, ki so potrebni za upravljanje urnika vašega projekta iz vašega prvega načrta, stalnega razvoja, izvajanja in nato nadzora urnika.

Rezultat tega načrtovanja je izdelava načrta upravljanja urnika. Vendar pa v resničnem življenju verjetno ne boste imeli ločenega načrta za upravljanje urnika. Veliko tega, kar delate tukaj, se bo končalo v vašem načrtu vodenja projekta in to je popolnoma ustrezno.

Definiranje dejavnosti

Ta postopek opredeljuje in dokumentira, kaj morate storiti za pripravo rezultatov projekta. Z drugimi besedami, opredeljuje naloge projekta. Izjavo o obsegu, ki ste jo sestavili med dejavnostmi upravljanja obsega, boste uporabili, da boste lahko delo razčlenili na posamezne naloge. Glavni rezultat tega je, da boste imeli določen seznam projektnih nalog. To je koristno, saj je glavni prispevek k naslednjemu procesu.

Dejavnosti zaporedja

Z uporabo seznama opravil jih morate zdaj postaviti v pravi vrstni red. Na koncu tega postopka boste videli razmerje med projektnimi nalogami. Ta postopek vam pomaga, da svoje projektno delo postavite v pravi vrstni red, tako da lahko učinkovito uporabite vire projekta in zagotovite čim hitreje.

Vodnik PMBOK® govori o izdelavi mrežnega diagrama kot rezultat tega procesa, vendar je to le redko potrebno in zagotovo ničesar, kar bi morali narediti ročno. Če želite iz nekega razloga narediti mrežne diagrame, uporabite programsko opremo za upravljanje projektov. Konec koncev pa bo seznam odvisnosti ter potencialni začetni in končni datumi za naloge prav tako dober in manj zamuden.

Viri ocenjene aktivnosti

Ko veste, kaj boste storili, je naslednji korak, da ugotovite, katere vire morate doseči. Pri tem pomaga proces ocene virov aktivnosti. V tem procesu boste ugotovili, kateri človeški viri, oprema in potrebščine potrebujete, ter količino, ki jo potrebujete za vsakega.

Ocene trajanja aktivnosti

Ta korak je tisto, kjer se zgodi trdo delo izračuna, kako dolgo se bo izvajala posamezna naloga. Med tem postopkom boste ugotovili, kako dolgo bo trajalo vsako dejavnost, z uporabo sredstev, ki ste jih prepoznali. Ne pozabite upoštevati razpoložljivosti virov in počitnic z vašim trajanjem dejavnosti. Samo zato, ker opravilo traja samo 8 ur, ne pomeni, da bo končano do jutra.

Razvij urnik

Končno lahko zdaj sestavite načrt projekta. Z vsemi informacijami, zbranimi iz zgornjih procesov, bi moralo biti enostavno. Razvijanje urnika je eden od bolj zapletenih postopkov v vodniku PMBOK®.

Obstaja 13 vnosov (vse zgoraj in tveganja, obseg in elementi, ki se nanašajo na kontekst projekta). Sama shema je samo eden od rezultatov, drugi pa so (po mojem mnenju) manj pomembni.

Navsezadnje ste vse to opravili, da dobite urnik, ki je pomemben dokument za upravljanje uspešnosti vašega projekta. Vaš urnik ni nujno Ganttov grafikon. Tukaj je 5 alternativ Ganttovim grafikonom, ki jih lahko razmislite.

Urnik nadzora

Nazadnje, postopek nadzornega razporeda vam nudi orodja, ki jih potrebujete za spremljanje in posodabljanje urnika projekta, pri čemer zagotovite, da se spremembe ustrezno upravljajo in da obdržite nadzor nad časovnim okvirom vašega projekta. Priprava časovnega razporeda in sledenje sledita velikemu delu, vendar je vredno vedeti, da imate urnik, v katerega ste lahko prepričani.