Prednosti in slabosti 3 projektnih organizacijskih struktur

Način, na katerega je vaša organizacija strukturirana, vpliva na upravljanje in vodenje projektov. Prav tako lahko vpliva na to, koliko avtoritete in dosega morate opraviti kot vodja projekta.

Obstajajo tri skupne organizacijske strukture, pri čemer vsi projektni vodje delujejo: funkcionalni, projektni in matrični. Oglejmo si prednosti in slabosti vsakega, tako da boste vedeli, s čim se spopadate, ko se pridružite novi strukturi.

Funkcionalna organizacijska struktura

V funkcionalni organizacijski strukturi vodja projekta in vsi viri delujejo v istem oddelku podjetja, kot je prodajni in marketinški oddelek. Na splošno ima funkcionalni vodja več pooblastil kot vodja projekta.

Prednosti

Funkcionalna struktura vam daje najmanj moči kot vodja projekta, vendar ponuja še veliko drugih prednosti:

• Dobro deluje za majhne ekipe in manjše projekte, saj ima funkcija popoln nadzor nad člani skupine in drugimi potrebnimi viri.
• Enostavno dostopate do strokovnjakov, ki jih potrebujete, ker so na istem funkcionalnem področju.
• Vse skupaj je hitro, da rešite težave, povezane s projektom.
• Omejite lahko komunikacijska orodja projekta, ki jih morate uporabiti, ker je ekipa razmeroma majhna in enostavna.
• Pogosto dobite navdušene člane ekipe, ki si želijo delati na projektu, ker jim zagotavljajo poklicne možnosti. Projektno delo je lahko odličen način za motiviranje vaše ekipe.

• Če projekt predate delujočemu timu, bo to funkcionalna skupina, v kateri delate, kar lahko olajša zapiranje projekta.

Slabosti

Čeprav ima ta struktura veliko prednosti, upoštevajte tudi nekatere slabosti:

• Delo poteka v silosu, kar lahko pomeni, da nimate dostopa do ljudi zunaj svojega funkcionalnega oddelka.
• Ljudje v projektni ekipi so lahko bolj zvesti svojemu oddelku ali vodji ekip kot pa delo na projektu, kar lahko povzroči konflikte.
• Velik projekt se lahko konča z funkcionalnim vodjem projekta za vsako funkcijo. To lahko povzroči, da delo propade, če vsi vodje projektov ne delajo harmonično.
• Funkcionalno delo se lahko izolira v tem, da nimaš možnosti za široko mreženje s podjetjem. Ohranjanje strateške usmerjenosti je lahko težje.

Organizacijska struktura projekta

Namenske ekipe so združene za delo na projektih v projektni organizacijski strukturi. Vodja projekta je verjetno odgovoren za vodenje projektne skupine. Primeri tega bi vključevali velike gradbene gradnje, pa tudi korporativne pobude, ki zahtevajo posebno ekipo. Vodja projekta ima končni organ, ki poroča sponzorju projekta in projektnemu odboru. Posamezniki na timskem delu neposredno za vodjo projekta.

Prednosti

Očitna prednost strukture projekta je v tem, da imate več nadzora nad ekipo, vendar so tudi druge prednosti.

• Ekipe imajo močan občutek identitete. To je najlažja struktura, v kateri lahko ustvarimo močno timsko kulturo.
• Celotna ekipa je osredotočena na cilje ekipe, zato obstaja konflikt lojalnosti z dnevnim delom za ljudi, ki delajo na projektu. Njihova dnevna služba je projekt.
• Sredstva so namenjena projektu, zato je veliko lažje načrtovati delo. Vedeli boste, kdaj so člani skupine na voljo, in ni nevarnosti, da se bodo v kratkem času umaknili na delo, ki je običajno za drugega upravitelja.

• Projekti, ki se izvajajo v tej strukturi, so odlična okolja za izboljšanje vaših spretnosti vodenja projektov in več tehničnih veščin vodenja.

Slabosti

S projektno strukturo je najlažje delati, vendar ima še vedno nekaj pomanjkljivosti.

• Skupina, ki je posvečena enemu projektu, je draga zaveza. Ponavadi je to možnost samo za velike projekte.
• Če odstranite ljudi iz njihovih funkcionalnih delovnih mest, se jim bo težko vrniti, zlasti če je projekt dolg. Projektno delo se razteza in vrnitev na to, kar ste storili po obdobju, ki je delal v multidisciplinarnem okolju na novem, zahtevnem projektu, ni privlačna možnost za veliko ljudi. Upravljanje prehoda ekipe, ko zaprete projekt, postane še bolj pomembno.

