Poenostavitev in pospešitev zagotavljanja storitev za zaposlene

Vodje kadrov so pomemben vir podpore in udobja za zaposlene v njihovem osebnem in poklicnem življenju. HR je storitveno podjetje in ta storitev vključuje pomoč zaposlenim pri izpopolnjevanju njihove kariere in reševanju vprašanj med zaposlenimi in njihovimi nadzorniki.

HR jih podpira tudi pri nekaterih najpomembnejših in najpomembnejših dogodkih v njihovem življenju, vključno s poroko, rojstvom otroka in bojem proti hudi bolezni.

Vendar pa prevečkrat rutinske administrativne storitve, kot so odgovarjanje na ista vprašanja znova ali znova, ali dokončanje preprostih transakcij, porabijo večino časa kadrovske službe.

Zmanjšajte upravno obremenitev

Ključ do zmanjšanja upravne obremenitve je usposabljanje zaposlenih, da postanejo bolj samozadostni in avtomatizirajo bolj vsakdanje naloge.To lahko pomaga pri uporabi pristopa upravljanja storitev. Upravljanje storitev poenostavlja zagotavljanje rutinskih administrativnih storitev, kar osvobaja čas, da se osredotoči na dejavnosti z visoko vrednostjo.

Značilna organizacija za kadrovske zadeve ima verjetno sisteme za upravljanje podatkov o zaposlenih in dejavnosti, povezanih s plačami. Vendar pa verjetno nima avtomatiziranega sistema za obravnavanje povpraševanj zaposlenih in izpolnjevanje zahtev.

Razmislite, kaj se zgodi, ko zaposleni prejme poziv za dolžnost žirije: verjetno je, da se podjetje še vedno zanaša na fizično dokumentacijo ali vrsto e-poštnih sporočil za obravnavo prošnje zaposlenega za čas, ki je oddaljen od dela.

Ker se interakcije med zaposlenimi običajno spremljajo z e-pošto in preglednicami, se zahteve za zaposlene pogosto zamudijo ali prezrejo. Zgodi se torej napaka, ki ustvarja dodatne frustracije in dodatno delo za HR.

Z e-pošto ni preprostega načina, da bi ugotovili, ali je zahteva zastala ali določiti in odpraviti ozka grla v procesu. Podobno je težko analizirati in se odzvati na potrebe zaposlenih - na primer, opredeliti pogosto zahtevane informacije in zagotoviti, da je to na voljo na spletu.

Ročni upravni postopki onemogočajo zaposlene in predstavljajo velik izpad kadrovskih ekip. Nedavna raziskava je pokazala, da zaposleni v kadrovski službi povprečno porabijo 12 ur na teden za opravljanje rutinskih klicev zaposlenih in elektronskih sporočil.

Pristop upravljanja storitev za zadovoljevanje potreb zaposlenih

Pristop upravljanja storitev odpravlja te dolgotrajne in zamudne procese. Ne zamenja samo e-poštnega sporočila - spremeni način sodelovanja z zaposlenimi.

Menite, da je upravljanje storitev odlična kombinacija administrativnega pomočnika in vodje projekta. Takoj se odziva na zahteve zaposlenih, napreduje v primerih, avtomatizira ponovljive ročne postopke in celo upravlja kompleksne medsektorske dejavnosti, kot so zaposleni na krovu in zunaj njega.

Upravljanje storitev nikoli ne pozabi ali naredi napak, vedno sledi ljudem, da se stvari izvedejo, in vam pove, ali obstaja težava, ki je ne more rešiti. Prav tako vam pokaže, kje vaši zaposleni preživijo svoj čas - tako lahko optimizirate uvajanje virov in povečate produktivnost.

Upravljanje storitev ne nadomešča vašega trenutnega sistema za upravljanje s človeškim kapitalom - združuje se z njim in ga dopolnjuje, kar vam zagotavlja prepoznavnost in nadzor nad delom, ki ga danes večinoma opravljate prek e-pošte.

