Načrtujte projekt z osnovnimi orodji za vodenje projektov

Naš svet dela je vse bolj svet projektov. Projekti so, kako razvijamo nove izdelke, izvajamo strateške pobude in delamo vse, kar je novo v organizaciji.

Projekti so po definiciji začasne in edinstvene pobude, v nasprotju z dejavnostmi rednega poslovanja. Medtem ko se številna podjetja zanašajo na usposobljene in certificirane vodje projektov, ki vodijo svoje pobude, so projektne veščine vedno bolj potrebne za vse strokovnjake. Ta članek ponuja uvod v načrtovanje projekta za vse strokovnjake, ki se zanimajo za sprejemanje praks, ki tako dobro delujejo za strokovne vodje projektov.

Vzemite si čas za resnično definiranje in načrtovanje svojega projekta

Vodje projektov razumejo, da se velik del celotnega trajanja projekta porabi za načrtovanje. Mnogi od nas se nagibajo k hitremu začetku dela, ki je v svetu projektov podobno preskušanju branja navodil o tem novem kosu pohištva, ki ste ga kupili pri eni od "prodajalcev". Možnosti so, da bo hitenje dela brez branja navodil v določenem trenutku povzročilo nekaj resnih težav.

Namesto da hitijo naravnost v delo, je pomembno, da si privoščite nekaj kritičnih vprašanj:

1. Kaj točno ustvarjate? Bodite čim bolj specifični.
2. Kdaj ga je treba dopolniti?
3. Katere vire (ljudi, opremo in proračun) imate dostop do projekta?

Zgornje tri postavke so temeljne komponente izjave o obsegu. Vsak projektni vodja dela, da pojasni obseg pred začetkom dela.

Opredelitev pobude za družinske počitnice

Vzorec izjave o obsegu dopusta za družbo lahko glasi:

Naš cilj je načrtovati in organizirati praznično zabavo za 100 zaposlenih in njihove pomembne druge pred koncem decembra, po ceni, ki ne bo presegla 10.000 $. Naše načrtovanje in usklajevanje bo sestavljalo štiričlansko komisijo, ki bo nadzorovala CEO.Zabava bo vključevala odprt bar, plated obrok, sladico in zabavo.

Če si vzamete čas za izdelavo te preproste, a pomembne izjave, boste imeli močne smernice za ekipo, ki sodeluje pri projektu. Vsakdo razume naravo projekta, časovni okvir, vire in proračun.

Razbijte področje uporabe v diskretne bloke dela

Vodje projektov ustvarijo nekaj, kar se imenuje struktura razčlenitve dela, ki jasno in natančno opisuje celotno delo projekta, ki ga mora nekdo dokončati v določenem časovnem okviru. V vaši situaciji lahko razčlenitev dela vključuje:

• Določite lokacijo.
• Potrdite razpoložljivost sobe in jo zaklenite s pologom.
• Izberite možnosti hrane.
• Potrdite bar in kaj vključuje bar.
• Opredelite možnosti za sladice.
• Ustvarite in distribuirajte vabila z izbiro hrane.
• Dokončajte izbiro hrane na podlagi vrnjenih vabil.
• Odločite se za vrsto zabave.
• Preglejte možnosti za zabavo in izberite.
• Potrdite nastavitev jedilnice.
• Nakup mizo darila za goste.
• Koordinacija in izvedba dogodka.

Vodje projektov bi razvili to razčlenitev dela projekta brez upoštevanja virov ali časovne razporeditve, vendar bolj v formatu brainstorming. Ko je ugotovljeno celotno delo, ki je potrebno za dosego obsega projekta, je čas, da ga uredite, dodelite odgovornosti in od članov vaše ekipe zahtevate ocene časa in stroškov.

Izdelava projektnega načrta iz razdelitve dela

Ko dokončate preprosto razčlenitev dela, ugotovljeno na prejšnji strani, morate zdaj:

• Potrdite, da so bile ugotovljene vse glavne postavke za dosego obsega projekta.
• Potrdite, kdo bo obdeloval tiste delovne postavke in ustvarite matrico odgovornosti, ki bo opisala glavne delovne naloge odgovorne stranke.
• Zahtevajte, da vsak član skupine pregleda svoje naloge, določi časovne in stroškovne ocene, upošteva roke, povzame potrebe po virih in zagotovi, da so temeljito ocenili delo, za katerega morajo biti odgovorni.

Ko bodo zgornji koraki zaključeni, mora projektna skupina sodelovati pri zaporedju dogodkov v ustreznem vrstnem redu, pri čemer opozarja na morebitne konflikte glede virov ali morebitnih izzivov pri načrtovanju. Vodja projekta bi zaključil ta korak z razvojem mrežnega diagrama, izračunom kritične poti in nato razporejanjem virov, pogosto s pomočjo računalniške programske opreme.

Za vaš manjši projekt z neformalnimi metodami je lahko potreben enostaven post-it-note pristop k določanju elementov v zaporedju. Ta proces vam bo omogočil, da razvijete popolno sliko ukrepov in rokov za načrtovanje in izvedbo odličnega prazničnega zabave!

Naj se delo začne

Zdaj, ko ste si vzeli čas, da pravilno izvedete projekt, ugotovite glavne naloge, zaporedje nalog in ovrednotite čas in potrebe po virih, ste pripravljeni pripraviti ekipo za opravljanje dodeljenih nalog. Vaša vloga neformalnega vodje projekta je spremljanje dela, podpora članom skupine in pomoč pri prepoznavanju in reševanju izzivov, ko se pojavijo. Dober projektni vodja se redno sestaja s člani skupine, da oceni napredek ter opredeli in usmeri nastajajoča tveganja.

Spodnja črta

Zgoraj opisani pristopi se lahko uporabijo za vse projektne situacije v vašem oddelku ali poslovni enoti. Razviti jasno področje, opredeliti delo, dodeliti vire, razviti ocene in časovni načrt ter nato spremljati in nadzorovati delo. Vaše prakse bodo priznavali in cenili profesionalni projektni vodje na vašem delovnem mestu, vaši rezultati pa bodo veliko boljši od preprostega preskoka v delo, ne da bi to premislili.