Nasveti za začetek sestanka podjetja

Ali ste načrtovalec mesečnega ali periodičnega sestanka družbe ali oddelka? Lahko so smrtonosni, če niste previdni. Poznaš vajo. Skupina govornih glav se postavi navzgor, da ljudem posreduje informacije o podjetju. Da, vsekakor vam je všeč, da imate to periodično srečanje.

Zaposleni potrebujejo informacije, da se uskladijo s strateško usmeritvijo podjetja. Želijo vedeti, kaj se dogaja v podjetju, zlasti ko se informacije dotikajo njihovega dela ali celotnega uspeha podjetja. Iskreno jih zanima, kaj se dogaja v različnih oddelkih.

Torej so vaši zaposleni zainteresirani, vendar jim dajte odmor od govornih glav in neskončnih močnih točk. Najučinkovitejši sestanki privabljajo njihovo pozornost z vprašanji in odgovori, ki spodbujajo razmišljanje, avdio-vizualno predstavo in sodelovanjem. Ti nasveti vam bodo prinesli uspeh.

Kaj potrebujete za uspešno srečanje

• Stojalo za zvočnike ali miza
• Mikrofon
• Dnevni red
• Vizualni pripomočki
• Video kamera
• Stojalo
• Kodirna naprava
• Tehnologija prenosa v živo

10 nasvetov za boljše sestanke

1. Svoje sestanke, predstavitve in treninge začnite z aktiviranjem ledu ali ogrevanja. Na velikem srečanju ali kratkem sestanku lahko ledolomilec postane eno samo vprašanje, s katerim ljudje razmišljajo in se pogovarjajo s sosedom. Na primer, zastavite vprašanje, ki povzroča, da ljudje dvignejo roke. Dolžina ledolomilca je odvisna od dolžine vašega sestanka, zato načrtujte pametno.
2. Razširite svoje predstavitvene metode. Če vsak govornik govori z občinstvom, v obliki predavanj, se celo zainteresirane glave kmalu zapahnejo. Prosite ljudi, da govorijo v majhnih skupinah. Uporabite avdiovizualne materiale, kot so videoposnetki, diapozitivi, predstavitve in slike programa PowerPoint. Če govorite o novem slikarskem procesu, pokažite svojim zaposlenim pred in po barvanih delih. Sprehodite se okoli pozitivnih anket strank in kartic s komentarji.

1. Povabite gostujoče predavatelje za sodelovanje in navdušenje občinstva. Vaše stranke imajo veliko, da vaši zaposleni povedo o njihovih potrebah in zahtevah glede kakovosti. Ena od organizacij, ki sodelujejo z neprofitnimi, dobrodelnimi združenji, so gostujoči predavatelji iz organizacij, ki prejemajo donacije. Zvočniki iz organizacij, ki jih vaši zaposleni finančno podpirajo, so dinamit.
2. Spodbujajte vprašanja, da se začne dialog. Prosite ljudi, naj svoja vprašanja zapišejo pred sestankom in med sestankom. V času, ko greste, si privoščite čas, ki je namenjen vsakemu govorniku. Če ne morete odgovoriti na vprašanje takoj in pravilno, povejte ljudem, da se boste z njimi vrnili, ko boste imeli pravilen odgovor. Če vprašanja presežejo čas, načrtujte sestanek o temi.

1. Pogosto spregledana, a ključna, uspešna taktika srečanja je, da vsakega govornika prosimo, naj ponovi vsa vprašanja, ki jih vpraša. Oseba, ki postavlja vprašanje, ve, da je govornik razumel vprašanje. Tudi drugi ljudje, ki obiskujejo sestanek, lahko slišijo in poznajo vprašanje, ne le domnevajo, da je vprašanje - morda napačno - odgovor govorca.
2. Določite cilje za vaše redno srečanje. Na enourni sestanek ne morete predstaviti vseh vidikov poslovanja podjetja. Zato se odločite o pomembnih, pravočasnih vprašanjih in preživite čas srečanja na njih. Upoštevajte tudi interese večine udeležencev. Ne pozabite, da imate druge metode za sporočanje informacij o podjetju, ki vključujejo programe, kot so Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype za podjetja, Flowdock, e-pošta in IM. Posredovanje vseh strateških informacij o podjetju ni potrebno na sestanku.

1. Previdno formulirajte svoj načrt. Ugotovite potrebe in interese večine udeležencev. Začnite z dobrimi novicami, ki bodo prisotne počutile dobro.
2. Vsak mesec spremenite vrstni red govornikov na dnevnem redu. Ne želite, da bi ljudje dolgočasili z enakostjo. Porazdelite potrebne poslovne elemente po vsej agendi, tako da ljudje ne bodo izklopili konca srečanja ali menili, da so končne točke manj pomembne. Članek v "Wall Street Journalu", ki je bil pred nekaj leti, je navedel, da bi ameriški menedžerji prihranili 80 odstotkov časa, ki ga zapravijo na sestankih, če bi pravilno opravili dve stvari. Prva je vedno imela načrt. Drugi je bil začeti pravočasno in končati pravočasno. Dodal bom, da morate vsakemu govorniku omogočiti dovolj časa, da pokrijejo svojo temo. Držite jih do njihove časovne omejitve - lepo.

1. Organizirajte fizično okolje, da bodo ljudje pozorni na vsebino srečanja.Nihče ne bi smel sedeti za ali pred vašimi zvočniki. Prepričajte se, da obstajajo sedeži za vse udeležence in če je potrebno zapisovanje, mora biti tudi površina, na katero bi lahko pisali. Poskrbite, da bodo vizualni prikazi vidni in da bodo ljudje lahko slišali. Morda boste morali uporabiti mikrofon. Za ogled lahko prenašate rekvizite ali vzorce po prostoru. Če je vaša velikost srečanja prevelika za fizično okolje vaše sejne sobe, uporabite tehnologijo za pretakanje sestanka v več dodatnih prostorih za seje. Medtem ko seveda lahko srečanje prenašate na prenosne računalnike posameznikov, to izniči pozitivni učinek, ki ga ima team building, ki spodbuja prisotnost z drugimi zaposlenimi na več lokacijah v konferenčnih dvoranah.

1. Nikoli ne podcenjujte moči hrane na sestanku. Hrana sprošča ozračje, pomaga ljudem, da se počutijo udobno, pomaga ljudem ohranjati pozitivno raven energije in gradi prijateljstvo ekipe. Zagotovite, da boste s hrano, ki jo služite, zadovoljili različne potrebe vaše skupine. Kot primer ponujamo sadje in jogurt poleg krofov. Ponudite vegetarijanske in košer hot doge z rednimi franki.