Zapisi o delodajalcih, ki jih morajo delodajalci ohraniti

Želite vedeti, kakšne zaposlitvene zapise hrani delodajalec? Delodajalec ima za vsakega zaposlenega štiri zapise o zaposlenih. Poleg tega delodajalec vzdržuje tudi druge zapise o zaposlenih za vse zaposlene.

Kadrovske datoteke evidenc zaposlenih

Za vsakega zaposlenega se vodi evidenca osebja. Ti osebni dosjeji vsebujejo zaupne dokumente in jih upravljajo in vzdržujejo zaposleni v kadrovskih službah. Datoteke zaposlenih so glavni zapisi zaposlenih, ki jih v nekaterih podjetjih uporabljajo delodajalec, zaposleni in vodja zaposlenega.

V drugih - in to je priporočeni pristop - je dostop do osebja za zaposlene omejen na zaposlene in zaposlene pod nadzorom.

Tipični dokumenti v osebni datoteki vključujejo prijavo za zaposlitev, obrazec za stik v nujnih primerih v družini, dokumentirano zgodovino disciplinskega ukrepanja, življenjepis, potrdilo o zaposlitvenem priročniku, ki ga zaposleni podpišejo, listi delodajalcev, ki jih bodo objavili, periodično ocenjevanje, ocenjevanje delovnega mesta ali uspešnost razvojni načrt, potrdila o usposabljanju in dokazila o prisotnosti ter trenutne osebne kontaktne podatke o vsakem zaposlenem.

Vse datoteke o osebju ne vsebujejo istih dokumentov, vendar ima vsaka osebna datoteka nekaj dokumentov, ki so enaki. Dokumentacija o uspešnosti zaposlenega ne spada v kadrovsko datoteko, razen če je upravičena disciplinska tožba, nagrada ali kak drug znak izjemnega dosežka. Takšne dnevne opombe o uspešnosti sodijo v datoteko, ki jo vodje vodijo, da bi spremljale uspešnost, cilje in prispevke svojih zaposlenih.

Datoteke o izplačanih plačah zaposlenih

Datoteke za izplačane plače vodijo tudi evidenco zaposlenih. Datoteke na izplačane plače vsebujejo zgodovino zaposlitvenih služb, oddelkov, spremembe nadomestil, obroke, posojila in druge informacije, ki so bistvene za plačilo zaposlenega in vodenje kopije zgodovine odškodnine zaposlenega.

Datoteka s plačilnimi listami bo vsebovala tudi zgodovino vladnih obrazcev, kot so W-2, W-4 in dokumenti o zadržanju socialne varnosti, ki jih je izpolnil zaposleni. Datoteka bo vsebovala tudi informacije o ugodnostih za zaposlene in dovoljenje za umik plačil iz plače zaposlenega.

Medicinske datoteke evidenc o zaposlenih

Delodajalec vzdržuje tudi zdravstveno kartoteko zaposlenega. Zapisi zaposlenih v zdravstveni kartici niso na voljo nikomur, razen osebju, imenovanemu za kadrovske zadeve, in zaposlenemu, katerega zapisi se hranijo v datoteki. Medicinske datoteke vsebujejo zdravniške opombe, dokumentacijo o uporabi FMLA, informacije o preskusih drog, zahtevane fizične podatke in drugo takšno dokumentacijo, ki se nanaša na zdravstveno stanje zaposlenega ali njegovega družinskega člana.

Medicinske datoteke zaradi zaupnosti evidenc zaposlenih prejemajo najvišjo stopnjo varnega shranjevanja in zaupnosti. Priporočljivo je, da se zdravstvene kartoteke hranijo v zaklenjenih predalih, ki so zaklenjeni v prostoru, ki ni dostopen zaposlenim, razen osebju, določenemu s strani HR.

I-9 datoteke evidenc o zaposlenih

I-9 Datoteke hranijo zapise zaposlenih, ki se vodijo za vse zaposlene v eni datoteki, ki je ločena od drugih zapisov zaposlenih. Delodajalci vodijo evidenco med zaposlenimi ločeno od drugih evidenc zaposlenih, da ohranijo zaupnost zaposlenih od vladnih uradnikov in drugih subjektov, ki so pooblaščeni za pregled zaposlencev I-9.

Ohranjanje I-9 na ločeni lokaciji bo zagotovilo, da bodo državni uslužbenci, če ste izbrani za pregled zvezne datoteke I-9, ne bodo imeli dostopa do nobene druge evidence o zaposlenem ali njeni zaposlitvi v vaši organizaciji, razen dejanske Obrazec I-9. Te preiskave se vsako leto povečujejo, zato poskrbite, da bodo vaši zaposleni pravilno izpolnili obrazce I-9 ali pa boste lahko kaznovani z denarno kaznijo in potencialno zaporno kaznijo.

Dostop do evidenc zaposlenih s strani zaposlenih

Zaposleni si lahko ogledajo evidenco svojih zaposlenih tako, da se v rednem delovnem času obrnejo na osebo za kadrovske zadeve. Noben zaposleni ne sme spreminjati ali odstranjevati nobenega dokumenta v svojih evidencah, ki ga je treba videti v prisotnosti osebja kadrovske službe.

V navodilih za zaposlene morate imeti politiko pregleda osebja zaposlenih in jo spremljati brez razlikovanja glede na zahteve zaposlenih, da si ogledate njihove datoteke.

Če zaposleni pošlje pisno zahtevo za kopijo svojih kadrovskih evidenc, potem ko zapusti zaposlitev, jim morate poslati kopijo.

Občasno boste naleteli na zaposlenega, ki je sumljiv glede vrste podatkov o zaposlenih, ki jih hrani njihov oddelek za človeške vire. To so zaposleni, ki najverjetneje zahtevajo kopijo datotek svojih zaposlenih. Še enkrat, brez diskriminacije, naredite kopijo datoteke in jo pošljite. (Verjetno boste prejeli povratne informacije, da je bil zaposleni presenečen, kako malo dokumentacije je ostalo v kadrovskem osebju.)

V nekaterih jurisdikcijah je zakonito, da zaposleni zaračunajo stroške podvajanja in pošiljanja datoteke.