Kdaj in kako se opravičiti pri delu

Opravičevanje je lahko težko, celo nerodno, zlasti na delovnem mestu, ker se ukvarjate z osebnimi občutki v poklicnem okolju. Vendar se opravičevanje skoraj vedno ceni, ko so dobro premišljene in iskrene.

Medtem ko nekateri verjamejo, da so opravičila, zlasti na delovnem mestu, znak slabosti, lahko namesto tega dokažejo, da ste sposobni in pod nadzorom - navsezadnje se opravičilo ugotovi, da prepoznate napako in kako jo odpravite.

Kdaj se opravičiti na delu

Čeprav so opravičila pomembna, se želite izogibati tudi neprestanemu opravičevanju za vsako stvar na delovnem mestu. Če podate formalno, izpopolnjeno opravičilo za vsako manjšo kršitev, lahko sodelavci in delodajalci začnejo videti, da ste šibki in negotovi. Torej, če ste pomotoma zapustili skodelico kave v kuhinjski umivalnik, ali če se s kolegom pokažete minuto pozno na datum kave, je morda potreben le kratek »Žal mi je«.

Po drugi strani pa, če bi zamudili na delo, ko bi res morali biti tam, bi se lahko opravičilo. Pomembno je poiskati ravnotežje med preveč opravičljivimi in sploh ne opravičevanjem.

Kdaj se opravičiti med iskanjem zaposlitve

Če ste storili nekaj, kar bi morebitnemu delodajalcu povzročilo nevšečnosti, na primer, če ste se pojavili zelo pozno ali sploh niste bili na razgovoru ali če ne boste pravočasno oddali prijavnega gradiva, se morate opravičiti. Celoten postopek iskanja zaposlitve je vaša priložnost, da dokažete svoje osebne in poklicne lastnosti, in če ste dokazali kakovost, za katero menite, da ni primerna (kot je zamuda ali nevljudnost), se morate lotiti tega vprašanja.

Kako se opravičiti

Vsako opravičilo se bo razlikovalo po metodi in vsebini, ki bo temeljila na vprašanju, za katero se opravičujete, in osebi ali ljudem, ki se vam opravičujejo. Spodaj je nekaj nasvetov, ki lahko naredijo skoraj vsako opravičilo učinkovito.

• Čimprej se opravičite: To vam bo pomagalo, da se izognete negativnim občutkom. Včasih, zlasti za manjše kršitve, se lahko opravičite takoj po dogodku (na primer, če zamudite sestanek s kolegom za kosilo). Ko se opravičujete za posebno grozno transgresijo, boste morda morali počakati nekaj ur ali celo dan, da boste lahko vsi, ki so vpleteni, pomirili in obdelali situacijo.
• Brez izgovorov: Opravičilo ni vaša priložnost, da bi vam dali izgovore za to, kar ste storili. Da ne bi izgovarjali izgovorov, govorite v prvi osebi (»zelo mi je žal«). Izogibajte se stavkom z besedama »ampak« in / ali »če« (fraze kot »Žal mi je, če mislite, da sem poškodoval vaše občutke, vendar…« niso opravičila, ampak izgovori). Prepričajte se, da ste dejansko rekli besede »Žal mi je« ali »opravičujem se«, da bi jasno izrazili svoje obžalovanje.

• Prevzeti odgovornost: Po tem, ko ste rekli, da vam je žal, jasno in jedrnato priznavate, kaj ste storili narobe (»Ko nisem predal svoje naloge za skupinski projekt, pustim celotno ekipo«). Sprejmite pravilo ali normo, ki ste jo kršili, da boste prevzeli odgovornost za določeno napako.
• Pojasnite, kako boste to popravili: Ko ste omenili, zakaj vam je žal, pojasnite, kaj boste storili, da se to vprašanje ne bo zgodilo v prihodnosti. Na primer, če ste zamudili rok za skupinsko nalogo, razložite svojim kolegom, da ste razvili nov način organiziranja urnika, ki vam bo preprečil, da v prihodnosti ne boste izgubili rokov. Reči »to se ne bo nikoli več« ne pomeni ničesar, če ne pojasnite, katere korake jemljete, da bi to zagotovili. Morda boste morali vprašati osebo, ki se ji opravičujete, če lahko še kaj storite, da popravite stanje.

