Pisanje za podjetja - upravljanje in vodenje

Namen poslovnega pisanja je posredovanje informacij nekomu drugemu ali zahtevanje informacij od njih. Za učinkovito pisanje za podjetja morate biti popolni, jedrnati in natančni. Vaše besedilo mora biti napisano tako, da bo bralec lahko razumel, kaj jim govorite ali ga sprašujete.

Veliko pisanja za podjetja je površno, slabo napisano, neorganizirano, polno žargona in nepopolno. Pogosto je predolga ali prekratka. Vsi ti atributi prispevajo k neučinkovitemu poslovnemu pisanju.

Ne glede na to, ali pišete prodajne predloge, e-pošto vašemu šefu ali navodilo za uporabo programskega paketa, morate upoštevati nekatere korake, ki jih morate upoštevati, da bi bili učinkoviti. Sledite tem korakom:

1. Organizirajte svoj material
2. Razmislite o svojem občinstvu
3. Zapišite si svoje misli
4. Preverite svoj material
5. Uredite svoj material

Organizacija je ključna

Če svojega materiala ne organizirate, ne bo dobro potekalo in ne bo imelo smisla. Pisanje je lahko preprosto ali zapleteno. Ko pišete e-poštno sporočilo, ki napoveduje sestanek osebja, je to preprosto kot zbiranje misli. Po drugi strani boste verjetno morali vnaprej razviti zapleten oris končnega materiala, če pišete rezultate prelomnega farmacevtskega preskušanja. Ne glede na nalogo, brez ustrezne ravni organizacije (celo organiziranje vaših misli), morda ne boste vključevali vsega, kar potrebujete, ali ne boste izpostavili najpomembnejših tem.

Izpusti ali napačna osredotočenost bodo vaše pisanje pisali manj jasno.

Spoznajte svojo publiko

Preden začnete pisati, razmislite o svoji ciljni publiki. Na primer, predstavitev novega 401 (k) programa vašega podjetja ima lahko enako osnutek, če je podeljena tako finančnemu direktorju kot tudi zaposlenim, vendar bo raven podrobnosti, ki jo vključite, različna. Prav tako morate razmisliti o tonu. Hitra e-pošta za vašo ekipo, ki jih opomni na letni picknick, ne bo imela enakega tona, kot je vaše sporočilo v zvezi z letnim poročilom vašega podjetja.

Prav tako ne pozabite, da boste učinkoviteje komunicirali z občinstvom, če se osredotočite na tisto, kar želite, da jih slišite, namesto na to, kaj boste povedali.

Beseda o dobrem pisanju

Dobri pisci imajo različne sloge pisanja. Nekateri raje zapisujejo vse in se nato vrnejo nazaj in uredijo. Drugi raje urejajo, ko gredo skupaj. Včasih se njihov priljubljeni slog razlikuje glede na to, kaj pišejo.

Ko pišete (ali ko urejate), se zavedajte dolžine. Uporabite dovolj besed, da bo vaš pomen jasen, vendar ne uporabljajte nepotrebnih besed, samo da bi bilo to cvetoče. Poslovno pisanje mora biti jasno in jedrnato, ne sme biti verbalno in cvetno. Ne pozabite, da nihče v podjetju nima časa za branje več kot potrebno.

Po drugi strani pa ne delajte preveč kratek. Morate napisati dovolj, da bo vaš pomen jasen in ne bo napačno razumljen. Predstavljajte si, če je bila oprema v skladišču označena kot "uporabljena, vendar dobra". Ne bi bilo jasno, ali je to pomenilo, da je bil kos opreme uporabljen veliko ali da oprema ni bila več nova, ampak še vedno funkcionalna. Nekaj ​​dodatnih besed bi pomenilo jasnost. Prav tako se izogibajte žargonu ali kraticam, ker lahko različnim bralcem pomenijo različne stvari.

Ne glede na vaš slog pisanja morajo vsi pisci popraviti in urediti vse pisno gradivo, tudi e-pošto.

Korektura in urejanje

Ne glede na vaš slog pisanja morajo vsi pisci popraviti in urediti vse pisno gradivo, tudi e-pošto. Ko končate s pisanjem, popravite svoje delo. Nato ga boste morda morali urediti. Lektoriranje znova prebere, kar ste napisali, da se prepričate, da so vse besede v vaši glavi pravilno napisane na papirju. Ker naši možgani delujejo hitreje kot naši prsti, lahko izpustite besede, pustite konec ali uporabite napačen homonim (npr. "Tam" namesto "njihov"). Lektoriranje ujame te napake. Očitno je, da je lektoriranje enovrstnega e-poštnega sporočila preprosto in da je dovolj, če ga pogledate.

Vendar, če pišete navodila za uporabo, bo lektoriranje bolj zapleteno in bo trajalo dlje.

Ko popravite material, je čas za urejanje. Včasih lahko lektoriranje in urejanje poteka hkrati, vendar je bolj učinkovito, če se opravi zaporedno.

Razlog, ki ste ga uredili, je, da popravite ali spremenite tisto, kar ste napisali, da bi material izboljšal zvok (in ga prebral). Pri pisanju za podjetja to pomeni popravljanje napak in čim bolj jasno in jedrnato besedilo.

Ne pišeš romana

Ko pišete za podjetja, ne pišete naslednjega "velikega ameriškega romana". Vaše pisanje mora biti opisno, kot je potrebno, vendar vam ni treba slikati živahnih slik z veliko besedami in številnimi besedami. Če mislite na "steklene hiše", ne pišite "steklastih domicilov", pišite "steklene hiše".