Pomen dokumentacije v človeških virih

Dokumentacija je pisni in hranjeni zapis dogodkov o zaposlitvi. Ti zapisi so sestavljeni iz vladnih in zakonsko določenih elementov, dokumentov, ki jih zahteva politika in praksa podjetja, dokumentov, ki jih predlagajo najboljše prakse s človeškimi viri, ter formalnega in neformalnega vodenja evidenc o zaposlitvenih dogodkih.

Dokumentacija o delovnem listu

Zapisnik o dokumentaciji zaposlenega je pisni opis njegovih dejanj, razprav, incidentov vadbe uspešnosti, priča kršitvam politik, disciplinskih ukrepov, pozitivnih prispevkov, nagrad in priznanj, preiskav, neizpolnjevanja zahtev in ciljev, vrednotenja uspešnosti in še več.

Vzdrževanje teh evidenc omogoča delodajalcu in zaposlenemu, da ohrani pisno zgodovino dogodkov in razprav, ki so se zgodile okoli določenega dogodka. Dokumentacija o delovnem razmerju zagotavlja pisni zapis, ki je morda potreben za podporo takim dejanjem, kot so promocija zaposlenih, povišanje plače zaposlenih in disciplinski ukrepi, vključno z odpovedjo zaposlitve.

Dokumentacija o zaposlenih, kadar je to potrebno, je na splošno pozitivna in negativna. Je dejansko, ne obsojajoče. Opisuje dogodke, ko se pojavijo, ne pa na podlagi mnenj in misli gledalcev o dogodku. Dokumentacija opisuje tudi ukrepe, ki so bili sprejeti na opaznih primerih, kot je zagotavljanje formalnega priznavanja zaposlenih ali uvedba disciplinskih ukrepov.

Ne pozabite, da morate dokumentacijo ustvariti čim bližje, ko se zgodi incident, da bodo zapisi pravočasni, podrobni in točni.

V sodnem postopku je dokumentacija o preteklem delovanju zaposlenega pogosto ključnega pomena za izid, ki ga ima delodajalec izkušnje iz dogodka. Cilj je predstaviti pošteno sliko uspešnosti zaposlenega, ne da bi se osredotočili zgolj na negativna dogajanja.

Vrste dokumentacije

Politike, postopki, priročnik za zaposlene in načrti za razvoj uspešnosti so tudi oblike dokumentacije, ki beležijo pričakovano vedenje zaposlenih in zahteve delovnega mesta za vzdrževanje urejenega, poštenega delovnega mesta, v katerem zaposleni vedo, kaj se od njih pričakuje.

Zapisi so tudi pisne izjave obtoženca, obtožilca in priče o sovražnih dogodkih na delovnem mestu, ki vključujejo neprimerno vedenje zaposlenih, kot je spolno nadlegovanje.

Ta dokumentacija vključuje tudi stalne zapise, kot so podpisana prošnja za zaposlitev, pisna referenca za zaposlitev, prijavni materiali, kot so življenjepisi in spremni dopisi, ter preverjanje preteklosti. Poleg dosjeja zaposlenih oseb se ohrani tudi druga papirna dokumentacija, kot je obrazec I-9 (ki potrjuje, da je zaposleni upravičen do dela v ZDA), kot tudi zdravstvena dokumentacija, evidence FMLA itd.

Dokumentacija je lahko tudi neformalna kot v zapisniku upravitelja o njegovih razpravah z delavcem v enem letu. Pomembno je, da upravljavci to dokumentacijo vodijo na vseh svojih članih, ki poročajo. Nobenega zaposlenega ne smemo izločiti zaradi uspešnosti. To se lahko razume kot diskriminacija pozneje.

Dokumentacija je lahko formalna in se hrani v osebnem dosjeju zaposlenega. Od zaposlenih se pričakuje, da podpišejo to dokumentacijo, da bi potrdili, da so prejeli kopijo, in da so vsebino pregledali v celoti. Opomba: Podpis ne pomeni soglasja z navedbami v dokumentaciji.

Uporaba dokumentacije

Priporoča se tudi dokumentiranje kritičnih incidentov, bodisi pozitivnih ali negativnih, tako da imajo vodje evidenco o uspešnosti zaposlenih v določenem časovnem obdobju.

Organizacije lahko uporabljajo dokumentacijo, ki jo hranijo na druge načine. Te lahko vključujejo postopke, navodila za delo in navodila za računalniško programsko opremo, če naštejemo samo nekatere, vendar so za namene funkcije človeških virov to običajna uporaba dokumentacije. V naslednjem razdelku so opisana navodila za ustrezno dokumentiranje.

Vzorci uspešnosti dokumentacije

Dokumentacija o uspešnosti zaposlenega vam bo omogočila discipliniranje, prenehanje ali pošteno spodbujanje, nagrajevanje in prepoznavanje zaposlenih. Brez dokumentacije je težko, in potencialno tvegano za delodajalca, da je primer za katero koli od teh dejanj.

Delodajalec se mora izogibati morebitnim obtožbam o diskriminatornem ravnanju z zaposlenimi. Ne glede na vse zakonitosti, želijo dobri delodajalci ustvariti delovno okolje, ki je pošteno, dosledno in podpira cilje zaposlenih in karierne načrte.

To okolje podpira vodstvena strokovna dokumentacija o uspešnosti zaposlenih - tako pohvalno vedenje kot dejanja, ki jih je treba popraviti ali izboljšati. O tem, kako dokumentirati te, smo podrobneje razpravljali. Naslednje situacije vam nudijo več primerov ustrezne dokumentacije.

Dokumentiranje zakasnitve in odsotnosti z dela

Napačno:

Mark je običajno pozen na delo. Mark zgreši preveč dela.

Prav:

1. april: Mark je poklical bolnika in zamudil osem ur dela.

4. april: Mark je prišel na delo ob 10. uri, dve uri kasneje z načrtovanim štartnim časom.

6. april: Mark je naročil zdravniško imenovanje, nato pa je ostal doma in namestil novo peč.

12. april: Mark je poklical bolnika in zamudil osem ur dela.

Dokumentiranje uspešnosti

Napačno:

Mary je nezanesljiva. Skoraj nikoli ne počne tega, kar je storila.

Prav:

2. maj: Mary je obljubila, da bo prvi osnutek predloga izdelka na voljo na današnjem tedenskem sestanku. Mary ni pripravila osnutka dokumenta, kot je bilo pričakovano. Rekla je, da je bila preveč zaposlena in ljudje, katerih pomoč je potrebovala, se ni vrnila z njo.

Upravitelj je odgovoril: Kakšno pomoč ste potrebovali? Informacije? Kdo se vam ni vrnil in kaj potrebujete od njih?

Carl in Michael sta morala Marija obvestiti o njihovem napredku.

Kaj vas naredi tako zaposlenega, da niste imeli časa, da bi sledili svoji zavezanosti? Preveč prevzame obveznosti z omejenimi urami, da jih izpolni.

Kaj lahko storim, da vam pomagam?

Kdaj boste osnutek dokumenta na voljo za pregled?

Ti vzorci zagotavljajo pregled nad tem, kakšna je učinkovita dokumentacija v primerjavi z dokumentacijo, ki je napačna. Upoštevajte ta nasvet za učinkovito in zakonito dokumentiranje politik, uspešnosti in dogodkov na delovnem mestu.

Opozorilo

Zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in države razlikujejo. Prosimo, da poiščete pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so namenjene usmerjanju, idejam in pomoči.