• Včasih lahko zaprtje projekta pomeni izgubo opravila, če se je podjetje preselilo, druga vloga pa vam ni na voljo.
• Po svoji naravi namenske ekipe posesajo sredstva za delo na samo eni stvari. Lahko omejijo število projektov, ki jih lahko podjetje naredi v vsakem trenutku, zlasti kadar različni projekti zahtevajo enake sposobnosti.
• Vodje projektov v tej vrsti struktur delajo tudi vodenje linij za svoje ekipe, kar pomeni porabo časa in truda za naloge na področju človeških virov, ki jih ne bi bilo treba opravljati v drugih strukturah. Če uživate v tem delu dela z ljudmi, je ta dejavnik lahko prednost.

Matrična organizacijska struktura

Tretja možnost je matrična struktura. Sredstva si delijo tako poslovno kot projektno delo. To lahko pomeni, da imata dva vodstvena delavca ali "pikčasto" odgovornost do vodje projekta in vodje ekipe. Struktura linij funkcionalnega upravljanja je običajno na prvem mestu in vodja projekta prevzame črtkano črto.

Ta struktura deli moč in pooblastila med vodjo funkcionalnega ali oddelka in vodjo projekta. Svoje pogajalske sposobnosti boste morali izkoristiti v polni moči.

Prednosti

Matrične strukture so zelo pogoste, ker omogočajo menedžerjem, da prilagodljivo izbirajo način, kako ljudje porabijo svoj čas. Verjetno boste v nekem trenutku svoje kariere delali v matričnem okolju. Prednosti te strukture so naslednje:

• Viri se uporabljajo učinkovito in se lahko po potrebi premikajo med projekti.
• Lahko delate na številnih različnih stvareh, včasih vzporedno, čeprav je to mogoče tudi trditi kot pomanjkljivost.
• Ekipe in posamezniki so lahko zelo odzivni. Če pride do novega projekta, ki mora imeti prednost, ga je mogoče preprosto vrteti in se nenadoma osredotočiti na nekaj drugega. Tega ne morete narediti preprosto v strukturi projekta, ki traja dlje, da se razpusti in se ponovno združi.
• Struktura zahteva, da vsi uporabljajo enak življenjski cikel vodenja projektov in metodologijo, tako da je prehod med projekti enostaven. Ljudje se lahko pridružijo projektni skupini s sorazmerno malo vkrcanja, kadar je terminologija in procesi običajni.

Slabosti

Kot pri vseh napravah, ima ta tudi svoje pasti. Kljub temu, da je skupna struktura, ni veliko sodobnih delovnih mest rešilo problemov preobremenitve. Dajanje preveč ljudi posameznikom je lahko enostavno, če nimate vzpostavljenih sistemov za upravljanje in nadzor celotne delovne obremenitve. Druge pomanjkljivosti so naslednje:

• Konflikt med projekti je običajen, ker se lahko borite za iste vire kot drug projekt.
• Drugi projekt je morda omejeval najboljše vire - najprimernejše ljudi s pravimi veščinami - ali pa jih vodja morda ne bo dal na voljo za projektno delo.
• Lahko pride do konflikta med običajnimi poslovnimi nalogami in projektnim delom za posameznike, zlasti če jim oba upravljavca dajeta različne prednostne naloge.
• Viri bi lahko imeli konflikt o tem, kakšno razvojno pot sprejmejo za svojo prihodnjo kariero. Čeprav morda veste, da želite ostati v upravljanju projektov, lahko imate možnost napredovanja v višjo funkcijsko vlogo ali vlogo, ki je bolj usmerjena v projekt. Toda veliko možnosti za kariero je dobra stvar, čeprav je težko sprejemati odločitve.

Organizacijska struktura, ki deluje kot nalašč za celotno delo, ki je običajno, ne deluje vedno za projekte in moraš upravljati v okolju, v katerem delaš. Dobiti nekaj izkušenj v vsaki od teh struktur je dobra ideja, da jih lahko izkusite iz prve roke. To vam bo pomagalo, da se odločite, katero okolje vam najbolj ustreza in ustrezajo vašim spretnostim in željam. Potem se lahko informirano odločite, če boste imeli priložnost odločiti se o svojem prihodnjem delovnem okolju.

Razumevanje prednosti in slabosti vsake organizacijske strukture projekta vam daje priložnost, da ugotovite, kje je najbolje porabiti svoj čas in vpliv, da kar najbolje izkoristite svojo ekipo in pomagate, da se vaš projekt uspešno zaključi.