Kaj delodajalci ne bi smeli imeti v kadrovskih datotekah

Delodajalci ne bi smeli nikoli postavljati določenih predmetov v vaše splošne kadrovske evidence. Vsebina osebnih datotek in evidenc zaposlenih je na splošno dostopna osebju kadrov, zaposlenemu in vodji ali nadzorniku zaposlenega v nekaterih podjetjih.

V drugih primerih je dostop omejen na osebje HR, zaposleni pa lahko zahtevajo dostop do svojih evidenc. Pravniki lahko prav tako zahtevajo sodno obravnavo vsebine kadrovskih evidenc za tožbe in pritožb Komisije za enake možnosti zaposlovanja (EEOC). Nekdanji zaposleni lahko zahteva tudi kopijo svojih kadrovskih evidenc.

Najboljša praksa omogoča, da je osebje dostopno le članom osebja. Osebne datoteke morate hraniti pod ključem v ključu za shranjevanje, zaradi česar so nedostopni drugim zaposlenim.

Z vsemi temi potencialnimi uporabami in potencialnimi gledalci vaših kadrovskih evidenc zaposlenih mora delodajalec poskrbeti za nepristransko in dejansko dokumentacijo o zaposlitveni zgodovini zaposlenega v vaših kadrovskih evidencah zaposlenih.

Zato boste želeli te splošne smernice uporabiti v dokumentaciji, ki jo obdržite v kadrovskih evidencah vaše organizacije.

Smernice za vsebino datoteke osebja zaposlenih

Informacije v kadrovskih evidencah morajo biti dejanske.

Mnenja nadzornika ali kadrovskih služb; naključne beležke; opravljanje; neutemeljene govorice; vprašanja, poročila ali navidezne tete drugih zaposlenih, ki niso raziskani; obtožbe, ki niso bile opravljene, preiskovane in zaključene; in vse druge informacije, pripombe ali opombe brez dejstev bi morale biti izključene iz osebne dokumentacije zaposlenega.

Eden od najhujših primerov žaljivih komentarjev, ki jih je vodja kadrovske službe našel v evidenci osebja zaposlenih, je vključeval opombe vodje intervjuja. Eden je navedel: »Mogoče preveč debel, da se po potrebi stopimo navzgor in navzdol.« Predstavljajte si zaposlenega, odvetnika in celo prihodnje zaposlene in nadzornike, ki berejo komentarje, kot so ti.

V drugi družbi je upravitelj našel neutemeljene opombe, ki so jih vodje in drugi vnesli v datoteke zaposlenih, kot so: "Mary je jezna, ker ni dobila povišice. Vidite problem?

Kadrovske evidence morajo biti premišljeno dodeljene ustreznim lokacijam datotek.

Določite protokol za osebno evidenco vašega podjetja na podlagi državnih in zveznih zakonov, zakonov o zaposlovanju, kot je Zakon o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja iz leta 1996 (HIPAA), in najboljše prakse delodajalcev.

Potem se držite protokola. Ne želite, da bi naključni zdravnikovi izgovori vtaknili v osebno kartoteko, kadar so v zdravniškem dosjeju. Prav tako ne želite utemeljitve in utemeljitve za napredovanje zaposlenega v datoteki na izplačane plače.

Prav tako ne želite, da bi bila evidenca odločitve o najemu, ki vključuje preverjanje ozadja, ali zapiski iz razprav z nekdanjimi delodajalci v osebnem dosjeju.

Nadzorniki, menedžerji in drugi zaposleni, ki dokumentacijo posredujejo v kadrovske evidence, potrebujejo usposabljanje.

Vsaka oseba, ki ima dostop in lahko postavi dokumente v datoteko zaposlenih, mora biti usposobljena za ustrezno pisanje dokumentacije.

Navedite v opozorilu zaposlenega, da je bil delavec popolni brezizhodni dobiček, ne boste pridobili vaših kadrovskih zapisov. Vendar pa so bili neizkušeni nadzorniki znani, da pišejo podobne izjave in jih postavljajo v kadrovske datoteke zaposlenih.

Še bolje, omejite dostop do datotek na osebje za kadrovske zadeve, ki je odgovorno za evidence, in ve, kaj naj se in kaj ne sme vnesti v osebno datoteko.

Uravnovesite informacije, ki jih postavite v evidenco o osebju.

Vključite tako pozitivne kot negativne vidike zaposlitvene zgodovine zaposlitve. Prepogosto osebni zapisi poudarjajo vsako negativno pojavnost in zamujajo pozitivne sestavine, ki jih ima vsak zaposleni. Razmišljajte o dvigih, promocijah, nagradah za odličnost in kopijah pohval in sporočil hvala.

Prepoznajo razliko med osebnimi opombami nadzornika glede njihovega poročevalskega osebja in uradne evidence o osebju podjetja.