• Slediti skozi: Če pravite, da boste težje odzvali na e-pošto, to storite. Če obljubljate zdravilo in ne sledite, je opravičilo brez pomena. Sledite vaši rešitvi problema.
• Upoštevajte metodo: Nekatera opravičila je treba povedati osebno. Če ste na primer s svojim šefom naredili veliko napako, se boste morda morali osebno sestati, da bi podrobno razpravljali o kršitvah. Vendar, če veste, da se osebno zelo slabo ukvarjate s temi situacijami, ali če menite, da boste postali preveč razburjeni ali da boste kaj napačno povedali, boste morda želeli poslati e-pošto z opravičilom. Izberete lahko tudi srednjo točko, za katero se opravičujete po e-pošti in vprašate osebo, če se želijo osebno sestati, da bi o tem nadalje razpravljali.

Vzorčni izvleček e-pošte sodelavcu za napako pri delu

To je primer e-poštnega opravičila. Prenesite predlogo e-pošte za opravičilo (združljivo z Google Docs in Word Online) ali si oglejte spodnje primere.

Prenesite predlogo za besedo

Vzorčni izvleček e-poštnega sporočila Coworkerju za napako pri delu (besedilna različica)

Zadeva:Se opravičujem

Dragi Brian, Želim se opravičiti, ker sem pomešal datoteke za podjetje XYZ in družbo ABC. Moja brezskrbna napaka je prizadela naše prodajne parcele in skoraj izgubila dve ključni stranki.

Ko skupaj delamo na prodajnem igrišču, se zavedam, da je pomembno, da se lahko zanesljivo zanesemo drug na drugega, da dokončamo svoje naloge. Ko sem naredil napako, sem te razočaral.

Trenutno razvijam strategije, ki zagotavljajo, da nikoli več ne bom naredil takšne površne napake. Za svoje spletne odjemalske datoteke sem razvil še jasnejšo organizacijo, ki mi bo onemogočila zamenjavo ene datoteke z drugo. Govoril sem tudi z našim nadzornikom in pojasnil, da je napaka popolnoma moja krivda, ne tvoja.

Razumem, da sem poškodoval naše delovno razmerje. Vendar vas zelo cenim kot kolega in verjamem, da smo v preteklosti dobro sodelovali kot prodajna ekipa. Upam, da boste v prihodnosti pripravljeni sodelovati. Prosim, povejte mi, če lahko še kaj storim, da bi to omogočili.

S spoštovanjem, Označi

Mark Williamson

Prodajni sodelavec

Podjetje za dobavo papirja

555-555-5555

[email protected]

Vzorčni izvleček e-pošte za zaposlenega za vedenje

V nadaljevanju je primer opravičila e-pošte od upravitelja do zaposlenega zaradi neprimernega vedenja pri delu. Glede na resnost kaznivega dejanja bi lahko upravitelj osebno želel srečati delavca (morda s prisotno osebo za človekove pravice) ali pisati pisno pismo.

Vzorčni izvleček za zaposlenega za vedenje (besedilna različica)

Dragi Brandon, Zelo mi je žal za svoje obnašanje na sestanku osebja danes zjutraj. Prekinila sem vas sredi vaše predstavitve in kritizirala vašo predstavo pred osebjem. To ni bilo le neprofesionalno, ampak tudi preprosto nespoštljivo. Moj stres o osebni zadevi vpliva na moje vodenje pisarne.

Vedno sem vam govoril in vsem svojim zaposlenim, da želim, da bo ta urad prostor, kjer se boste vsi počutili udobno deliti ideje. Ko sem javno vpil na vas zaradi majhne napake v predstavitvi, sem poškodoval to sodelovalno okolje.

Sprejemam ukrepe, da se prepričam, da se na tak način ne izgubim. Delam, da bi obvladal svoj stres, tako da mu ne dopustim, da bi vplival na način interakcije z zaposlenimi. Vem tudi, kako ste sposobni voditi odličen sestanek osebja. Zato bi vas rad pozdravil, da vodite sestanek osebja naslednji teden.

Zelo mi je žal. Kontaktirajte me, če želite o tem še razpravljati.

S spoštovanjem, Luis Nery

Manager

Družba East Bay

555-555-5555

[email protected]