Prenehanje zaposlitve iz perspektive IT

Zapustiti zaposlenega je lahko umazano delo, vendar mora IT služba pomagati pri tem - vedno, če ste pametni.

IT je treba vključiti v postopek odpovedi zaposlenih, saj je nekdanji zaposleni, ki ima še vedno dostop do omrežja podjetja in lastniških podatkov podjetja, grožnja varnosti. V večini zaključkov nekdanji zaposleni nikoli ne bi pomislili, da bi poškodovali vaše računalniške sisteme, ampak zakaj je treba izkoristiti možnost, da ste naleteli na eno slabo jajce?

Poleg tega je pametno ohraniti določene tehnološke vire, podatke in dnevnike, če se nekdanji zaposleni ali podjetje samo odloči za sodni postopek.

Nenazadnje je bistvenega pomena, da se IT vključi v proces, da bi zagotovili, da so kontrole odpovedi zaposlenih dovolj obsežne, da izpolnjujejo ustrezne zahteve Sarbanes-Oxley.

Politike varnosti informacij in hrambe podatkov morajo biti specifične za podjetje in prilagojene zakonom, v skladu s katerimi deluje vaše podjetje.

3 Načela IT Družbe morajo obravnavati

Kljub temu obstajajo vsaj tri splošna načela IT, ki jih mora podjetje spoštovati, ko in po prenehanju zaposlitve.

• Hitro obveščanje službe za IT o prenehanju - celo za zagovor pred zaključnim sestankom je cenjeno, tako da lahko dostopa do bara med sestankom.
• Vsako podjetje mora imeti strogo uveljavljeno politiko, ki jasno navaja, kdo bo koga obvestil, ko se konča ali je nekdo končal. Ta politika bi morala tudi določiti, da se ta obvestila dajo takoj, tako da lahko vse zadevne službe takoj ukrepajo.

  Med tistimi, ki so obveščeni, bi moral biti kontakt za informacijsko varnost, njegove odgovornosti pa bi morale vključevati raziskovanje, dokumentiranje in preklic dostopa zaposlenega do elektronsko shranjenih lastniških informacij podjetja in njegovih informacijskih sistemov.

• Preudarno preklic dostopa. Ko je obveščen, je IT odgovoren za takojšen preklic dostopa in ohranitev vseh zapisov, ki jih podjetje morda potrebuje zdaj ali v prihodnosti.

Kaj storiti ob prenehanju zaposlitve

V primeru odpuščenega zaposlenega mora IT takoj preklicati dostop do računalnika, omrežja in podatkov, ki ga ima prejšnji zaposleni. Odstraniti je treba tudi oddaljeni dostop, nekdanjega zaposlenega pa je treba odvzeti za vse lastnine podjetja, vključno s tehnološkimi viri, kot je prenosni računalnik in intelektualno lastnino, kot so poslovne datoteke, ki vsebujejo informacije o strankah, prodaji in trženju.

V primeru zaposlenega, katerega konec zaposlitve je neizbežen, se mora IT posvetovati z vodjo zaposlenega, osebjem in drugimi ključnimi nosilci odločitev, da določi primeren način, s katerim bo pospešil preklic dostopa do preostalih dni osebe. zaposlovanja.

Prav tako, kot bi moralo biti odobritev dostopa in varnostnih dovoljenj dokumentirana za prihodnje sklicevanje, je treba dokumentirati tudi preklic dostopa, zlasti za pravne namene. Cilj je seveda vedno preklicati dostop na načine, ki omogočajo finančno, tehnološko in pravno dobro poslovno razumevanje.

Preventivno shranjevanje podatkov

Vsako podjetje mora imeti redundanco podatkov in politike hrambe, ki izpolnjujejo njene poslovne potrebe in se držijo veljavnih zakonov. Takšne politike obravnavajo varnostno kopiranje, obnavljanje in ohranjanje poslovnih podatkov na splošno.

Vendar pa mora podjetje prav tako sprejeti politike, ki podrobno opisujejo, kdaj in kako naj IT ohranja potencialno in posebej občutljive podatke, zapise, dnevnike in druge materiale, ki bi lahko bili pravno pomembni, če naj podjetje in nekdanji zaposleni vodita pravno bitko.

To je še posebej pomembno v primeru nekdanjega zaposlenega, ki je bil na visoki ravni ali je družbo zapustil pod oblakom suma.

Ustrezanje in uporaba teh treh načel bi moralo biti kolektivno delo vodilnega osebja podjetja, oddelkov za IT in HR ter pravnega svetovalca, ki je specializiran za računalniško forenziko in zakone, ki urejajo uporabo računalniške tehnologije v podjetju.

Rezultat tega skupnega prizadevanja bi morala biti večja zaščita podatkov podjetja in boljša pripravljenost na sodne postopke v zvezi s krajo, vdiranjem in drugimi oblikami nezakonite ali neprimerne uporabe računalniške tehnologije. Delo z IT kot cenjenim partnerjem zagotavlja, da se ti cilji dosežejo v primeru odpovedi zaposlitve.

​​