Nadzornikove opombe, ki se uporabljajo za izboljšanje uspešnosti, za spremljanje projektov in dokončanje ciljev ter za pošteno določanje povišanj in načrtov za razvoj uspešnosti, na primer spadajo v zasebno datoteko nadzornika, ne pa v uradne kadrovske evidence podjetja.

Prav tako je treba priznati potrebo po usposabljanju nadzornikov glede tega, kako je treba zapisovati in hraniti dokumentacijo v svoji datoteki za upravljanje. Enaka merila za dejstva, ne za mnenja in konkretne primere, ne pa tudi govorice, veljajo za zasebne zapise.

Zasebne zapiske nadzornika se lahko sprožijo v sodnem postopku, zato je priporočljiva previdnost tudi za zasebne zapise. Praksa nadzornikov, ki hranijo kopije zapisov, ki obstajajo v uradni datoteki osebja zaposlenih v svoji datoteki za upravljanje, ni priporočljiva.

Zaposlitev v dokumentaciji in zapiski o intervjuju predstavljajo malenkost težave.

Najboljša praksa je ohraniti ločeno datoteko za vsako mesto, ki ga izpolnite, ki vključuje vso dokumentacijo, povezano z izpolnjevanjem tega položaja od knjiženja opravil do referenčnih pregledov. V to datoteko spadajo življenjepisi prijaviteljev, spremna pisma in vloge, razen da morate prijavljeno zaposleno osebo premakniti v datoteko zaposlenih.

V tej datoteki so uradni kontrolni seznami in obrazci, ki si prizadevajo za nepristransko predstavitev kvalifikacij potencialnega zaposlenega in podpirajo vašo odločitev za najem najbolj kvalificiranega kandidata. Mnenja in opombe upravljavca zaposlitve, ki so bile sprejete med postopkom najema, ne spadajo v to datoteko.

Človeški viri lahko zbirajo te opombe za vodenje popolne dokumentacije o odločitvi o zaposlitvi, vendar ne spadajo v kadrovsko evidenco.

Dokumentacija o dejanskih odločitvah o zaposlitvi.

Ta dokumentacija vključuje takšne odločitve, kot so napredovanje, prehod na stransko priložnost in povečanje plač, ki sodijo v kadrovsko evidenco. Mnenja nadzornika ali kadrovske službe o zaposlenem ne. Dokumentacija o uradnih disciplinskih ukrepih, kot je pisno opozorilo, sodi tudi v osebno dokumentacijo delavca.

Posebni primeri dokumentacije, ki ne bi smela biti v kadrovskih evidencah

Naslednje informacije ne smejo biti vpisane v kadrovske evidence. Dokumentacija lahko zahteva ločeno datoteko, se lahko razvrsti kot nadzorne ali upravljalne opombe, ali pa je ne bi smela hraniti delodajalec.

• Vse medicinske informacije spadajo v zdravstveno kartoteko.
• Informacije o izplačanih plačah spadajo v plačilno datoteko.
• Dokumenti, ki vsebujejo številke socialnega zavarovanja zaposlenih ali informacije o varovanih klasifikacijah zaposlenega, kot so starost, rasa, spol, narodnost, invalidnost, zakonski stan, verska prepričanja in tako naprej, ne smejo biti nikoli shranjeni v osebnih datotekah.
• Nadzorna dokumentacija za namen vodenja zaposlitvenega dela, določanje ciljev, povratne informacije in tako naprej mora biti vložena v zasebni, nadzorniški ali upravljavski mapi.
• Preiskovalno gradivo, vključno s pritožbo zaposlenih, razgovori s pričami, razgovor z zaposlenimi, ugotovitve, priporočila odvetnikov in reševanje ter nadaljnje ukrepanje, da se zagotovi, da ne bo prišlo do povračilnih ukrepov, morajo biti v preiskovalni datoteki, ki je ločena od kadrovskih evidenc.
• Datoteke za zaposlene I-9 vnesite v datoteko ali lokacijo I-9, stran od kadrovskih evidenc zaposlenih.
• Namestite preverjanje preteklosti, vključno s kriminalistično zgodovino, kreditnimi poročili in tako naprej, in rezultate testiranja drog v ločeni datoteki, do katere nadzorniki, menedžerji in zaposleni ne morejo dostopati. SHRM priporoča bodisi to ločeno datoteko bodisi priporoča, da se te informacije vnesejo tudi v zdravstveno kartoteko zaposlenega.
• Zapisi o enakih možnostih za zaposlene, kot so obrazci za samoidentifikacijo in vladna poročila, se ne smejo hraniti v osebnem dosjeju ali kjerkoli nadzornik ima dostop.

Če upoštevate te smernice, vaša organizacija učinkovito shranjuje dejanske podatke o zaposlitveni zgodovini in kadrovskih evidencah na ustreznih lokacijah.

Opozorilo: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in države razlikujejo. Prosimo, da poiščete pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so namenjene usmerjanju, idejam in pomoči.