Prav tako zagotavlja enako raven prepoznavnosti za zaposlene. Vidijo lahko stanje svojih poizvedb, ne pa občutka, da so njihove zahteve kmalu po tem, ko so jih predložile, izginile v črno luknjo.

Zagotavljanje zmožnosti zaposlenih za nadzor nad napredovanjem njihovih zahtev bistveno zmanjša število frustriranih e-poštnih sporočil, telefonskih klicev in osebnih obiskov osebja za človeške vire, s čimer se dodatno zmanjša administrativna delovna obremenitev.

Prednosti pristopa upravljanja storitev

Upravljanje storitev se začne z uvedbo spletnega HR portala, kjer lahko zaposleni najdejo HR informacije in zahtevajo HR storitve. V idealnem primeru lahko zaposleni dostopajo do tega portala na svojem osebnem računalniku, domačih računalnikih, prenosnih računalnikih in pametnih telefonih in tablicah.

To jim omogoča, da prevzamejo nadzor nad svojimi osnovnimi potrebami HR-ja, kot so včlanitev ugodnosti ali posodobitve statusnih sprememb. Zaposleni preprosto izberejo dejanske storitve, ki jih potrebujejo, iz kataloga storitev ali iskanje informacij v bazi znanja portala.

Ko zaposleni preko portala predloži zahtevo, sistem za upravljanje storitev samodejno ustvari primer in ga vodi skozi celoten proces izpolnjevanja. To vključuje dodelitev primera pravemu strokovnjaku za HR, avtomatično usmerjanje primera od osebe do osebe, ko je vsak korak izpolnitve končan, in ohranjanje celotne zgodovine primerov.

To storitev lahko razširite tudi na druge oddelke. Na primer, sistemi za upravljanje storitev lahko samodejno vzpostavijo račune IT ali zahtevajo pisarniški prostor za nove najemnike kot del procesa vkrcavanja.

Sistem za upravljanje storitev poganja procese zagotavljanja celovitih HR storitev in ve, kako potekajo ti procesi. Na primer, samodejno vam pove, kdaj je primer ustavljen, tako da lahko ukrepate.

Ustvari tudi vrsto ključnih kazalnikov uspešnosti (KPI) in drugih metrik procesa, na primer, kako se vaša ekipa odziva na povpraševanje zaposlenih. Lahko celo analizira vrste poizvedb, ki temeljijo na znanju, kar olajša identifikacijo in zapolnitev morebitnih vsebinskih vrzeli.

Zaključek

Strokovnjaki s področja kadrovanja se odločijo za poklicno pot v kadrovski službi, ker želijo pomagati ljudem, ne preživijo dni, ko vložijo dokumente, posodabljajo preglednice in se odzivajo na e-pošto. Prepogosto to opravilo prekinejo vsakodnevne zahteve in kupi papirja, kar jih ovira in zaposlene, ki jim pomagajo.

HR je ponudnik storitev in si lahko ogleda primer svojega sodelavca, IT oddelka. IT je prevzel vodilno vlogo v številnih prizadevanjih podjetja za uporabo discipline upravljanja storitev za avtomatizacijo predložitve in izpolnjevanja zahtev IT službe za pomoč uporabnikom.

Avtomatizacija teh nalog omogoča IT-ju, da se osredotoči na bolj strateško delo, ki podjetju lahko pomaga pri doseganju širših poslovnih ciljev, in bolje prikaže vrednost IT.

Pristop k upravljanju storitev je ključ za povečanje kadrovskega oddelka za vodje podjetij z zagotavljanjem visokokakovostnih storitev in večjim zadovoljstvom zaposlenih, hkrati pa zmanjšuje lastno delovno obremenitev. Podjetje lahko svoj čas in strokovno znanje posveti bolj strateškim dejavnostim, ki pospešujejo svoje poslovanje.