10 navad uspešnih projektnih vodij

Zakaj nekateri projektni vodje svoje projekte prinašajo pravočasno, s proračunom in z zadovoljnimi strankami, medtem ko imajo drugi težko? Oglejmo si deset navad, ki jih delijo zelo uspešni projektni vodje, da bi ugotovili.

Te navade se vedno znova omenjajo v ocenah uspešnosti in v pregledih ob koncu projekta, kjer stranka, skupina ali sponzor ponuja povratne informacije vodji projekta.

Ni vam treba imeti desetih let izkušenj, da bi lahko vsakič uspešno izvajali. S spreminjanjem vaših navad in ščetkanjem svojih spretnosti lahko drastično izboljšate možnosti, da bo vaš projekt uspešen in si tudi na delovnem mestu privoščite manj stresnega časa.

Uporaba prave ekipe

Najučinkovitejši in uspešnejši vodje projektov poznajo zmožnosti svojih članov. To pomeni, da lahko pravo delo dodelijo pravim ljudem.

Uporaba napačnega vira za nalogo lahko vodi do tega, da traja dlje ali da je slabo opravljeno. Pomaga poznati prednosti in slabosti posameznikov, ki delajo z vami, tako da jih lahko najbolje razporedite na projektne naloge.

Upravljanje projektnih vprašanj

Vsi projekti so občasno prizadeti. Uspešni vodje projektov jim ne dovolijo, da jih skrbi. Poznajo procese upravljanja z vprašanji in tudi kako se najbolje soočiti s problemi, ko se pojavijo.

To lahko storite tudi vi. Ko veste, kako oceniti problem projekta, se vam zdi, da upravljanje s težavami postane preprosta navada, da se vključite v vašo tedensko rutino. Vzemite si nekaj časa, da vsak teden pregledate dnevnik vprašanj, in kmalu boste ugotovili, da je preprosto rešiti težave.

Spopadanje s spremembami

Projekti so zasnovani tako, da spreminjajo stvari, vendar se takšne spremembe dogajajo drugim ljudem! Težje je upravljati spremembe, ki so usmerjene izključno v projektno skupino, razbremenile podroben časovni načrt projekta in ustvariti novo delo ter celotno kopijo posodobitev dokumentacije.

Uspešni vodje projektov imajo proces upravljanja sprememb, ki mu sledijo. Sledenje določenim korakom olajša spreminjanje vsakega dejanja v navado, ker je strukturirano in se ponavlja.

Postopek upravljanja sprememb izgleda takole:

• Prejemanje informacij o spremembi.
• Ocenite spremembo.
• Ugotovite, koliko dela bi bilo treba narediti za spremembo.
• Pripravite priporočilo o tem, ali je vredno nadaljevati.

Ko ste pripravili priporočilo, prosite sponzorja, da sprejme odločitev o tem, ali bi morali vključiti spremembo ali ne. Nekaj ​​majhnih sprememb lahko odobrite sami, dokler so v okviru vaše pristojnosti in ravni oblasti. Uspešni vodje projektov vedo, da je soočanje s spremembami del posla in da imajo načrt, da se z njimi spopadejo, ko se pojavijo.

Upravljanje stroškov projekta

Zelo verjetno je, da bo vaš projekt povzročil stroške, tudi če sami ne boste imeli popolnega nadzora nad torbico. Sposobnost upravljanja finančnih elementov v vašem nadzoru mora biti navada. Če se mu ne približujete redno in rutinsko, boste ugotovili, da je delo tako veliko, da je nemogoče opraviti dobro.

Fantastični vodje projektov ostanejo na vrhu stroškov s sistemi vložitve, ki delujejo za račune, ponudbe in ocene. Pojdite v navado uporabe programske opreme za načrtovanje proračuna (tudi če je to samo preglednica).

Stroškov projekta ne morete upravljati, dokler ne boste imeli načrt o tem, kaj boste porabili. Preberite to, kako ustvariti projektni proračun, da boste lahko začeli.

Teambuilding

Projektna skupina morda ne dela neposredno za vas. Torej, zakaj je teambuilding del navad uspešnih projektnih vodij? Zato, ker potrebujete vašo ekipo, da učinkovito sodeluje in potrebujete posameznike, ki so vključeni v projekt, da hitro pridejo do točke, kjer si zaupajo. To dobite z izgradnjo ekipe. Pazite na situacije, ko se vaša ekipa razpada. Predvsem nasilno vedenje je nesprejemljivo.

Razumevanje procesov

Šesta navada zelo uspešnih projektnih vodij je, da razumejo procese, ki obstajajo znotraj njihovega področja nadzora. To pomeni, da vedo, kateri delovni postopki morajo biti upoštevani. Ne zapravljajo časa, ko poskušajo ugotoviti, kako napisati poslovni primer, ker vedo, da obstaja postopek za to in da lahko sledijo korakom.

