Koraki za prilagoditev sporočila za vsako občinstvo

Če upate komunicirati z ljudmi na način, ki izmenjuje informacije in še posebej spreminja vedenje in ima resne posledice, morate poznati svoje občinstvo. To je temeljno načelo dobre komunikacije. Razumevanje perspektive ljudi, s katerimi se pogovarjate, vam pomaga postati boljši voditelj in strokovnjak za človeške vire.

Spoznajte svoje občinstvo. Vedite, kaj jim je mar. Vedite, kaj želijo slišati. Z znanjem in s poudarkom na sporočilu jim lahko pokažete, da ste vi vir. Svoje občinstvo vključite in imate večji vpliv.

Težava? Če poznamo vašo ciljno skupino, potrebujete čas in vedno je lažje izvesti vse možne stvari, ki jih poznate ali želite objaviti o temi. Kritično razmišljanje o tem, kaj vaše občinstvo želi ali mora slišati, je težje.

Veliko strokovnjakov za človeške vire se ujame s tem, da občinstvu predstavi vse, kar bi morali vedeti ali storiti glede predstavitve izdaje. Saj veš, da si padel v to past, ko si na slajdih namesto tega razmišljal o:

• kaj resnično skrbi publika,
• katere so vaše najpomembnejše točke, in
• kako jih preslikati v jasno zgodbo, ki ustvarja privlačen govor.

Druga past, v katero spadajo številni kadrovski kadri, je ponavljanje iste predstavitve dan za dnem različnim občinstvom. Težava je v tem, da različni ljudje skrbijo in se odzivajo na različne stvari - zato, če želite biti privlačni, morate svoje sporočilo prilagoditi vsakič, ko govorite.

To je, kako zagotoviti, da prilagodite svoje sporočilo, prerežite hrup in obdržite vaše občinstvo vključenim v to, kar jim govorite - ne glede na to, kdo ali kje so. S temi petimi ključnimi opomniki boste zagotovili, da bodo vaše besede dosegle učinek, ki si ga zaslužijo - ko pridobite popolno pozornost in angažiranost vašega občinstva.

Vedite, kaj vaše občinstvo skrbi

Vaše občinstvo ne bo skrbelo, kaj boste povedali, dokler ne pokažete, da vam je mar za njih. Ko načrtujete svojo predstavitev, se vprašajte, kakšni so izzivi in ​​potrebe vaše pričakovane publike? Katera so tri do štiri glavna vprašanja ali vprašanja, ki jih imajo o vaši temi?

Če ne veste, vprašajte nekaj ljudi, ki se bodo udeležili vaše predstavitve, vprašajte vodjo oddelka ali, če ni na voljo nobenih informacij, si kar najbolje ugibajte.

Nato začnite s predstavitvijo in opozorite občinstvo na njihove ugotovljene skrbi. Recite: »Vem, da se je nekaj izmed vas spraševalo o naših možnostih koristi, ali» Mislim, da so te tri stvari tisto, kar si resnično želite zapustiti iz te delavnice. «

Ko najprej govorite o svojem občinstvu in njihovih težavah in potrebah, ki jih boste v svojem pogovoru obravnavali, dokazujete, da vas skrbi zanje. Zaradi tega ljudje želijo poslušati.

Mapirajte svoje glavne točke za svojo ciljno skupino

Večina predstavitev človeških virov se počuti kot informacijska deponija, ne pa jasna zgodba z vrsto glavnih točk. Strokovnjaki za človeške vire običajno vedo veliko več, kot si drugi ljudje želijo ali morajo vedeti o kateri koli potrebni temi.

Avtorji Chip in Dan Heath sta v svoji knjigi »Made to Stick« to imenovali »prekletstvo znanja«. Kdaj ste nazadnje čutili, da je bila predstavitev prekratka ali da je vsebovala premalo informacij? Verjetno redko, če sploh.

Ljudje, ki izstopajo kot voditelji, tisti, ki so slišani in imajo vpliv, začnejo priznavati problem občinstva, ki ga pomagajo rešiti. Potem, ko pripravljajo svojo predstavitev, ločijo od tega, kar morajo vedeti, od dobrega vedeti.

Vzemite polovico časa priprave, da se boste osredotočili na srce vaše predstavitve in kaj mora vaše občinstvo vedeti, da jim bo pomagalo. Najboljši način za prekinitev »prekletstva znanja« je, da se osredotočite na tisto, kar je najpomembnejše za vas in za občinstvo.

