E-poštni pozdrav, ki ga preberete

V skladu s BusinessInsider.com, povprečni zaposleni dodeli približno 25 odstotkov svojega dne, da slogging skozi več sto e-pošto. Medtem ko nekateri ljudje potrebujejo čopič na osnovnem e-poštnem bontonu, drugi delajo napake preprosto zato, ker so preobremenjeni s samim obsegom komunikacij.

Med iskanjem zaposlitve boste najverjetneje poslali veliko, veliko e-poštnih sporočil, vključno s spremnimi dopisi, zahvalnimi sporočili in sporočili povezavam, povezanim z iskanjem zaposlitve.

Vzemite si čas, da se izognete neprijetnim napakam, kot je napačno črkovanje imena nekoga, in pazite, da boste zapisali opombe, na katere boste dobili odgovor.

Začnite s profesionalnim pozdravom

Prizadevajte si za jasnost v naslovni vrstici. Izberite nekaj neposrednega, ki določa namen vašega e-poštnega sporočila, na primer »sprememba časa sestanka« ali »hitro poizvedovanje o predlogu«.

Izogibajte se bičanju korenčka s teaserjem, kot je "Moram vas obvestiti …", ki poskuša privabiti branje v odprto e-pošto, da pridete do vaše namere. Ljudje se pogosto odločajo, ali naj odprejo e-poštno sporočilo glede na vrstico z zadevo, zato izberite tisto, ki jasno navaja vaš namen.

Uporabite profesionalni pozdrav. Vključite ustrezen pozdrav za okoliščine in prejemnika. Določene pozdrave delujejo v e-poštnem sporočilu, vendar se ne uporabljajo v običajnem pismu, medtem ko nekatera pozdrave delujejo za oba.

Izberite pozdrav, ki temelji na tem, kako dobro poznate osebo, ki jo pišete, in vrsto sporočila, ki ga pošiljate. Na primer, če pišete nekomu, ki ga poznate, je "Hi Jim" primerno. "Dragi gospod / gospod. Smith" bi bilo primerno, če bi zaprosili za službo ali pisali poslovno pismo.

Izogibajte se odpiranju e-pošte z »hej«, ki se sliši zelo neformalno in na splošno ne uporablja na delovnem mestu. Prav tako sramežljiv stran od "Hi ljudje" ali "Hi guys," tudi če narava vašega e-pošte je sproščeno.

Primeri pozdravov

• Spoštovani Ime Priimek (to deluje dobro, če ne poznate spola osebe, ki jo pišete)
• Dragi ime (ko pošiljate nekoga, ki ga poznate)
• Zdravo Ime (Ko pošiljate nekoga, ki ga poznate)
• Spoštovani gospod. Priimek
• Spoštovani gospod. Ime priimek
• Dragi Dr. Last name
• Za koga se lahko ukvarja
• Spoštovani direktor za človeške vire
• Spoštovani upravitelj zaposlovanja

Po pozdravu uporabite ustrezna ločila. Za več formalnih e-poštnih sporočil uporabite podpičje za imenom. Za ljudi, ki jih poznate ali bolj občasno, po pozdravnem imenu uporabite vejico.

Izogibajte se pogostim napakam

Pri pisanju e-pošte se včasih zgodi, da pride do naslednjih napak, ko ljudje hitreje odletijo s sporočilom. Vzemite si čas in preglejte sporočilo ter izvedite naslednje korake.

• Zadnji e-poštni naslov dodajte.Če nimate možnosti, da pošljete e-poštno sporočilo, dodajte naslov nazadnje, če ste nagnjeni k hitremu sprožilcu. Vnesite ime prejemnika samo, če ste prepričani, da je vaša e-pošta pripravljena.
• Izogibajte se stari napaki »odgovori«.Pazi na prst prstanov, ko pritisneš na "Odgovori vsem". Razmislite, ali morajo vsi na seznamu resnično prebrati, kaj imate za povedati. Prav tako bodite pozorni na starejše e-poštne naslove v verigi, da morda ne želite, da bi jih videl nekdo na seznamu Odgovori vsem.
• Sprehodite se na humor. Humor je težko razbrati v e-pošti, saj vaš ton ne bo nujno zasijal. Brez govorice telesa, izraza obraza ali kadence lahko humor pade ravno ali celo nenamerno žali bralca. Igrajte na varnem in ga pustite.

• Korektura.Ne delajte napake, ko mislite, da bodo ljudje odpustili napake v neformalnih e-poštnih sporočilih ali da bodo napake tolerirane, če vtipkate v telefon. Morda vas bodo oškodovale napake v vašem e-poštnem sporočilu, še posebej, če ste navdušeni. Ne zanašajte se na črkovalnik, ki pogosto izbere napačno besedo za vas. Prevzemite e-poštna sporočila tako, kot bi to storili vsi pomembni dokumenti. Zlasti vedno preverite in ponovno preverite, ali ste pravilno napisali imena ljudi.
• Ne uporabljajte emojisov ali čustev. E-poštna sporočila so vedno bolj podobna besedilnim sporočilom. Sporočila na delovnem mestu zdaj včasih vključujejo emojske ali nasmejane obraze »palcev«. Čeprav postajajo pogostejše, se izogibajte emojisom in čustvenim simbolom v formalni korespondenci. Če vaš pozdrav v e-pošti vključuje priimek osebe, je to zagotovo znak, da morate zapustiti emojise in emoticons.

• Ne pozabite, da e-pošta traja večno.Dvakrat premislite, preden pošljete nekaj osebnega ali zaupnega, odpustite nekoga po e-pošti, omalovažujete nekoga ali odgovorite z jezo. Tudi izbrisana e-poštna sporočila se lahko vnesejo iz varnostnih kopij podatkov.

Tovrstne interakcije bi bilo bolje opraviti osebno. Uporabite 24-urno pravilo. Če niste prepričani, ali bi morali poslati sporočilo, počakajte do naslednjega dne in se odločite. Še eno dobro pravilo: ne pišite ničesar v e-poštnem sporočilu, ki ga ne bi želeli javno objaviti, na primer v obrazcu ali na družabnih medijih.