Najuspešnejši vodje projektov niso suženj procesu. Vedo, ko je prava stvar, da sledimo procesu. Vedo, kdaj je bolje, da ga rahlo potegnemo, da bodo naloge na splošno lažje za vse. Primer tega bi bila odstranitev birokracije iz majhnega projekta, tako da bi se postopki ustrezno prilagodili.

Posodobitev urnika

Časovni razporedi projektov ne bi smeli prepustiti naključju. Najuspešnejši vodje projektov bodo imeli navado, da redno preverjajo svoje urnike za natančnost in jih posodabljajo.

Obstaja veliko načinov za spremljanje napredka vašega projekta. Najpomembneje je, da to storite. Če se trudite, da bi to naredili sami, potem rezervirajte kratek sestanek v svojem dnevniku s seboj in s svojim urnikom enkrat tedensko. Vsak teden uporabite isti čas in vzemite 30 minut, da preverite, kje ste in kje morate biti. Naredite potrebne spremembe, povejte ekipi in nadaljujte s projektom.

Če spremembe urnika vplivajo na končni datum projekta ali na datum dobave za glavne mejnike, se pogovorite s svojim sponzorjem. Osnove osnovnega načrta ne bi smeli spreminjati brez formalnega postopka odobritve.

Upravljanje projektnega tveganja

Vedeti, kaj naj vključiti v vaš register tveganj, je ena stvar, toda nenehno pregledovanje in ukrepanje na izpostavljenih tveganjih je nekaj drugega. Ni dovolj, da uporabite začetek vašega projekta za prepoznavanje tveganj in potem ne razmišljate o njih še enkrat. Obvladovanje tveganj mora biti del vaših projektnih navad, saj brez njega ugotovite, da se tveganja spreminjajo v težave in vam povzročajo težave.

To je še eno področje, kjer lahko pomagajo standardni postopki in rezerviranje rednih slotov za pregled tveganja. Lahko ga vključite v sestanke svoje ekipe. Naredite navado, da pregledate svoja tveganja v skupini, zaprite vse, ki niso več grožnja, in načrtujte ukrepe za tiste, ki jih želite ublažiti.

Čas sledenja

Vodje projektov vedo veliko o upravljanju časa projekta, vendar je to v domeni načrtovanja in načrtovanja. O tem, o čemer govorimo, je bolj redno, vsakodnevno. Govorimo o urnikih.

Projektne skupine pogosto ne želijo uporabljati urnikov, če tega še niso storile. Veliko programskih orodij za upravljanje projektov ima časovno sledenje, ki je del izdelka. To lahko olajša uvedbo prehoda na časovno sledenje kot ekipa.

Ne glede na to, ali spremljate čas svoje ekipe (kar je priporočljivo), je pomembno, da veste, kje v enem dnevu gre vaš čas. Naredite si navado, da si zapišete, kako preživite svoj čas. To vam bo pomagalo razumeti, ali porabljate čas za najpomembnejše projektne naloge. Morda misliš, da si, ampak ali si? Časovni listi ali časovno beleženje neke oblike vam bodo pomagali, čeprav je to le enourni dnevnik v beležnici.

Zagotavljanje poslovnih sprememb

Navsezadnje je navada, zaradi katere so projektni vodje najbolj uspešni, njihova sposobnost, da izenačijo rezultate projekta s poslovnimi rezultati. Če uporabniki ne uporabljajo vašega izdelka ali če programska oprema hitro zastara, ali pa stranke niso tako presenečene, kot ste, potem je vaš projekt zapravljanje časa.

Najuspešnejše projektne skupine poskrbijo, da vedo, kakšne poslovne rezultate želijo doseči. Gradijo rešitev, ki zagotavlja trajnostno spremembo poslovanja. Kaj dobavi, ko se projekt konča, se v celoti uporablja in popolnoma sprejme stranka. To je uspeh, ker je bil že od začetka zgrajen za uspeh.

Razumevanje poslovnih ciljev je ključni kriterij za vsakega vodjo projekta, ki želi vplivati ​​na stranke in zainteresirane strani. Če lahko pokažete, da ste dostavili nekaj, kar je vredno, potem je lahko prikazati vpliv, ki ga imate, in vrednost, ki jo prinašate podjetju.

Naredite navado, da svoje deležnike sprašujete, kakšno poslovno vrednost pričakujejo in kako želijo uporabiti kar koli, kar jim vaš projekt prinaša. Pogovorite se z njimi o tem, kako opredeljujejo uspeh. To lahko v začetku vsakega projekta zgradite v ponovljivem procesu.