Kateri podatki so shranjeni v zdravstvenih evidencah zaposlenih?

Medicinska datoteka za zaposlene je skladišče vsega, kar je povezano z zdravjem, zdravstvenimi koristmi, dopustom za zdravje zaposlenih, in koristi izbire in pokritosti za zaposlenega. Delodajalec vodi zdravniško kartoteko posebej za vsakega zaposlenega. Vsebina teh datotek se nikoli ne pomeša z nobeno drugo datoteko zaposlenih, kot je datoteka z osebjem.

Ker zdravstvena datoteka vsebuje občutljive in zaupne informacije, mora biti v varni, zaklenjeni, nedostopni lokaciji. Kabinet za dokumente, v katerem so zaposlene zdravstvene datoteke zaposlenih, bi prav tako moral zakleniti in osebje HR bi moralo imeti samo ključe. Dostop do zdravstvenih kartotek zaposlenih je omejen samo na osebje kadrovskih virov.

Zakon o prenosljivosti in odgovornosti za zdravstveno zavarovanje iz leta 1996 (HIPAA) zahteva, da delodajalci zaščitijo zdravstvene evidence zaposlenih kot zaupne; zdravstvene kartoteke je treba hraniti ločeno in ločeno od drugih poslovnih evidenc. Zdravstvene evidence zaposlenih nikoli ne shranjujte v splošnem osebju.

Zaradi zaupnosti informacij morajo biti zapisi ločeni od datotek, do katerih lahko dostopajo zaposleni, kot so nadzorniki ali upravljavci. (Pravzaprav se to priporoča tudi za osebne datoteke na splošno - omogočite samo dostop osebja za kadrovske zadeve).

Vsebina zdravstvene datoteke zaposlenega

To so vrste predmetov, ki jih je treba varno shraniti v zdravstveni kartoteki zaposlenega. Če ste v dvomih, se zmotite na strani varovanja zdravstveno povezanih informacij svojih zaposlenih.

• Vloge in obrazci za zdravstveno zavarovanje
• Aplikacije in obrazci za življenjsko zavarovanje
• Imenovani podatki upravičencev
• Vloge za kakršne koli druge koristi za zaposlene, ki lahko zahtevajo zdravstvene informacije, kot je zavarovanje za vid
• Prošnje za plačane ali neplačane zdravstvene odsotnosti
• Poročila o družinski medicini in zakonu o dopustu (FMLA) ter z njimi povezane aplikacije in dokumentacija
• Dokumentacija FMLA, ki jo je podpisal zdravnik
• Dokumentacijo o boleznih družinskega člana ali otroka, za katere se prijavljate za čas FMLA, da zagotovite stalno oskrbo

• Dokumentacija o zdravstvenem dopustu za zaposlene, ki niso upravičeni do odsotnosti z dela
• Zdravniški pregledi, opombe, korespondenca in priporočila
• Zdravniško povezani izgovori za odsotnost z dela ali zakasnitev od zdravnika
• Zdravniške omejitve dela z dokumentacijo od zdravnika, ki priporoča
• Poročila o nesrečah in poškodbah, vključno z dokumenti, ki jih zahteva OSHA
• Poročila o odškodnini delavcev zaradi poškodb ali bolezni
• Vsaka druga oblika ali dokument, ki vsebuje zasebne zdravstvene podatke o zaposlenem

Če boste te datoteke ohranili zaupne, vam bodo vaši zaposleni zaupali in ohranili boste duh in pomen zakona.

Opozorilo:Upoštevajte, da zagotovljene informacije, čeprav verodostojne, ne zagotavljajo točnosti in zakonitosti.Spletno mesto prebere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se od države do države in države razlikujejo. Prosimo, da poiščete pravno pomoč ali pomoč iz državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so namenjene usmerjanju, idejam in pomoči.