Osnovno vodenje projektov 101: Kaj je to?

Projektno vodenje je ena izmed najbolj kritičnih komponent uspešnega poslovanja. Vpliva na prihodke in obveznosti ter na koncu vpliva na zadovoljstvo in zadržanje strank ali strank. Vaše podjetje ima lahko samo en projekt v delih naenkrat, medtem ko lahko druge večje korporacije in subjekti naenkrat opravijo več projektov. Projekti so po svoji naravi začasni.

Projekti so sredstvo za dosego cilja, cilj pa bo sčasoma dosežen. Vaše podjetje lahko preide na drug projekt … ali ne. Morda je bil to enkratni cilj.

Projekti zahtevajo rastočo potrebo po delovni sili. Inštitut za vodenje projektov je ocenil, da bo v obdobju 2010–2020 po vsem svetu dodanih več kot 15 milijonov novih položajev za vodenje projektov.

Kaj je vodenje projekta?

Projektno vodenje ni celotno poslovanje vašega podjetja. To je samo en segment, določen projekt s podrobnim načrtom, kako boste vi in ​​vaše podjetje dosegli ta cilj. To je načrt, ki je podrobno opisan v vrsti korakov, vsak od njih je tako pomemben kot drugi. Za pravilno premikanje na naslednjo morate doseči enega.

Menite, da je vodenje projekta lestev, ki jo morate vzpenjati. Ne moreš skočiti na vrh. Morate ga vzeti s prečko za največjo učinkovitost. Vaša ekipa mora uporabiti orodja, ki so jim na voljo, pa tudi njihovo strokovno znanje in znanje za izvedbo vsakega koraka in prehod na naslednjo.

Dovolj je enostavno reči, da želite priti do polja A, tako da boste naredili 25 korakov v to smer. Vendar morate v svoj projektni načrt vključiti tudi časovne premisleke in najverjetneje boste morali delati v okviru proračuna. Morda boste preiskali teh 25 korakov ali pa boste morda tekli. Odvisno od tega, kako hitro morate doseči, da boste uspešno zaključili projekt. Denar lahko prihranite, če potujete peš ali pa najemate voznika. To je odvisno od proračuna, ki ste ga namenili projektu.

Ni pristopa, sistema ali načrta, ki bi ustrezal vsem. Vsak projekt, ki ga vi in ​​vaše podjetje rešujete, bo najverjetneje imel svoj časovni okvir, cilj in proračun. To je razlog, zakaj je tako kritično, da imate razvitega, nadarjenega projektnega vodjo, ki bo vodil predstavo.

Elementi projekta

Uspešen vodja projekta mora sočasno upravljati štiri osnovne elemente projekta. Ti elementi so med seboj povezani.

• Področje uporabe: To vključuje velikost projekta, cilje in zahteve.
• Viri:Potrebovali boste ljudi, opremo in materiale.
• Čas: To ne govori samo o tem, koliko časa bo celoten projekt trajal. Razdeliti ga je treba na trajanja nalog, odvisnosti in kritično pot.
• Denar:Imeti trdno razumevanje stroškov, nepredvidenih dogodkov in dobička.

Najpomembnejši element: Obseg

Obseg projekta je opredelitev, kaj naj bi projekt dosegel, in proračuni časa in denarja, ki so bili ustvarjeni za doseganje teh ciljev. Vsaka sprememba obsega projekta mora imeti ustrezno spremembo proračuna, časa, sredstev ali vseh treh.

Če je namen projekta zgraditi stavbo, v kateri bodo nameščeni trije pripomočki s proračunom v višini 100.000 USD, se od vodje projekta pričakuje, da to stori. Če se področje spremeni v zgradbo za štiri pripomočke, mora projektni vodja pridobiti ustrezno spremembo v času, denarju in virih.

Viri

Obstajajo trije vidiki razumevanja in upravljanja virov: ljudje, oprema in material.

