Kaj je v dokumentu o obsegu projekta

Ko sprožite novo pobudo, je dokument o obsegu projekta ključna informacija za vašo celotno ekipo. Določa končni izdelek, ki ga je treba dostaviti kupcu, ko ga je treba dostaviti, in po kakšni ceni.

V bistvu ta dokument opredeljuje meje dela, tako da vsak član skupine in stranka razumeta, kaj projekt vključuje. Prav tako pomembno je, da razumejo, kaj počne ne posledice.

Koristi

Izjava o obsegu projekta, ki je bila deljena z vsakim članom skupine in strankami projekta, je sestavni del projektnega vodenja. Med prednosti:

• Splošno razumevanje med vsemi vključenimi o pričakovanih značilnostih, kakovosti in časovnem okviru projekta
• Sredstvo za komuniciranje z drugimi zainteresiranimi stranmi v projektu, da bi pridobili njihovo podporo in sodelovanje
• Orodje za osredotočanje prizadevanj skupine na delo, ki je potrebno za zadovoljitev potreb stranke

Poleg tega, če so predlagane spremembe, ki presegajo meje prvotnega obsega, izjava postane osnova za ocenjevanje in predlaganje sprememb. Če spremembe sprejmejo vse zainteresirane strani, se lahko izjava o področju spremeni.

Kako začeti

Vodja projekta mora iskati prispevke članov ekipe, strank, izvršnega sponzorja in drugih ključnih deležnikov, da bi razumel in opisal potrebne rezultate projektne pobude. To se pogosto imenuje rezultat.

Opis rezultata mora vključevati stroške ali sprejemljivo stroškovno območje za projekt. Prav tako določa ključne značilnosti, ki jih je treba vključiti, in časovni okvir za dostavo.

Ko se stranka, vodja projekta, projektna skupina in izvršni sponzor dogovorijo o morebitnih spremembah izjave o projektu, jih je treba izvesti s skrbno nadzorovanim in dokumentiranim procesom sprememb.

Kaskadni učinek

Ko je dogovor o obsegu ali dokumentu dogovorjen, ga vsak del skupine uporablja kot osnovo za lastne ocene dela, časa in stroškov. Natančnejša in natančnejša izjava o obsegu, bolj verjetno je, da bodo delovne skupine pripravile natančne ocene in potrebe po virih.

Izjeme so lahko pomembne

Ni nenavadno, da se v dokumentu o obsegu projekta navedejo posebni elementi, ki jih je treba izključiti iz rezultata. Na primer, dokument izvajalca, ki gradi hišo, lahko določa, da mora lastnik pridobiti okoljska dovoljenja in ni odgovornost izvajalca gradnje hiše.

Kaj lahko gre narobe?

Pomanjkanje jasnosti je skupni vir stresa in neuspeha projekta. Nejasen ali dvoumen dokument obsega številna vprašanja, ki so odprta za razpravo in neinformirane razsodbe. To lahko vpliva na značilnosti, kakovost, čas in stroške projekta.

Druga pasta, ki se ji je treba izogniti, je znana kot "premikanje obsega". Če je izjava o področju nejasna, je stranka v skušnjavi, da postavi zahteve, ki presegajo namen ali meje prvotnih načrtov.

Prilagajanje obsega

Čeprav bodo pogoste spremembe področja zakasnile dokončanje projekta in lahko povzročijo znatne stroške, so včasih potrebne in razumne. Vodje projektov se zanašajo na postopek "upravljanja sprememb", ki identificira zahtevane spremembe, revidira vse ustrezne ocene časa, stroškov in delovne obremenitve ter ponovno oceni projekt za nova tveganja zaradi spremembe.

Vodja projekta in izvršilni sponzor navadno sprejmeta končno odločitev o spremembi področja uporabe le, ko je stanje popolnoma analizirano. Spremembe so dokumentirane v dnevniku odločitev in nato sporočene večji projektni skupini.