Kako zmanjšati tveganje kraje zaposlenih

Strategije varnosti in nadzora so se v zadnjih letih izjemno izboljšale zaradi napredka v tehnologiji. Večnamenska oprema za nadzor in manj opazne aplikacije za sledenje trendom so učinkovitejše pri ugotavljanju morebitnih vrzeli v varnostnem sistemu. Te vrzeli omogočajo tatovi ali sleparji, da pridobijo nepooblaščen dostop do blagajne in inventarja podjetja.

Kraja zaposlenih je v vzponu

Po podatkih iz ameriške gospodarske zbornice je 75 odstotkov zaposlenih vsaj enkrat priznalo krajo od svojih delodajalcev, 38 odstotkov pa jih je vsaj dvakrat priznalo, da so ukradli delodajalce. FBI se sklicuje na krajo zaposlenih kot najhitreje rastoči kriminal v ZDA, ki podjetja stane približno sedem odstotkov pričakovane marže. Težava postane tako strašna za nekatera podjetja, ki jih je prizadela kraja zaposlenih, saj je približno 33 odstotkov podjetij v stečaj zaradi izgube zaradi kraje ali goljufije.

Poročila, ki jih zbira statistični mož, kažejo, da se je več kot 28 odstotkov poslovnih izgub gibalo med 100.000 in 499.000 dolarji, 25 odstotkov izgub pa je preseglo 1 milijon dolarjev. Te številke so zaskrbljujoče, ker kažejo, da poslovne izgube zaradi kraje zaposlenih niso nepomembne. Srednja vrednost denarja ali ukradenega blaga je znašala 75.000 USD.

Samo v letu 2014 je bilo v to dejanje ujetih več kot 1,2 milijona delavcev, ki delajo v trgovini, in nezaslišanih zaposlenih, je pokazala študija, ki jo je opravil Jack L. Hayes, svetovalno podjetje za preprečevanje in zmanjševanje zalog. Še pomembneje, te številke so ustvarile 25 velikih trgovcev na drobno, kar kaže, da je problem bolj razširjen in da so izgube, ki so večje, če so v mešanico vključene majhne do srednje velike prodajalce. Po več študijah so izgube zaradi kraje zaposlenih presegle izgube zaradi kraje v trgovini.

Metode kraje zaposlenih

Krajo zaposlenih je težko odkriti, ker je storilec seznanjen s sistemom. Poleg tega imajo ti zaposleni dostop do ključev kraljestva zaradi svojega položaja in ugleda kot zanesljivi igralci. To so nekatere od metod, ki se pogosto uporabljajo za krajo podjetja.

• Osebje računovodstva in financ lahko preusmeri prejete čeke na osebne račune. Ker vzdržujejo knjige, lahko prekrijejo krajo s spreminjanjem vnosov.
• Z dostopom do poslovnega računa podjetja lahko zaposleni napišejo čeke za navidezna plačila, ki se preusmerijo na osebne račune.
• Kraja denarja zahteva načrtovanje, saj morajo blagajniki uskladiti svojo gotovinsko blagajno pri zaključku izmene. Lahko premaknejo gotovino z namernim podračunavanjem sprememb strankam in ohranjanjem razlike. Za podjetja, ki niso skenirana, lahko zaposleni navedejo višjo ceno za blago, ki ni označeno z oznako, in žep saldo.

• Kraja blaga se izvaja s skrito uporabo smetnjakov, sistema za recikliranje ali osebnih vrečk, da bi se prikrilo poslovno blago. V trgovini na drobno postopek vrnitve in vračila prinaša veliko možnosti za krajo podjetja z ali brez pomoči tretje osebe.
• Kraja zalog se lahko zdi majhna, vendar se znesek hitro poveča, ko zaposleni postanejo bolj brezobzirni pri sprejemanju pisarniških potrebščin za osebno uporabo.
• Kraja na izplačane plače se nanaša na plačilo za nezaslužen čas in povračilo za stroške, ki niso povezani s poslovanjem.

