Opredelitev in sledenje delovnega mesta

Spremljanje prisotnosti vašega zaposlenega je pomembno za spodnjo mejo vašega podjetja. Udeležba je preprosto definirana kot prikazovanje za delo, toda kako lahko spremljate prisotnost vsakega zaposlenega? Čeprav se morda zdi zastrašujoča naloga, je zelo preprosto, če izvajate dobro definirano politiko in sistem za sledenje.

V zvezi z urnimi ali neplačanimi delavci sistem prisotnosti jasno opredeljuje, kdaj naj se zaposleni pojavijo na delu. To je še posebej pomembno za neupravičene zaposlene, ki pogosto opravljajo dela, ki zahtevajo, da je druga oseba prisotna, da lahko služi strankam.

Pomembno je tudi za zaposlene, ki so del avtomatiziranega procesa, ki zahteva, da je delavec prisoten na vsaki delovni postaji, da bi proizvedel določen izdelek ali storitev. Na splošno so politike prisotnosti prisotne zaradi teh vrst delavcev. Ne obstajajo zaradi oproščenih zaposlenih. Udeležba se uporablja tudi za določitev števila oseb, ki so prisotne na določen dan, in se najpogosteje nanaša na zaposlene, ki so plačane po urah.

Prisotni na delu in kadrovski oddelek

Prisotnost se imenuje tudi »prisotnost pri delu« ali »predstaviteljstvo«. Na primer, oddelek za kadrovske zadeve lahko zabeleži v osebni datoteki zaposlenega ali v oceni podjetja ali njegovih izzivov ali ciljev na delovnem mestu.

Primeri zapisov »presenteeism«, ki jih hrani HR, so:

• Rob je imel čudovit zapis o prisotnosti na delu; redko je zamudil dan dela.
• Mary ima izziv s prisotnostjo in prihaja z zamudo na delo vsaj dva dni na teden.
• Udeležba na prvi izmeni je ob ponedeljkih v povprečju znašala le 75 odstotkov, saj so se zaposleni okrevali po zabavi ob koncu tedna.
• Pridobitev kvalificiranih delavcev, ki želijo delati v drugi izmeni z dobro udeležbo, je zahtevna. Zaposleni raje delajo dneve v nasprotju z delovnimi noči ali pa raje delajo v polnočni izmeni, da imajo proste dneve. Drugi premiki zmanjšujejo prosti čas zaposlenih tako v dnevih kot noči.

Kaj je politika obiskovanja?

Preprosto povedano, politika navzočnosti zagotavlja smernice in pričakovanja za prisotnost zaposlenih na delovnem mestu, kot jih je opredelila, napisala, razširjala in izvajala organizacija.

Politike prisotnosti so najpogosteje na voljo za zaposlene na uro ali brez zaposlitve, za katere mora organizacija običajno spremljati ure in plačati nadurno delo, ki presega 40 ur na teden.

Vodenje evidenc delovnega časa se zahteva v skladu z Zakonom o poštenih delovnih standardih (FLSA), ki ureja plačilo nadurnega dela.

Poleg tega zaposleni, za katere sledimo, pogosto opravljajo dela, ki so odvisna od prisotnosti drugih zaposlenih. Takšna delovna mesta vključujejo proizvodno linijo v proizvodnem obratu.

Politika prisotnosti se včasih uporablja izmenično s politiko odsotnosti. Vendar pa je politika prisotnosti veliko bolj ozko opredeljena in omejena na prisotnost, v nasprotju s politiko odsotnosti, ki obravnava vprašanja upravljanja odsotnosti.

Vzorčni sistem prisotnosti brez napak

Sistem točkovanja brez napak je primer učinkovite politike prisotnosti. Cilj tega sistema je nagraditi dobro prisotnost in odpraviti zaposlovanje ljudi s slabšo prisotnostjo. Ker uporablja točkovni sistem in ne opravičuje odsotnosti, prepušča menedžerjem in nadzornikom vlogo sodnika in žirije. To je objektivni sistem, ki postavlja odgovornost in odgovornost za prisotnost na ramenu zaposlenega, kjer bi moral biti.

V sistemu brez prisotnosti napak se lahko zabeleži odsotnost s tem sistemom:

• Vsaka odsotnost = 1 točka (brez večdnevnih dogodkov)
• Vsaka pozna (zamuja) ali zgodnja-out = 1/2 točka
• Vsaka nedoločitev za delo = 2 točki
• Vsaka vrnitev brez predhodnega klica = 1 točka
• Vsako četrtletje brez odsotnosti odpravlja vse točke in nagrajuje zaposlenega z dnevnim plačilom.
• Vsak delavec začne vsako leto sveže, brez točk.

Progresivni disciplinski ukrepi spremljajo sistem neprisotnosti. Če zaposleni zasluži določeno število točk, prejme opozorilo, ki se postopoma poslabšuje. Sistem, kot je ta, omogoča delodajalcu in zaposlenemu natančno vedeti, kakšne bodo posledice za slabo obiskanost.

• 7 točk = besedno opozorilo
• 8 točk = pisno opozorilo
• 9 točk = 3 dnevna suspenzija
• 10 točk = prekinitev

Pomembno je, da zaposleni dobite na poti s podrobno politiko udeležbe, ki vključuje nagrade in kazni za urno prisotnost zaposlenih.