Kako organizirati sestanke vodstva Produktivni dogodki

Vam ni treba iskati zelo daleč, da bi našli članke strokovnjakov o upravljanju časa, izvršenih vodstvenih delavcev in drugih gurujev, ki predlagajo, da se izognete, skrčite ali kako drugače odpravite te pogosto naporne korporativne časovne izgube.

Kljub temu se moramo včasih srečati. In da, obstaja nekaj odličnih nasvetov, ki so na voljo od strokovnjakov o upravljanju časa, kontroli dnevnega reda in pravilih reda. Poudarek je nekoliko drugačen, saj ponuja nekaj poskusnih in resničnih smernic, ki bodo upravljavcem pomagale spremeniti pet skupnih tipov srečanj v neboleče in produktivne dogodke.

Pet skupnih rešitev za sestanke

1. Odstranite smrt s posodobitvami »okoli mize«. Poznaš to srečanje. Osemnajst ljudi v sobi in nato zahtevajo, da vsaka oseba deli novico, ki se običajno sliši kot poskus, da se utemelji njihov obstoj, in se zavzame za njihovo zapletanje v veliko slavo zaposlenih. Izvršni direktorji in višji voditelji so znani po tem, da vodijo ta srečanja in naivno verjamejo, da je to odličen način, da vsi slišijo, kaj se dogaja v podjetju. V resnici se ljudje večinoma umikajo in se osredotočajo na načrtovanje lastne posodobitve, ki je nihče ne bo poslušal.

Namesto tega: Vsekakor se povežite s svojimi vrstniki, člani skupine ali ključnimi sodelavci, vendar ne podlegajte pristopu "okoli mize". Ponudite informacije na podlagi izjeme. Delite pomembne novice, vključno s finančnimi rezultati, zmagami velikih strank ali posodobitvami pobud na ravni celotne organizacije. Prav tako razširite ponudbo za posameznike, da bi izpostavili pomembna vprašanja. Če se je zgodilo nekaj, kar je vredno omeniti in ni splošno znano, bi ga moral deliti nekdo. Če ena skupina potrebuje pomoč iz druge skupine, vložite zahtevo.

V nasprotnem primeru ne prisilite vseh udeležencev, da delijo.

2. Srečanja o statusu na splošno. To so lahko brutalni morilci časa, še posebej, če se zaklenejo kot ponavljajoči se dogodki in se slabo upravljajo.

Namesto tega : Nikoli ne pokličite sestanka za nekaj, kar lahko pogledate. Izkoristite tehnološka orodja dneva, da zagotovite, da bodo vaše delovne skupine ohranile trenutno in vidno posodobitev statusa, kjer jo lahko vsakdo vidi s klikom miške. Če morate izpolniti zmanjšanje načrtovanega časa za sestanek na pol ali pa uporabiti agilne pristope in voditi kratke "stoječe" seje. Bodite drakonski glede odklonov in motenj, ki podaljšajo te seje. Osredotočite se na status souporabe in zahtevajte, da se ljudje lotijo ​​vprašanj zunaj tega foruma.

3. Nestrukturirani sestanki za razmislek. Večina sestankov za brainstorming je tako slabo omogočena, da na koncu potlačimo ideje, podpiramo šefovo zamisel ali ustvarjamo velike sezname kul stvari na post-svojih, ki se nikoli več ne slišijo in ne vidijo.

Namesto tega: Prizadevajte si opredeliti temo brainstorminga in jo delite z vabljenimi pred zasedanjem. Zberite njihove prispevke in jih utrdite ter objavite ali jih delite brez pripisovanja idej. Uporabite živo sejo, da skočite in nadgradite predložene ideje in dodajte na seznam. Odzovite se na željo po ocenjevanju idej na tej seji. Vključite druge tehnike, ki zmanjšujejo socializacijske pritiske, kot je pisanje možganov. Predvsem pa utrdite zamisli in ustvarite postopek za njihovo vrednotenje, pa tudi za njihovo arhiviranje za lažjo skupinsko referenco v prihodnjih sejah in situacijah.

4. Pregledi operacij, zaradi katerih je inkvizicija videti krhka. Če ste že kdaj trpeli zaradi zasedanja, kjer se vodja srečanja - ponavadi vodilni - osredotoča na eno ali drugo težavno funkcijo ali išče šibko točko v predstavitvi vsakega posameznika in potem neusmiljeno prepušča glasnike, veste, kako škodljiv je ta format. Tega procesa ne podaljšajte.

Namesto tega: ohraniti globoke funkcionalne potope in podjetniške proktološke izpite zasebne in se osredotočiti na delitev ključnih kazalnikov poslovanja, težav in priložnosti. Sestanek skupine ni čas ali kraj, da bi raztrgali območje ali posameznika, ki je manj uspešen. Pripravite spremljevalno srečanje na kraju samem, vendar ne izpostavljajte drugih na vašem vidnem navzkrižnem preučevanju tega vprašanja. Ne odlašajte z odgovornostjo za izboljšave, ampak odpravite krutost in kaj je javno shaming iz vašega repertoarja upravljanja srečanj.

5. Srečanja, ki postavljajo vprašanja, ki zahtevajo spontane odločitve. Nenavadno ali ironično, sejna soba je eden od najslabših mest za hitre odločitve. Prvič dvigovanje vprašanja in poziv k odločitvi postavlja ljudi na mesto in vas bo zamerilo, ker uporabljate ta pristop.

Namesto tega: Delajte neprekinjeno pred srečanji skupine, da bi vključili ključne zainteresirane strani o vprašanjih in možnostih. Prikličite njihov prispevek, ponudite svoje perspektive in delo za posredovanje skupnih interesov. Uporabite forum za srečanja, da potrdite interese zainteresiranih strani in določite njihova priporočila. Čeprav morda še vedno ne boste dobili takojšnje odločitve brez drugega koraka, boste okrepili svoja delovna razmerja s svojim delom pred začetkom seje.

Spodnja črta za zdaj

Po naravi smo skupna bitja in celo z različnimi tehnološkimi orodji, ki nam omogočajo, da se povežemo, ne da bi bili na istem mestu, včasih pa samo pomaga biti iz oči v oči. Ta čas pametno izkoristite in pokažite spoštovanje do udeležencev, tako da pripravite srečanja, ki zmanjšajo časovno naložbo in čim bolj povečajo kakovostno izmenjavo informacij v okolju, ki ni nevarno.