10 Brezčasne tehnike upravljanja časa

Vsakdo ima enako 24 ur na dan, vendar se zdi, da so nekateri ljudje toliko bolj produktivni kot drugi. Če se ne počutite produktivno, je običajna rešitev, ki vam pride na misel, to, da morate svoj čas bolje upravljati. Časa ne morete "upravljati", ker je 24 ur na dan, 60 minut v eni uri, 60 sekund v minuti in to se nikoli ne spremeni.

Lahko pa nadzorujete, kje in kako boste porabili svoj čas ter sprejeli ukrepe za zmanjšanje ali odpravo izgub časa. Pravzaprav je upravljanje časa pravzaprav samo upravljanje sebe.

Sledi deset brezčasnih načinov, kako vsak dan obvladati svoj urnik, da bi kar najbolje izkoristili čas, ki ga imate na voljo.

1) Določite prednostne cilje

Brez ciljev lahko ugotovite, da ste nagnjeni k lovu po vsem, kar se zdi najbolj nujno, ali vas gleda v obraz. Težko je, da se ne raztresemo s svetlečimi predmeti. Da bi to preprečili, ugotovite svoje resnične prednostne naloge v življenju in se premaknite proti njim z določitvijo letnih, mesečnih, tedenskih in dnevnih ciljev ali želenih rezultatov. Razvrstite vsako od teh z naslednjim sistemom:

• Pomen: (A = visoko, B = srednje, C = nizko)
• Nujnost: (1 = visoka, 2 = srednja, 3 = nizka)

Najprej vedno delajte na najnujnejših in pomembnejših ciljih in nalogah (A1), nato pa nadaljujte po seznamu.

2) Sledite pravilu 80/20

Pravilo 80/20, znano tudi kot Paretovo načelo, pravi, da 80 odstotkov vaših rezultatov prihaja iz 20 odstotkov vaših dejanj. To je način, kako si ogledate porabo časa, določite prednost izbranim nalogam pred najpomembnejšimi cilji. Ali se osredotočate na 20 odstotkov dejavnosti, ki proizvajajo 80 odstotkov želenih rezultatov?

3) Naučite se reči Ne

Ko drugi zahtevajo od vas, so lahko te naloge zanje pomembne, vendar so v nasprotju z vašimi najpomembnejšimi cilji. Še posebej, če je to nekaj, kar bi radi naredili, vendar preprosto nimamo časa za to, je lahko zelo težko reči ne.

Čeprav je čudovito biti timski igralec, je pomembno tudi vedeti, kdaj in kako biti samozavestni, in pustiti osebi, da vedo, da ne morete obravnavati njihove zahteve v tem trenutku. Če se strinjate, da boste prevzeli nalogo, se dogovorite za rok, ki jim bo pomagal doseči svoje cilje, ne da bi žrtvovali svoje.

4) Premagovanje odlašanja z uporabo sistema »4D«

• Zbriši: Kakšne so posledice, če sploh ne opravite naloge? Upoštevajte pravilo 80/20; morda ga ni treba opraviti.
• Prenesi: Če je naloga pomembna, se vprašajte, ali je to res nekaj, za kar ste odgovorni. Ali lahko nalogo dajo nekomu drugemu? Glejte »10 stvari, ki jih direktor ne bi smel nikoli posredovati«.
• To storite zdaj: Odlaganje pomembne naloge, ki jo je treba opraviti, ustvarja občutke tesnobe in stresa. Naredite to čim prej.

• Odloži: Če je naloga tista, ki je ni mogoče hitro dokončati in ni prednostna točka, jo preprosto odložite.

5) Jejte žabo

Iz knjige Brian Tracey, Pojej to žabo, "Če je prva stvar, ki jo naredite vsako jutro jesti živo žabo, lahko greste skozi dan z zadovoljstvom vedoč, da je to verjetno najslabša stvar, ki se bo zgodilo z vami cel dan."

Vsak dan so vaše žabe naloge, ki bodo imele največji vpliv na doseganje vaših ciljev, in naloge, ki jih boste najverjetneje začeli odlašati.

6) Zmanjšajte število sestankov

Slabo vodeni sestanki so časovni zapori, pomnoženi s številom ljudi na sestanku. Glejte »Kako voditi sestanek skupine«.

7) Steklena posoda: kamnine, kamenčki, pesek in voda

Kategorizirajte svoje naloge na tak način, nato pa se najprej lotite "skal". Če se boste še naprej spopadali z majhnimi stvarmi (peskom, kamenčki in vodo) in ne s pomembnimi strateškimi predmeti, skalami, se bo vaš kozarec hitro napolnil brez več kamenja.

8) Odstranite elektronske časovne odpadke

Vsakdo ima določene motnje, ki jih motijo ​​in vzamejo čas stran od svojega dela. Je vaša Facebook? Twitter? Preverjanje e-pošte? Neprekinjeno sporočanje s prijatelji in družino? Preprečite tako pogosto preverjanje, tako da pripravite te vrste nalog. Nastavite čas, nato preverite in obravnavajte vse naenkrat. Dajte si 30 minut in se nato vrnite na nalogo. Odzovite jih in vzemite odmor enkrat ali dvakrat na dan.

9) Organizirajte se

Da bi lahko učinkovito upravljali svoj čas in bili produktivni vsak dan, morate ustvariti pravo okolje. Odstranjevanje neuporabnih neredov, vzpostavitev učinkovitega sistema arhiviranja, bližnji kraj za vse delovne postavke, ki jih potrebujete pogosto, in uporaba orodij za upravljanje delovnih tokov, ki vam pomagajo ustvariti produktivno okolje.

10) Bodite pozorni na svoje zdravje

Dober nočni spanec, zdrava prehrana in telesna vadba vam bodo dali energijo, osredotočenost in vzdržljivost, da boste lahko kar najbolje izkoristili vaš dan. Morda se zdi, da je delo pomembnejše in kasneje lahko vedno nadoknadite spanec, hrano in telesno vadbo. Če izgubite svoje zdravje, pa ne morete delati ali narediti veliko drugega za to zadevo, zato ne skopajte po skrbi za sebe.