Namen in vsebina plačilne liste zaposlenih

Datoteka za izplačilo plač zaposlenih je skladišče za vse, kar je povezano s plačo delavca. Glavni razlog, da ustvarite datoteko za izplačilo plač, je omejiti dostop do preostalih zaupnih informacij, ki se nahajajo v osebni datoteki.

Namen plačilne liste za zaposlene

Datoteka za izplačane plače omogoča računovodskemu osebju, da izplača zaposlenemu brez dostopa do zaupnih informacij za zaposlene. Računovodsko osebje lahko vodi evidenco plač, kjer je smiselno plačevati zaposlene. V primerih, ko so plačilne liste in računovodstvo oddane zunanjim izvajalcem, je to še bolj priporočena praksa za evidenco plač.

Datoteka za izplačilo plače omejuje dostopnost do zaupnih informacij o zaposlenih. Datoteka za izplačilo plač zaposlenih omogoča računovodskim in finančnim osebjem, da imajo informacije, ki jih potrebujejo za plačilo zaposlenemu na priročni lokaciji. Lokacija mora biti varna in nedosegljiva vsem drugim zaposlenim.

Na računovodsko osebje morate narediti vtis, da so informacije v plačilnih datotekah zaupne narave in jih ne smete deliti brez dovoljenja in se odjaviti od osebja za kadrovske zadeve. Prav tako računovodsko osebje ne bi smelo deliti informacij o povišanju, napredovanju zaposlenih, bonusih in drugih informacijah, ki so zaupne glede zaposlenih.

Človeškim virom ni treba spremljati dostopa računovodstva do dokumentov o izplačanih plačah zaposlenih. Kot je priporočljivo za povezane datoteke zaposlenih, kot so osebje in zdravstvene datoteke, morate omejiti dostop do datoteke plačilnih list. Vsebino morajo videti samo tisti, ki potrebujejo informacije, da opravijo svoje delo.

Vsebina plačilne datoteke za zaposlene

To je predlagan seznam tistega, kar sodi v datoteko za izplačilo plač.

• Ponudba pisma, ki ga podpiše vodja zaposlovanja, človeški viri in zaposleni
• Plačajte pooblastilo, ki ga podpišeta kadrovska služba in upravitelj zaposlovanja, kadar obstaja pogodba o zaposlitvi
• Oblika W-4
• Dokumentacija in avtorizacija v zvezi z vsemi zaslužki zaposlencev, ki vključujejo odbitek plač
• Obrazec za neposredno polog
• Obračuni za časovno obračunavanje
• Urni tedenski časovni listi
• Zapisi o uri, kjer se uporabljajo
• Zapisi o prisotnosti
• Zahtevki za povračilo stroškov, vključno z dokumentacijo in potrdili o potnih in drugih odobrenih izdatkih

• Obrazec za povračilo šolnine in prejemki za plačilo, knjige in tako naprej
• Plačajte vnaprej zahtevane obrazce
• Dokumenti za posojila podjetja in urnik plačil
• Odredbe o zapisu in zapisi
• Dovoljenje za objavo zasebnih podatkov
• Dokumentacija v zvezi z dvigom vsakega zaposlenega
• Dokumentacija, povezana z nagrado, delitvijo dobička ali priznanjem
• Obrazci W-2
• Pooblastilo za vse druge plačilne ukrepe, ki jih vaše podjetje dovoljuje

Poznan tudi kotdatoteke zaposlenih, evidence zaposlenih, datoteke s kadri, dokumentacijo

Opomba: Susan Heathfield si prizadeva, da bi na tej spletni strani ponudila natančno, razumno, etično upravljanje človeških virov, delodajalce in nasvete na delovnem mestu, vendar ni odvetnica. Vsebina na spletnem mestu se ne sme razumeti kot pravno svetovanje. Spletna stran ima svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju se od države do države in od države do države razlikujejo, zato članki ne morejo biti dokončni za vse na delovnem mestu. Če ste v dvomih, vedno prosimo za pravnega svetovalca. Informacije na spletnem mestu so na voljo samo kot vodilo.