Sledenje projektu brez Ganttovih grafikonov

Ganttovi grafikoni so fantastično in zelo uporabno orodje za sledenje in usklajevanje vseh majhnih korakov, ki gredo v velik projekt, vendar se lahko hitro spremenijo v ogromno in grdo, zlasti za ljudi, ki jih ne znajo brati. Poskusite uporabiti Ganttov diagram, da pojasnite svoj napredek stranki ali kolegu v drugem oddelku in morda boste imeli precej izziv na rokah.

To ni edini izziv Ganttovih kart. Podatki v Ganttovem grafikonu običajno zahtevajo posebno programsko opremo za pregledovanje in urejanje, tiskanje pa je skoraj vedno izziv. Poleg tega se včasih želite osredotočiti le na majhen del projekta, ne da bi bili preobremenjeni z vsemi dodatnimi informacijami.

Medtem ko so Ganttovi grafikoni ena odlična rešitev, niso edini. Ko morate pogledati manjši vzorec informacij, ali pa morate predstaviti poenostavljeno različico ali del informacij v situaciji, ko Ganttov diagram ne bi bil praktičen, je tu pet alternativ, ki jih lahko uporabite.

Seznami opravil

Vsakdo v poslovni skupnosti mora biti seznanjen z osnovnim seznamom opravil. Pravzaprav je organiziranost ena od najboljših veščin za vodjo projekta.

Seznam opravil povzame seznam opravil na naslednjo raven. S seznamom opravil lahko dodate dodatne stolpce, da prikažete, kdo bo opravil vsako nalogo, stanje naloge, datum začetka in konca ter verjetnost, da bo opravilo pravočasno. Lahko celo dodate potrditvena polja članom vaše ekipe, da preverijo, ali so elementi dokončani.

Preglednice

Druga možnost je poenostavljena tabela v preglednici. Naloge lahko še vedno navedete na levi strani in lahko še vedno obarvate vrstice, da prikažete stopnjo napredka ter ocenjene začetne in končne datume za opravila.

Preglednice lahko zahtevajo veliko časa, da jih posodobite, vendar jih ne boste želeli uporabljati kot skupno rešitev za upravljanje projektov. Za preprosto enkratno poročilo za odjemalca ali upravitelja pa lahko poenostavljena preglednica vizualno prikaže projekt na način, ki je

enostavno razložiti in razumeti. Prav tako je dobra možnost za sledenje napredku projekta.

Diagram pretoka

Diagrami toka ali omrežni diagrami prikazujejo projektne naloge v vrstnem redu, v katerem jih je treba izpolniti. Diagrami toka so lahko tako preprosti ali kompleksni, kot želite. Na primer, morda želite navesti podatke, kot sta datum začetka in konca vsakega koraka, identifikacijska številka opravila ali

Lokacija. Ne pozabite, da lahko dodajanje preveč informacij te tabele oteži branje.

Medtem ko mnogi ljudje menijo, da so diagrami tokov lažje berljivi in ​​razumljivi kot Ganttovi grafikoni, so lahko tudi težave. Poleg tega so pogosto neprimerne za velike in zapletene probleme. Diagram poteka je najboljši za predstavitev enostavnih projektov z nalogami, ki seveda napredujejo od enega do drugega

ne bi smeli uporabljati kot dolgoročno orodje ali za preveč zapletene projekte.

Kanbanske plošče

Ali ima vaš projekt veliko število korakov, ki jih ni nujno opraviti v zaporedju? Ali imate več ljudi, ki delajo na istem projektu, ali so naloge pogosto posodobljene? Če je tako, lahko Kanban ponuja idealno rešitev za vas. (Več o tem, kako Kanban deluje pri vodenju projektov.)

S ploščo Kanban je vsaka projektna naloga napisana na lepljivi opombi in umeščena v ustrezen stolpec, kot je "opraviti", "v teku" ali "končano". Ko je vsaka naloga končana, se ustrezna lepljiva opomba premakne čez desko, dokler niso vse opombe v stolpcu "končano".

Ta organizacijski sistem je zelo enostaven za razumevanje in hitro spreminjanje, vendar ni zelo prenosljiv, zato morate paziti, da nobena opomba ne pade in se izgubi.

Poročila o stanju

Ganttovi grafikoni so odlično orodje za sledenje vašim projektom, ne pa nujno za njegovo posredovanje. Če je vse, kar morate storiti, sporočite svoj napredek stranki, sponzorju projekta ali drugim članom ekipe, je lahko poročilo o stanju najboljša možnost. Poleg tega bodo številni programi za upravljanje projektov ustvarili poenostavljena in razumljiva poročila o stanju s samo nekaj kliki miške, s čimer boste prihranili dragocen čas in energijo.

Ganttovi grafikoni so zelo praktični za sledenje vsem nalogam, ki gredo v velik projekt, vendar niso vedno najboljše za posredovanje teh informacij drugim, zlasti tistim, ki jih niso navadili brati.

Imate še nekaj drugih možnosti. Poskusite eno od teh petih alternativ Ganttovega grafikona. Morda boste prijetno presenečeni, koliko časa lahko prihranite.