Kako odgovoriti na vprašanja zaposlenih - nasveti in strategije srečanja

Poslovna srečanja lahko potekajo neskončno, če odprete tla, da sprejmete vprašanja zaposlenih, če ne vzpostavite parametrov od začetka in ohranite nadzor nad tlemi. Rekcijo "obstaja ena v vsaki množici" se dobro uporablja v okviru poslovnih srečanj, saj so nezadovoljni zaposleni pogosto bolj pripravljeni spregovoriti v skupinskih nastavitvah. Potrebno je samo eno negativno pripombo ali vprašanje, da bi se drugi začeli strinjati. Toda obratno je lahko tudi res: začnite pozitiven pogovor in povabite druge, da se pridružijo, rezultat pa je lahko produktiven sestanek z vsemi, ki hodijo stran in občutek, da je srečanje vredno svojega časa.

Ena največjih pritožb na poslovna srečanja je, da so pogosto nepotrebna in izgubljajo dragocen delovni čas. Bodite prepričani, da jasno navedete namen vašega sestanka, vnaprej določite čas, ki ga boste posvetili srečanju (kot tudi vsem odprtim razpravam), nato se držite teme sestanka in načrtovanega trajanja. Morda boste želeli, da bi bila srečanja bolj zanimiva s srečanjem z ledolomcem ali z ogrevanjem.

Tu so strategije za ravnanje z zaposlenimi, ki postavljajo vprašanja na sestankih, na katere ne želite takoj odgovoriti, ali pa se na sestanku nikoli ne želite ukvarjati.

Kdaj takoj ukrepati na vprašanje

Če je vprašanje pravočasno in glede na nalogo in čutite, da ga je treba obravnavati, mu odgovorite takoj, vendar na kratko - in nato sledite z navedbo, da boste na koncu srečanja sprejeli več vprašanj, če imate čas.

Podprite svojo izjavo, da nadaljujete z govorico telesa. Poglejte svoje opombe ali pa se obrnite na tablo itd. Z trenutnim prekinjanjem očesnega stika pokažete, da se premikate naprej. Če pogledate v publiko (še posebej z dvignjenimi obrvi), morda pošiljate signal, da puščate odprtino za več vprašanj.

Če je občinstvo negativno ali sovražno, priznajte njihovo zaskrbljenost, vendar le posredno. Vzemite si trenutek in razložite, da razumete in delite svoje pomisleke, toda če se preveč oddaljite od teme, se nič ne bo doseglo. Predlagajte, da ljudje zapišejo svoja vprašanja za kasneje, ali se dogovorite, da se z vami srečajo zasebno, kjer lahko podrobneje razpravljate o njihovih pomislekih.

Odgovor na eno vprašanje je zelo uporaben, ker:

• Imetniku srečanja omogoča, da naslovi nekaj, o čemer morda niso razmišljali;
• Pošlje sporočilo, da poslušate svoje občinstvo;
• S samo enim vprašanjem pošljete tudi sporočilo, da še vedno nadzorujete sestanek, vendar skrbite, kaj udeleženci razmišljajo.

Kako taktno odložiti vprašanje

Če bo zastavljeno vprašanje obravnavano pozneje na sestanku, navedite: "To je dobro vprašanje, ki ga bomo kmalu obravnavali."

Če je vprašanje, ki se zastavlja, zunaj teme in ne bo obravnavano na sestanku, navedite sklop posebnih navodil za reševanje. Če preprosto ne želite odgovoriti na vprašanje ali presoditi, "to ni namen tega srečanja," lahko na koncu pošljete napačno sporočilo svojim zaposlenim: poslovodstvu ni mar.

Drug način, da se odložite vprašanja, o katerih se ne bomo pogovarjali na sestanku, je, da prosite osebo, da se z vami (ali drugim ustreznim članom uprave) osebno posvetuje, da podrobneje razpravlja o svojih pomislekih. Morda celo predlagate (če je primerno), da je vprašanje dovolj pomembno, da upravičite obravnavo, ki ga je treba obravnavati na ločenem sestanku v prihodnosti.

Odpravljanje vprašanja je koristno, ker:

• V priložnostnem delovnem okolju se lahko zaposleni počutijo preveč svobodni, da lahko govorijo svoje misli in lahko prevzamejo nadzor nad sestankom;
• Večina jeznih ali nezadovoljnih zaposlenih želi biti slišana bolj kot karkoli drugega. Da bi jim v pravem času in nastavitvi dali sondo, se lahko izognete majhnim težavam, da bi postale večje težave; in
• Zaposleni potrebujejo in se odzivajo na dobro vodenje.Če vodstvo ohrani nadzor na pošten in uravnotežen način, pošlje sporočilo zaposlenim, da poslovodstvo posluša, vendar mora določiti ustrezne meje.