Predstavite svojo predstavitev na tabli ali na papirju ali pa uporabite niz lepljivih opomb. Kakšno zaporedje točk je najbolje? Ali obstaja vrstni red za točke, ki bodo bolj smiselne za vaše občinstvo? Kako so vaše točke povezane? Razjasnite jih. Če ne, povejo ljudem: »Tu je popolnoma drugačna, vendar pomembna tema.«

Povejte zgodbe in uporabite primere, ki jih bo vaša publika našla primerljiva

Poleg tega, da poskuša predstaviti preveč stvari naenkrat, vse prepogosto HR predstavitve zvenijo abstraktno in niso povezane z vsakdanjim življenjem in delom občinstva. Potem se zgodi, da se ljudje uglasijo, sedijo skozi pogovor, predvidevajo, da ne gre za njih, in ne ukrepajo. Zaradi tega predstavitev zapravlja svoj čas in vaše.

Da bi se z njimi povezali, da bi jim pomagali pri ukrepanju, ljudje potrebujejo ideje, ki temeljijo na zgodbah in primerih. Človeški možgani so povezani z zgodbami in se jih spomnijo. Torej, pokrijte manj točk - bolje - s številnimi primeri. Kadar koli je mogoče, navedite primere iz njihovega oddelka in njihove vsakodnevne izkušnje pri delu.

Povejte zgodbe o uporabi ideje, ki jo delite. Ali je to, kako rešiti problem nadomestila, kako dati povratne informacije, kako se prijaviti za svoj načrt vizije ali kako se nova organizacija razlikuje od stare, pripovedujejo zgodbe. Povežite most med vašo temo in njihovim življenjem in interesi.

Pokaži, ne obvesti samo občinstva

Slika je vredna tisoč besed v mnogih primerih. Videi postajajo norma za učinkovito komunikacijo. Na ta dan dostopnih video orodij, voditelji, ki uporabljajo preveč besedila, pogosto uporabljajo izgovore. Pravijo: »Vendar moram sporočiti zelo specifične informacije.« Ali »Moje občinstvo bo bolje razumelo to zapleteno zamisel, če jo zapišem.« Ne, ne, in ne, ne bodo.

Razen, če je vaš cilj, da vaše občinstvo rodi, odtuji in spodkoplje, in nima najmanjšega vpliva v najslabšem primeru, izrežite besedilo. Pošljite ga v nadaljnjem e-poštnem sporočilu ali pa ga delite v Google dokumentu. Vizualije, ki jih potrebujete za podporo zgodbe, ne postanejo vaš scenarij. Ko boste imeli jasen nabor glavnih točk in dober pretok, ki ga podpirajo zgodbe in primeri, šele nato morate zagnati predstavitveno orodje.

V nasprotnem primeru končate z diapozitivi, ki služijo dvojni dolžnosti, kot jih zapisuje vaš govornik. V tem primeru bi morali predstavitvi namesto pošiljanja časa občinstva poslati e-pošto.

Prilagodite in improvizirajte tako, da poznate svojo publiko

Ko ustvarite dobro predstavitev, ki vizualno podpira vaše glavno sporočilo, imate svobodo, da jo prilagodite vsakemu občinstvu, ki mu služite. Lahko izrazite svoje mnenje in nato vprašate glasno: "Torej, zakaj bi vas to skrbelo?" In prilagodite svoj odgovor občinstvu, ki je pred vami. Kaj vas skrbi za člane vaše marketinške ekipe, se lahko zelo razlikuje od potreb vaših razvojnih sodelavcev.

V letih zagotavljanja usposabljanja in izdelave predstavitev za vodje v desetih organizacijah, kot so Apple, Oracle, SAP in T-Mobile, je moč preprostega sklopa sporočil zasijala naprej. Ko so bila sporočila podprta s preprostimi slikami in jih je posredoval osredotočen voditelj, ki je lahko dal jasne točke in jih povezal z vsakdanjim življenjem svojega občinstva, je prišlo do komunikacije. In ni to cilj predstavitve?

----------------------------------------

Tobey Fitch je upravni partner pri Fitch Associates. Pred tem je sodeloval pri publikacijah, vključno s podjetništvom.