3 Scenariji, ko komuniciranje Online ni prav

Obstaja veliko načinov komuniciranja na spletu. Obstaja e-pošta, besedilna sporočila ali sporočanje prek ene od mnogih aplikacij, ki jo podpirajo. Vendar uporaba e-pošte ali sporočil ni vedno najučinkovitejši način komuniciranja.

V določenih okoliščinah se jim morate izogibati. Seveda se zlahka skrijete za računalnikom in povejte, kaj želite povedati s tipkovnico. Ampak včasih morate stopiti ven v svet in uporabiti svoj glas.

Tu so tri situacije, v katerih bi bilo bolje, če ne bi poslali pošiljke.

Izogibajte se pritisku na Pošlji, da bi rešili konflikt

Vsi smo bili del e-pošte ali niza sporočil med dvema strankama, ki so poskušali rešiti težavo. Včasih ste morda eden od dveh glavnih udeležencev ali pa ste preprosto eden od mnogih ljudi, ki so bili nekdo prisiljeni, da vas vključijo.

Z vsakim odgovorom e-pošte ali sporočila se težava stopnjuje. Na koncu je to, kar je bilo morda relativno majhno vprašanje, postalo veliko večje. To ponavadi vodi do osebnega srečanja med obema stranema, pa tudi nadzornika ali vodje za rešitev spora.

Namesto uporabe e-pošte ali sporočil, da bi rešili spor, pokličite osebo ali določite sestanek v živo. Če ste prejemnik e-pošte ali sporočila nekoga drugega, ki poskuša rešiti težavo, se upirajte skušnjavi, da se odzovete po e-pošti. Dvignite telefon ali hodite v pisarno druge osebe in recite: »Prejel sem vaš e-poštni naslov in menil, da bi bilo bolje, če bi razpravljali o tej situaciji ena na ena, namesto po e-pošti. Ali imate nekaj minut za pogovor?"

Če je e-pošta edina možnost, v njem ne kopirajte drugih oseb. S tem se pojavi težava. Če ste na prejemnem koncu takega e-poštnega sporočila, ne kliknite »odgovori vse«. Odgovorite samo posamezniku, ki je poslal e-poštno sporočilo. Če boste "odgovorili na vse", bi moral vaš odgovor reči: "Cenim, da ste mi opozorili na to situacijo. Poklical vas bom v minuti, da se pogovorim." To bo opozorilo vse, ki ste jih kopirali, da skrbite za situacijo ena na ena.

Izogibajte se pritisku na Pošlji, ko ste razburjeni

Po vznemirjenem stanju ali interakciji potrebujemo obdobje za ohlajanje. E-pošta in sporočila nista primerna za to; to je trenutna zasnova. Namesto tega, ko se pomirite, pokličite ali obiščite posameznika, da se pogovorite o situaciji. Če ste na prejemnikovem koncu e-poštnega sporočila, se izogibajte pozivu k odgovoru. Dajte si čas, da se pomirite, nato pokličite osebo in prosite, da se pogovarjate osebno.

V prihodnje se vnaprej odločite, da ne boste nikoli uporabljali e-pošte ali sporočil, ko ste razburjeni. Naredite to pakt, ki ga ni mogoče pogajati, s seboj.

Če čutite potrebo, da nekaj napišete, ko ste razburjeni, ročno napišite sporočilo. Ne vnašajte ga v e-pošto, tudi če sporočila ne nameravate poslati. Ti ne bi bili prva oseba, ki je naključno udarila "pošlji" namesto gumba "shrani".

Izogibajte se Hitting Send to Send Bad News

Nihče ne želi prejemati slabih novic in ga prejemati po e-pošti ali sporočilu lahko doda sol v rano. Ste kdaj odjemalcu pošiljali e-pošto in jim povedali, da je bilo naročilo zamudo?

Če je odgovor na katero od teh vprašanj pritrdilen, prenehajte uporabljati e-pošto ali sporočila, da sporočite slabe novice. Uporaba e-pošte ali sporočil za sporočanje slabih novic lahko pošlje sporočilo, da vam ni vseeno ali da težava ni dovolj pomembna, da bi upravičila vašo osebno pozornost. Ko uporabljate e-pošto ali sporočila za sporočanje slabih novic, ne morete presojati reakcije osebe. Najverjetneje bodo ljudje razočarani ali razburjeni. Če ne podajate novic osebno, se lahko njihovi občutki razočaranja povečajo in ustvarijo še slabše razmere.

Nazadnje, ko uporabljate e-pošto ali sporočila v tem scenariju, se vam zdi strahopetno. Kupci, sodelavci, šefi in prijatelji cenijo ljudi, ki imajo pogum in osebno sporočajo slabe novice.

Če niste prepričani, ali se vaše sporočilo šteje za slabo novico, se vprašajte: "Ali bi želel prejeti e-poštno sporočilo ali sporočilo s to vrsto novic ali bi raje to osebno sporočil?". Nato ukrepajte v skladu s tem.

Čeprav ni dvoma, da je elektronska pošta ali sporočanje hiter in učinkovit način komunikacije, ni vedno ustrezen. Upoštevajte zgornje smernice in se izogibajte uporabi e-pošte ali sporočila, če je to neprimerno.