Razumevanje motivov za krajo zaposlenih

V večini podjetij so zaposleni podvrženi strogemu postopku pregleda, vključno s preverjanjem preteklosti, zgodovino zaposlitve in preverjanjem kreditov. Postopek je zasnovan tako, da izključi neprimerne posameznike iz skupine vlagateljev. Varno je domnevati, da so zaposleni, ki so prestopili ovire pred zaposlitvijo, usposobljeni, zanesljivi in ​​zaupanja vredni.

V mnogih primerih so storilci dolgoletni zaupanja vredni uslužbenci, ki se spreminjajo od pridnih, zaposlenih mesecev do prikritih tatov, ki ustvarjajo natančne načrte za preusmeritev sredstev na svoje račune ali si pomagajo pri inventuri. Kaj bi lahko te posameznike motiviralo, da tvegajo svojo kariero in preživetje, da bi ustvarili nekaj tisoč dolarjev?

1. Drastične spremembe v življenju: Izguba ljubljene osebe skozi smrt, razvezo ali ločitev je za vsakogar uničujoč razvoj. To bi lahko zmanjšalo tok dohodka zaposlenih in povečalo stroške. Delavec se sooča z montažnimi računi in izkoristi priložnost, da vzame majhne zneske. Pogosto verjamejo, da jih lahko povrnejo, ne da bi jih ujeli.
2. Življenje preko plačne lestvice: Največje izgube so ponavadi posledica izgrednikov, ki želijo živeti preko svojih sredstev. Prizadevajo si živeti dobro življenje, vendar si ne morejo privoščiti blaga in udobja sami. Ukradena sredstva se uporabljajo za nakup dragih avtomobilov, domov in luksuznega blaga. Zaposleni lahko zahteva drage počitnice in se ukvarja z dejavnostmi, ki stanejo več, kot si jih lahko privoščijo.

1. Priložnost: Zaposleni lahko začnejo ukrasti majhne zneske, ker se prinaša priložnost. Stranke lahko pozabijo zahtevati spremembo, knjigovodje pa lahko dobijo priložnost, da prilagodijo knjige, ne da bi jih opazili. Izkoriščanje teh priložnosti lahko postane navadno oblikovanje in kmalu spiralo izven nadzora.
2. Odvisnosti: Posamezniki, ki se ukvarjajo s kompulzivnim vedenjem, ki stane denar, niso dobri kandidati za delovna mesta, ki vključujejo gotovinsko obravnavo ali računovodstvo. Prisile lahko premagajo celo najboljše namere in zaposleni končajo z financiranjem podjetij, da bi nahranili igre na srečo, droge in druge odvisnosti.

1. Pohlep: Dobra staromodna pohlep poganja zaupanja vredne zaposlene, da izkoristijo priložnosti, da si sami vzamejo tisto, kar je bilo zaupano v poslovne namene. Kraja ima lahko obliko preusmerjanja sredstev ali prisvojitve opreme in drugega blaga za lastno uporabo.
2. Slaba jabolka, ki je opravila postopek preverjanja: Proces zaposlovanja mora izločiti kandidate s kazenskimi evidencami, včasih pa jih bo nekaj opravilo zaradi nezadostnih raziskav ozadja ali napak pri obdelavi dokumentov. Ti posamezniki, ki so postavljeni v zaupanje, lahko načrtujejo svojo shemo, da bi celo na začetku ukradli podjetje.

1. Maščevanje: Zaznani žarki lahko zaposlene spodbudijo k povrnitvi denarja s krajo podjetja. Posameznik, ki je prešel na napredovanje ali stranski prehod na želeno lokacijo ali nekdo, ki je preveč osebno negativno ocenil, lahko čuti, da trdijo, da jim je bilo ukradeno, ker so ukradli podjetje.

