Kako razviti učinkovito agendo srečanja

Dnevni red sestankov je seznam predmetov, ki jih udeleženci upajo doseči na sestanku. Dnevni red je treba razdeliti pred sestankom, najmanj 24 ur vnaprej, da se bodo udeleženci lahko pripravili na sestanek. Po možnosti bi moral biti dnevni red na voljo več dni pred sestankom.

Razvoj dnevnega reda srečanj

Najprej ugotovite, ali so drugi zaposleni potrebni za načrtovanje sestanka. Nato se odločite, kaj želite doseči s srečanjem, in določite izvedljive cilje za vaše srečanje. Cilji, ki ste si jih zastavili, bodo vzpostavili okvir za učinkovit načrt sestankov. Prepričajte se, da niste načrtovali več, kot je mogoče razumno doseči v časovnem okviru vašega srečanja.

Kot je dejal Stephen Covey v "7 navadah zelo učinkovitih ljudi", "začnite s koncem v mislih." Namen sestanka bo določil osredotočenost sestanka, dnevni red srečanja in udeležence srečanja.

Nato razmislite, koliko časa pričakujete za vsako točko dnevnega reda. Če sestanek traja eno uro in imate pet točk dnevnega reda, vam to daje splošno predstavo o časovnem okviru, s katerim delate. To ne pomeni, da mora biti vsaka točka dnevnega reda natanko 12 minut, toda skupaj pet očitno ne more povprečno več časa kot to.

Odločitve. T

Ko določite svoj splošni cilj, morate vi ali vaša ekipa sprejeti določene odločitve. Poleg namena ali cilja srečanja vključite tudi v svoj dnevni red:

• Datum, čas in kraj sestanka
• Udeleženci so potrebovali srečanje
• Točke za razpravo
• Čas, ki ga pričakujete od skupine, bo moral razpravljati o vsaki postavki
• Predhodno delo za sestanek. To bo vključevalo branje, dokumentacijo, podatke, zapisnike sestankov s predhodnega sestanka ali katero koli drugo pripravo, ki bo vaše dejansko srečanje uspešno izvedla. Ko razpošiljate povabljenim udeležencem, je treba obvestilo o sestanku in dnevni red priložiti ustreznim dokumentom.

Prepoznavanje udeležencev

Ko se odločite, da je sestanek potreben za dosego cilja, morate razviti seznam udeležencev. Vsak zaposleni ne sme ali bi moral sodelovati na vsakem sestanku, povabilo pravim udeležencem pa bo povečalo vašo verjetnost uspeha. Določite udeležence tako, da si zastavite nekaj vprašanj:

• Kdo mora imeti lastno rešitev, ki jo razvija skupina?
• Kdo je lastnik procesa, o katerem razpravlja skupina?
• Kdo mora poznati informacije, ki jih posredujete?
• Kdo lahko zagotovi podatke in dejstva za usmerjanje odločanja?
• Kdo ima izkušnje ali strokovno znanje, ki jih lahko deli s skupino?
• Kdo mora podpirati izvajanje kakršnih koli rešitev ali nalog?
• Kdo mora zagotoviti dovoljenje ali sredstva za dosego rezultata sestanka?
• Kdo bi lahko nasprotoval izvajanju kakršnih koli rešitev ali usmeritev?

Redno redna srečanja

Vsako srečanje ne potrebuje prilagojene agende. Večina zaposlenih ima redne sestanke za svoje oddelke ali delovne skupine. Imate tudi ekipe in projekte, v katerih sodelujete.

Projekt, ki je v teku, morda ne bo zahteval na novo razvitega programa za vsako srečanje, vendar bo vaša ekipa dobro služila sprejetju standardnega pristopa k vašemu srečanju.

Redni sestanek zaposlenih je razdeljen na tri segmente, za katere ima vsak standardne točke dnevnega reda:

1. Informacijske postavke: Izpišite vse točke dnevnega reda, ki so informativne za vsako srečanje. Na primer, poslovodja posodobi skupino o rezultatih srečanja višjega vodstva.
2. Elementi akcije: Na dnevni red uvrstite vse postavke, za katere pričakujete, da jih bo skupina želela pregledati na vsakem rednem sestanku. Na primer, uspešnost proračuna za časovno obdobje in opredelitev prihrankov pri stroških ter stalne izboljšave, ki jih skupina namerava doseči.
3. Planiranje naprej: Na dnevni red uvrstite vse predmete, ki jih želi skupina načrtovati ali pripraviti vnaprej. Na primer kratkoročni cilji za naslednji mesec ali potreba po pomoči sodelavcem pri prihajajočih nalogah.

Če upoštevate te smernice, ko razvijate dnevni red sestanka, povečate verjetnost, da bo vaše srečanje bolj produktivno.

Kaj vključiti

Dnevni red za redno sestanek lahko pomaga doseči rezultate, ki jih iščete, z vključitvijo nekaterih osnovnih elementov:

• Ogrevanje in pozdrave. Razmislite o kratkem lomilcu ledu glede na pogostost sestanka skupine.
• Preglejte namen, dnevni red in pričakovane rezultate sestanka in produkt.
• Preglejte, popravite (če je potrebno) in potrdite zapisnik predhodnega sestanka.
• Zagotovite ustrezne oddelčne in poslovne informacije, ki jih ekipa potrebuje.
• Pregled napredka pri ukrepih, akcijskih načrtih in obveznostih. Pregledajte napredek skupine glede ciljev.
• Razpravljajte in sprejemajte odločitve o točkah dnevnega reda tega sestanka.
• Opredelite naslednje korake.

• Opredelite namen, izid in dnevni red naslednje seje.
• Ob koncu sestanka bi moral pregledovalnik pregledati zaveze, ki so jih sprejeli ljudje med sestankom.
• Ugotovite, katera pomoč je potrebna od ljudi, ki niso v skupini, in določite udeležence, da vzpostavijo stik.
• Ugotovite, kdo zunaj srečanja mora vedeti, kaj in kako se bo komunikacija končala.
• Razdelite minute v 24 urah po sestanku ali takoj, če jih je zapisovalka sprejela elektronsko.