Imeli ste me na pozdrav: Pravilna telefonska etiketa

Resnica je, da čeprav to ni raketna znanost, ima ustrezen telefonski bonton v delovnem okolju malo več kot sposobnost izreči pozdrav. Ker je to lahko vaša začetna točka stika s stranko, stranko ali celo delodajalcem, je vaša priložnost, da naredite dober prvi vtis ali pa slab. Nekaj ​​nasvetov, ki jih morate upoštevati pri delu s telefonom:

Pogoltnite prvo

Z drugimi besedami, pri klicanju ali odgovarjanju na telefon naj bodo vaša usta nezasedena. Želite biti sposobni govoriti jasno in to je nemogoče, če žvečite ali požirate.

Ime in mesto prosim

Ko prejmete klic na delovnem mestu, morate identificirati sebe in svoje podjetje in oddelek, če je primerno. Če vas je klicatelj prenesel iz glavne linije podjetja, lahko navedete samo svoje ime in oddelek. Oseba, ki je sprva odgovorila na razpis, je najverjetneje dala ime podjetja. Ko ste klicatelj, se identificirajte na enak način, preden vprašate osebo, ki jo poskušate doseči.

Načini so pomembni

Vedno bodite vljudni ne glede na to, kdo je na drugem koncu linije. Ne glede na to, ali se pogovarjate s recepcionarjem ali s predsednikom podjetja, nikoli ne pozabite reči, prosim, hvala. Poleg dejstva, da si vsakdo zasluži spoštovanje, se lahko oseba, ki odgovori na vaš klic, prepriča, da jo bo ustrezno obravnavala.

Osredotočite se

Medtem ko smo vsi radi multitask (ali poskus), se vzdržijo skrbi za druge stvari, medtem ko ste na klic. Osebi, s katero govorite, bi morali dati nedotaknjeno pozornost. Vaša e-pošta, družabni mediji in igre lahko počakajo.

Zdaj Hold On

Najprej se izogibajte vsem drugim pogovorom, ko ste na telefonu. Stvarnost včasih pride skozi. Morda se boste morali pogovoriti z nekom, ki pride v vašo pisarno ali kabino ali pa prevzamete drug klic. Oprostite se in nato omejite drugi pogovor na samo nekaj sekund. Ne pustite, da nekdo čaka na čakanje za nedoločen čas. Če ne morete hitro poskrbeti za drugo zadevo, vendar jo je treba takoj rešiti, namesto da bi osebo, s katero ste govorili, zadržali, vprašajte, ali lahko pokličete nazaj v času, ki je zanj primeren.

Ne pustite, da se klicatelj izgubi v sistemu

Včasih ne boste mogli pomagati osebi na drugem koncu linije in jo boste morali prenesti na nekoga, ki lahko. Ko to storite, poskrbite, da ve, komu posredujete klic in zakaj. Naj ve, kaj naj stori, če klic ne preide ali če oseba, na katero ga pošiljaš, ni tam ali ne more pomagati.

Naj sporočila kratko in sladko

Ko za nekoga pustite sporočilo glasovne pošte, govorite počasi in jasno, še posebej, ko navedete svoje ime in telefonsko številko. Preveč ljudi zapušča zelo dolga in nepoškodovana sporočila samo zato, da hitro nagneta svoja imena in številke na koncu, na katerem prejemnik ne more vrniti klica.

Enkrat je dovolj

Če pustite sporočilo in oseba, za katero ste jo zapustili, se vam takoj ne vrne, ker morda trenutno ne more. Ni treba klicati znova in znova. Če gre za nepogrešljivo zadevo, lahko poskusite znova poklicati naslednji dan ali pa sledite e-poštnemu sporočilu, ki pravi, da ste pustili tudi glasovno pošto.

Najprej poslušaj

Pred ponovnim klicem poslušajte glasovno pošto, ki ste jo prejeli v celoti. Morda se boste naučili, da ni potrebno klicati nazaj (wow, kaj varčevalca časa) ali da morate najprej nekaj poskrbeti za nekaj. Klicatelj lahko na primer potrebuje informacije, ki jih lahko pripravite, ko se vrnete k njej.