Kako Chunking izboljša učinkovitost dela in produktivnost

Kot upravljavci porabimo preveč dneva, ko skušamo več dela vključiti v manj časa. Skupni odziv za preobremenjene strokovnjake na vseh ravneh je poskus večopravilnega izvajanja več dejavnosti hkrati. Problem je, da večopravilnost ne deluje.

Zakaj večopravilnost ni najbolj učinkovit pristop k delovni produktivnosti

Na primer, zamislite si, da ko zjutraj umivate zobe, začnete razmišljati o dnevnem redu za velik sestanek kasneje v istem dnevu. Ne potrebuje veliko moči procesorske moči vaših možganov, da si umijete zobe in se lahko dejansko osredotočite na dnevni red, medtem ko mehanično opravljate svoje jutranje čiščenje.

Kaj pa dve nalogi, ki zahtevata več zmogljivosti možganov? Medtem ko pripravljate zajtrk, se lahko pogovarjate po telefonu. Obe nalogi lahko opravite pravilno, vendar je priložnost za napake zaradi pomanjkljivosti pozorna.

Chunking kot alternativa za večopravilnost

"Chunking" opisuje, kako deluje izkoriščanje človeškega pomnilnika. Pomembno je, da si ta koncept zapomnimo, ko pogledamo dokončanje več nalog hkrati. Pravzaprav smo se preusmerjali med njimi, namesto da jih delamo istočasno (čeprav se v primeru čiščenja zob lahko zdi, da so sočasni).

Predstavljajte si, da ste na telefonu, ko nekdo vstopi v vašo pisarno. Prosijo za nasvet ali hitro odločitev o določenem vprašanju. Nehate poslušati osebo na telefonu, skenirati beležko pred seboj, napisati odgovor in se vrniti na telefonski klic. Obe dejavnosti (telefonski klic in osebni pogovor) nista opravili hkrati.

Dejansko ste opravili tri naloge zaporedoma; je začel telefonski klic, imel osebni pogovor in nato nadaljeval telefonski klic. Tako kot v zgornjem primeru za zajtrk, bi lahko imeli oboje opravljeno bolje in v manj skupnem času, če bi jih naredili enega za drugim namesto ob istem času. Razlog za to je, da se morate pri vsaki nalogi osredotočiti na to in začeti.

Zakaj je zagonski čas v večopravilni uporabi neučinkovit

Ko ste začeli telefonski klic, ste morali razmisliti o tem, poiskati telefonsko številko in opraviti klic. Ko ste bili prekinjeni, ste morali ugotoviti, kaj je oseba želela od vas, da bi jim lahko dali odločitev. Končno, ko ste nadaljevali telefonski klic, ste morali zapomniti, kje ste končali. Morda ste celo morali povedati, "Ups, oprosti, nekdo je vstopil. Kaj si rekel?"

Bolj ko se podnevi začnete in ustavite, več teh zamudnih začetnih trenutkov imate. Ti trenutki so neproduktivni čas. Če imate pripraviti dnevno poročilo, je zagonski trenutek verjetno precej kratek kot v poročilu, ki ga izvajate samo četrtletno. Toda če pripravljate to poročilo in ga prekinete, boste imeli vsakokrat toliko časa za zagon.

Recimo, da lahko na primer napišete poročilo v 30 minutah brez prekinitev. Vendar pa lahko traja nekaj ur, če se nenačrtovane naloge in prekinitve pojavijo čez dan. Ta precejšnja zamuda pogosto ne prihaja toliko od dejanskih prekinitev kot časa, ki je potreben za ponovni zagon poročila znova in znova.

Zakaj bi morali poskusiti chunking namesto večopravilnost

Ok, včasih moraš opravljati več nalog. Vaša služba je lahko operativna kot moja, torej kaj je boljše od večopravilnega? Bleščanje je boljše.

Chunking je koncept razstavljanja vašega dneva v večje dele, namesto da bi reagirali na stalne prekinitve. Več koščkov časa, ki jih lahko posvetite posebnim nalogam, manj začetnih trenutkov boste imeli in vaša učinkovitost se bo sorazmerno izboljšala. Ker v zagonskih trenutkih ne boste porabili toliko časa, boste imeli več časa in več boste opravili. Kot bonus, saj se boste lahko osredotočili na eno samo nalogo, boste to naredili bolje.

Kot stranska vrstica so projektni vodje že zdavnaj ugotovili moč te tehnike in ustvarili lastno različico "chunking" preko procesa razčlenitve dela.

Kako začeti s Chunking na delovnem mestu

Torej, kako lahko začnete zlomiti?

• Začnite majhno, dokler ne dobite občutka. Izberite eno samo nalogo, morda vaše tedensko poročilo.
• Odložite 30 minut, za katere veste, da bo trajalo.
• Zaprite vrata ali postavite znak, ki se glasi »Genij pri delu« ali kaj takega in se osredotočite na poročilo in nič drugega kot na poročilo.
• Prezri telefon.
• Ne preverjajte e-pošte.
• Samo napiši poročilo.

Enako poskusite s telefonskimi klici, sestanki zaposlenih in drugimi rednimi dejavnostmi. Osredotočite se, izžarevajte dneve in po nekaj tednih vadbe se boste počutili in bili bolj učinkoviti.

Spodnja črta

Ne zapravljajte toliko časa, da bi poskušali več nalog. Namesto tega postanite bolj učinkoviti in produktivnejši, če boste trpeli. Čeprav je izraz neroden, je koncept učinkovit.

Posodobljeno s strani Art Petty