Top Job Skills Vodstvo urada potrebujete

Vodje pisarn prevzamejo odgovornost za zagotovitev, da celoten urad ali kompleks pisarn poteka nemoteno. To lahko vključuje naloge, kot sta upravljanje in nadzor enega ali več upravnih pomočnikov. Vodje pisarn običajno ne potrebujejo specializiranega izobraževanja, vendar potrebujejo veliko ustreznih izkušenj in dobro razvitih veščin v upravnih in upravljavskih vlogah.

Če želite to vrsto dela, lahko dramatično izboljšate svoje možnosti za zaposlitev, če veste, katere spretnosti in izkušnje boste izpostavili med postopkom prijave in intervjuja.

Kako uporabljati sezname spretnosti

Preglejte naslednji seznam iskanih veščin. Morda boste ugotovili, da jih imate več, kot ste mislili. Uporabite imena ustreznih veščin kot ključne besede v svojem življenjepisu in spremnem pismu, tako da lahko nadzornik najema jasno vidi, da imate to, kar iščete.

Natančno preberite opis delovnega mesta, da boste vedeli, katera stopnja znanja je najpomembnejša za vašega bodočega delodajalca. Raziščite podjetje, da boste razumeli poslovanje in kakršne koli dodatne, ustrezne izkušnje ali znanje, ki jih lahko ponudite.

Ko se pripravljate na intervju, pripravite vsaj en poseben primer časa, ko ste pokazali vsa znanja in spretnosti, ki jih pričakujete. Ne pričakujte, da bodoči delodajalec sprejme vašo besedo samo glede vaše izkušnje.

Pomembne spretnosti

Vsi položaji upravitelja pisarn ne zahtevajo popolnoma istega niza znanj. Veliko je odvisno od tega, koliko uradnikov morate nadzorovati, koliko ljudi uporablja pisarno, ki jo boste upravljali, ter kakšne programske opreme in drugih sistemov, ki jih uporablja vaš delodajalec.

Obstajajo nekatere veščine, ki jih imajo skoraj vsi učinkoviti upravljavci pisarn. Pregledate lahko tudi sezname spretnosti, ki so naštete po delovnih mestih in vrstah spretnosti.

Upravne spretnosti

Kot vodja pisarne boste odgovorni za izvajanje več upravnih nalog. Ti vključujejo najemanje in odpuščanje zaposlenih, izvajanje ocen uspešnosti, usposabljanje novih zaposlenih in nadzor drugih. Odobritev formalnih zahtevkov, opravljanje splošnih poslovnih operacij ter vzdrževanje dokumentov in kadrovskih evidenc je lahko tudi v vaši pristojnosti.

Prav tako boste morali načrtovati, prevzeti obdelavo pošte, načrtovati in se udeleževati sestankov. Morda vas bodo poklicali, da boste lahko reševali konflikte, delali delo in bili tudi oblikovalci politik in odločitev.

Analitične spretnosti

Del vašega dela bo iskanje načinov, kako bolje opraviti svoje delo. Če lahko ugotovite neučinkovitost pri delovanju vaše pisarne in zagotovite rešitve, boste morda lahko delodajalcu prihranili veliko denarja in prihranili veliko poslabšanja.

Velik vodja pisarne se bo neprestano spraševal o vseh procesih, praksah in postopkih, »ali je to smiselno? Je to najboljše, kar lahko storimo? ”Priporočljivo je, da v svoj življenjepis vključite seznam analitičnih veščin.

Pozor na podrobnosti

Kot vodja pisarne se dolar ustavi z vami. Odgovorni boste za pravočasno naročanje ustreznih pisarniških potrebščin, za natančno in organizirano vodenje evidenc ter za sledenje potrebam in vprašanjem vseh drugih v pisarni. Če dobro opravljate svoje delo, se zdi, da bo pisarna sama delovala. Če nekatere podrobnosti dobite narobe, drugi ljudje morda ne bodo mogli v celoti opraviti svojega dela.

Komunikacijske sposobnosti

Kot uradni pomočniki, boste pogosto eden od prvih obiskovalcev videli, in lahko včasih je edini, ki jih vidim, če eden od strokovnjakov, ki delajo v vaši pisarni se zgodi, da se ven. Delovati morate kot učinkovit receptor, hkrati pa opravljati svoje druge dolžnosti.

Lahko ste tudi glavna kontaktna točka med različnimi ljudmi, ki uporabljajo pisarno in morda med vašo pisarno in drugimi v isti organizaciji. Morda boste morali uporabiti reševanje konfliktov in delegirati delo. Vse to dodaja veliko komunikacije, pisne in verbalne, ki morajo biti vedno točne, učinkovite, prijazne in profesionalne.

Računalniška znanja

Pomembno je, da imajo vodje pisarn široko paleto računalniških spretnosti. Posebnosti bodo odvisne od vašega delodajalca, vendar ponavadi vključujejo vnos podatkov, preglednice in splošne IT naloge.

Vodenje uradov lahko vključuje ogromno odgovornost. Vodje pisarn običajno delajo na vrhu organizacije, z rokami v vseh vidikih podjetja. Če vas ta osrednja vloga privlači, nadaljujte s pregledovanjem seznama znanj in spretnosti, da vidite, ali bi to lahko bila vaša poklicna pot.

Finančne zadeve

Vaše odgovornosti lahko vključujejo knjigovodstvo, izdajanje računov, pripravo proračuna in računovodstvo. Morda boste morali obravnavati tudi plačilne liste, drobni denar in vnose QuickBooks. Tudi četrtletna in polletna poročila lahko spadajo v vašo dolžnost. Vsaj, če vaša pisarna sploh ravna z denarjem, boste končno odgovorni, da se prepričate, ali se dobro ravna.

Vodstvene sposobnosti

Kot nadzornik velike skupine uradnih pomočnikov, boste morali biti vsi motivirani in usklajeni. Morali boste narediti timsko delo. Vaše delo bo vključevalo določanje standarda za delo drugih in zagotavljanje, da so ti standardi izpolnjeni. Vodenje pogosto pomeni pomagati drugim ljudem, da rastejo v svoji karieri, in pomagati ljudem, da se sami začnejo in dobro komunicirajo med seboj.

Socialne spretnosti

Interpersonalne veščine igrajo pomembno vlogo pri vodenju pisarne. Boste morali imeti pozitiven odnos, pozdraviti obiskovalce in sodelovati v timskem delu.

Razne prednosti

Vodje pisarn imajo običajno raznolik nabor spretnosti, ki jim pomaga učinkovito opravljati svoje delo. To vključuje tudi pozornost do podrobnosti, saj je na splošno prilagodljiva glede podpore, ki jo nudite, in je zanesljiva. Pisarniški upravitelji morajo biti tudi mrežni partnerji, logični misleci, multi-taskerji in reševalci težav. Upravljanje časa in organizacija morata biti drugemu značaju za ljudi, ki delajo v tej vlogi.