Uspešen vodja projekta mora učinkovito upravljati sredstva, dodeljena projektu, vključno s člani projektne skupine, osebjem prodajalca in podizvajalci. Zagotoviti mora, da imajo njegovi zaposleni spretnosti in orodja, ki jih potrebujejo za dokončanje zaposlitve, in mora nenehno spremljati, ali ima dovolj ljudi, da dokončajo projekt do roka. Njegova naloga je zagotoviti, da vsaka oseba razume naloge in roke projekta.

Višji član vsake skupine zaposlenih poroča vodji projekta, ko vodi neposredno zaposlene, toda zaposleni imajo lahko tudi vodjo, ki zagotavlja tehnično vodenje. V matrični upravljavski situaciji, kot je projektna skupina, je naloga vodje projekta zagotoviti vodenje projekta linijskim vodjem. Upravljanje delnih pogodb s podizvajalci ponavadi pomeni vodenje skupine za delavce podizvajalce, ki nato upravljajo te delavce.

Vodja projekta mora pogosto nabavljati opremo in materiale ter upravljati njihovo uporabo, tako da lahko ekipa deluje učinkovito. Odgovoren je za to, da je ustrezna oprema in material na pravem mestu ob pravem času.

Čas

Trije elementi uspešnega upravljanja s časom so naloge, urnik in kritična pot.

Zgradite urnik projekta z navedbo vseh nalog, ki jih je treba izpolniti. Nekateri morajo biti izvedeni zaporedno, drugi pa se lahko prekrivajo ali pa se izvajajo v tandemu. Vsaki nalogi dodelite trajanje. Dodelite potrebna sredstva. Določite predhodnike - katere naloge je treba opraviti pred drugimi - in naslednike - naloge, ki se ne morejo začeti, dokler se ne dokončajo druge naloge. Ta vidik vodenja projektov se včasih imenuje upravljanje slapov ker ena naloga sledi drugi v bolj ali manj zaporedju.

Programska oprema za upravljanje projektov lahko poenostavi ustvarjanje in upravljanje časovnega načrta projekta.

Nekatere naloge imajo le malo prilagodljivosti pri zahtevanih datumih začetka in konca. To se imenuje "float". Druge naloge nimajo prilagodljivosti. Imajo nično float. Vrstica skozi vse naloge z ničelno plovec se imenuje kritična pot. Vse naloge na tej poti - in lahko obstaja več vzporednih poti - morajo biti dokončane pravočasno, če naj projekt pride do roka. Ključna naloga vodje projekta je spremljanje kritične poti.

Denar

Trije premisleki pri upravljanju denarja so stroški, nepredvideni stroški in dobiček.

Vsaka naloga ima strošek, ne glede na to, ali je to delovni čas računalniškega programerja ali nakupna cena kubičnega dvorišča betona. Vsak od teh stroškov se ocenjuje in se pri pripravi proračuna projekta izračuna.

Nekatere ocene bodo bolj natančne kot druge. Proračun projekta mora zato vključevati nadomestilo za izredne razmere - denar, ki je v proračunu rezerviran "za vsak primer", dejanski strošek izdelka pa je zelo drugačen od ocene.

Dobiček je denar, ki ga podjetje želi doseči z nalogo. To je na vrhu stroškov.

Proračun projekta je sestavljen iz ocenjenih stroškov, povečanih za nepredvidene stroške, vključno z morebitnim dobičkom. Naloga vodje projekta je ohraniti dejanske stroške na ali pod ocenjenimi stroški in povečati dobiček, ki ga podjetje zasluži na projektu.

Upravljanje projektov je umetnost in znanost

Uspešno vodenje projekta zahteva prakso. Te ideje vam lahko zagotovijo osnovno razumevanje projektnega vodenja, vendar menite, da je to samo začetek. Če vaša zaposlitev ali poklicna pot vključuje projektno vodenje in če želite izboljšati svoje sposobnosti, se pogovorite z uspešnimi projektnimi vodji, preberite in vadite. Projektno vodenje je lahko zelo koristno kariero.