Kako organizirati svoje dokumente

Edini čas, ko razmišljate o pomembnih dokumentih, je, ko jih potrebujete. Pogosto jih ne najdete, ko jih potrebujete, ker bodisi nimate organiziranega in centraliziranega sistema za shranjevanje pomembnih dokumentov in / ali ko ste jih nazadnje potrebovali, ste ga preprosto vrgli nazaj v morje papirja v vaši domači pisarni, namesto da bi ga vrnili tja, kjer je pripadala.

Kako začeti

Z vsemi pomembnimi dokumenti, ki so razporejeni po vaši hiši, boste porabili veliko časa in energije za iskanje njih. Tudi vi ste v nevarnosti, da boste nekatere od njih popolnoma izgubili. Toda z nekaj preprostimi koraki lahko organizirate pomembne papirne dokumente v eni uri ta vikend!

Potrebovali boste majhno omarico s škatlico z dvema predaloma ali prenosno omarico za obešanje datotek, večbarvne viseče datoteke (6 različnih barv), mape iz tretje rezine, ki so narejene v tretjem rezu, in ognjevarni sef (neobvezno). Lahko pa kupite veliko vezivo in vložke. Ko dobite blago, je šest korakov, ki jih boste izvedli, da organizirate svoje dokumente.

Zberite svoje dokumente

Preden lahko organizirate vse pomembne dokumente, jih morate poiskati. Včasih je lažje reči kot narediti.

Preverite domače pisarne v predalih in papirje, ki so zloženi na mizo ali mizo. Preverite kupe papirja, ki zapolnjujejo vaše kuhinjske pulte, kot tudi kuhinjske predale in košare. Poglejte v sobo in v nočno omarico (lahko ste jih tam pustili zjutraj in pozabili). Nazadnje, vendar ne nazadnje, preverite svojo torbico ali aktovko za pomembne dokumente, ki jih po nesreči še vedno nosite.

Kategoriziraj

Najpomembnejši dokumenti spadajo v eno od naslednjih šestih kategorij. Razvrstite vse zbrane dokumente na naslednji način:

1. Domov in nepremičninski zapisi - hipoteke, nepremičninske listine, projekti in prejemki za izboljšanje stanovanja, priročniki in garancije za naprave, informacije o davku na nepremičnine, zavarovalne police na domu in priročniki
2. Auto Records - nazivi, evidence o vzdrževanju, zavarovalne police in informacije, informacije o posojilih in evidenca o plačilih
3. Zdravstvene evidence - zavarovalne police, priročniki za zdravstveno zavarovanje, obrazložitev zdravstvenih storitev, zdravniški računi, seznami zdravil, prilagodljive informacije o porabi, zdravniški računi, medicinske direktive, police življenjskega zavarovanja

1. Finančne evidence - bančne izpiske, davčne napovedi, evidence davčnih olajšav, evidenco naložb, evidenco posojil, izjave o kreditnih karticah
2. Elektronski zapisi - pogodbe za mobilne telefone in priročnike; potrdila o prodaji in garancije za računalnike, prenosne računalnike in iPads; kabelski in internetni načrti in računi; potrdilo o nakupu brezžičnega usmerjevalnika in priročnik
3. Osebni zapisi - rojstni listi, poročni listi, potrdila o razvezi zakonske zveze, dokumenti o skrbništvu, podatki o socialni varnosti, evidenca o cepljenju, potni listi, evidenca vojaške službe, zapisnik o krstu in potrditvi, oporoke, pogrebni načrt in informacije o mestu pokopa. Če imate hišne ljubljenčke, lahko v to kategorijo vključite tudi njihove pomembne dokumente, kot so veterinarske informacije in informacije o cepivu.

Poiščite pomembne dokumente

Večino vaših pomembnih dokumentov lahko shranite v običajno omarico za arhiviranje ali v prenosno škatlo za obešanje datotek. Nekaj ​​jih je. Vendar pa je to res treba shraniti v ognjevarno varno ali offsite shranjevanje možnost, kot je sef.

Vitalni dokumenti so dokumenti, ki bi jih bilo zelo težko ali zelo zamudno zamenjati. Lahko vsebujejo občutljive osebne podatke, ki bi lahko bili ogroženi v primeru vdora ali ropa. V primeru, da je vaš dom uničen z ognjem ali poplavo, boste želeli, da bodo ti pomembni dokumenti ostali nedotaknjeni.

Za večino ljudi so naslednji dokumenti pomembni: podatki o socialni varnosti, rojstni listi, zavarovalne police skupaj s kontaktnimi podatki vašega agenta, oporoke, lastniški akti, avtorski naslovi, vaš potni list in vsaka pogodba ali sporazum, ki zahteva vaš prvotni podpis.

Naredite glavni seznam vseh pomembnih dokumentov, ki jih postavite v vaš ognjevarni sef ali v zunanjo shrambo.

Podvojite svojo denarnico

Večina nas vsak dan prenaša pomembne informacije v denarnicah. Ali veš vse, kar je v tvoji denarnici? Kaj bi storili, če bi bila denarnica izgubljena ali ukradena?

Kopirajte vozniško dovoljenje, kartico donatorja, kartico (e) za zdravstveno zavarovanje, članske kartice, kot so kartice zvestobe v trgovini z živili, klubi skladišč in, kar je najpomembneje, vse kreditne in debetne kartice (kopirajte spredaj in zadaj). Te kopije hranite z drugimi pomembnimi papirnimi dokumenti:

Peti korak: Ustvarite preprost zbirni sistem

Enostavnejši je sistem arhiviranja, bolj je verjetno, da ga boste uporabljali dosledno. Vzemite vsako kategorijo pomembnega dokumenta in mu dodelite barvo viseče datoteke:

• Domov in nepremičninski zapisi
• Auto Records
• Zdravstvene evidence
• Finančne evidence
• Elektronski zapisi
• Osebni zapisi

Dodajte ustrezno število obešenih datotek v vašo zbirko podatkov za število dokumentov, ki jih imate v vsaki kategoriji.

Uporabite manile mape in ustvarite mapo za vsak posamezen dokument v vsaki kategoriji. Namestite mape v ustrezen obešen del datoteke.

Če ste kupili veliko trodimenzionalno vezivo in zavihke, označite jezičke z zgornjimi imeni zapisov, papirne luknje za vse dokumente in jih organizirajte. Če papirja ne bosta luknjala papirja, papirna luknja udarja v mapo in dokumente vstavi v mapo.

Zdaj, če dokumentacija ni vaša stvar, je to lahko trenutek za vas. Lahko bi pregledali vse te dokumente, jih shranili na trdi disk in nato vse uničili. Toda uporabite svojo lastno presojo, saj je nekaj papirja bolje zapustiti. Uporabite svojo najboljšo presojo.

Stalno vzdrževanje

Zdaj, ko so organizirani vaši pomembni dokumenti, jih organizirajte. Vsak mesec, ko plačujete račune, vnesite nove dokumente v ustrezen del vaše zbirke podatkov. Hkrati poiščite vse dokumente, ki ste jih odstranili iz sistema v mesecu, ki morda še niso v sistemu. Znova jih zapišite. Vsaj dvakrat na leto preglejte dokumente v vaši zbirki podatkov in preverite, ali je mogoče sprostiti. Dober časovni razpored je na prvem letu in na koncu vsakega šolskega leta.

Z malo truda lahko z dolgoročnimi koristmi organizirate pomembne papirne dokumente.

Uredil jo je Elizabeth McGrory.