Defenzivne strategije za zmanjšanje kraje zaposlenih

Najboljša obramba je proaktivni pristop k problemu kraje zaposlenih. Varnostni strokovnjaki predlagajo, da bi morali lastniki podjetij in upravljavci domnevati, da se to dogaja ali da se bo to zgodilo, ko se pojavi priložnost. To ne pomeni, da se z vsemi zaposlenimi ravnamo sumljivo, ker je to najhitrejši način za umikanje morale. Strategija poziva k celovitemu pregledu sistemov, da se opredelijo vrzeli v upravnih in operativnih postopkih.

• Okrepiti postopek preverjanja pred zaposlitvijo, da se opredelijo rdeče zastave.Pozicije, ki omogočajo dostop do računovodskih in finančnih evidenc, bi morale biti predmet preverjanj na visoki ravni, ki zajemajo kreditno zgodovino in vsa srečanja s kazenskim pravosodnim sistemom. Naloge za ravnanje z gotovino je treba nameniti uveljavljenim zaposlenim namesto novih najemnikov. Bodite pozorni na nedoslednosti v življenjepisu ali očitnih laži, ker je to lahko znak vprašljivega značaja.
• Vzpostaviti sistem kontrol in ravnotežij, zlasti za zaposlene na občutljivih položajih z dostopom do denarnih in drugih finančnih računov. Izvajati sistem prijateljev, ki vključuje vsaj dva zaposlena, ki sodelujeta ves čas. Postopki, ki zahtevajo razveljavitev prodaje in izdajo nadomestil za stranke, morajo zahtevati odobritev nadzornika ali vodje. V knjigovodskem in računovodskem oddelku bi morala voditi knjige zaposlenih, namesto da bi knjigam zaupala samo eno osebo. V nobenem primeru se eni osebi ne sme zaupati nadzora nad vsemi finančnimi evidencami, ki bi morale biti predmet nenapovedanih revizij s strani tretje osebe.
• Za pregled ključnih finančnih evidenc uporabite zunanjega računovodjo. Bančne izpiske, izdane čeke in prejete čeke ter poslovne knjige za obveznosti in terjatve morajo preveriti tretje osebe. Prepričajte se, da so prejemniki plačil preverljivi in ​​da so podpisi na vaših podjetniških čekih zakoniti.
• Namestite video nadzorni sistem kot odvračilni ukrep. Ljudje manj verjetno sodelujejo v nepoštenem vedenju, če vedo, da so na fotoaparatu. Kamere so tam, da preprečijo tvegano vedenje, preden se zgodi. Video nadzor v realnem času je lahko koristen na območjih z visokim tveganjem in visoko vrednostjo, kot so skladišča in prodajna mesta luksuznih izdelkov.
• Vzpostavite rutine za odstranjevanje smeti. Odpravite vse možnosti uporabe sistema odstranjevanja in recikliranja za krajo blaga za osebno uporabo ali za preprodajo drugje. Postopek lahko vključuje razstavljanje in izravnavanje vseh zabojev in zabojev, uporabo samo čistih vrečk za smeti in zagotavljanje enosmernega dostopa do kontejnerjev za zaposlene.
• Izboljšajte moralo zaposlenih. Stavbno zaupanje je dvosmerna ulica. Spoznajte zaposlene, vzpostavite odnos in gradite odnose, ker je manj verjetno, da bodo ljudje podlegli skušnjavi, če so srečni pri delu in skrbijo za svojo kariero.
• Odprite vrstico za zaposlene. V zvezi s prejšnjim predlogom lahko zaposleni, ki so zvesti podjetju, pomagajo omejiti izgube zaradi goljufije in kraje, tako da svoje sumnje poročajo anonimno. Zagotovite zaupnost vseh poročil in temeljito preglejte vsako poročilo, preden ukrepate.

Preganjati ali ne preganjati

Majhna do srednje velika podjetja so nesorazmerno žrtev zaradi prevarantov in goljufov. Šestinšestdeset odstotkov malih podjetij poroča, da so bili žrtve kraje zaposlenih, vendar jih je samo 16 odstotkov poročalo na podlagi študije, ki jo je izvedel doktorski študent na področju kazenskega prava na Univerzi v Cincinnatiju. Pogosto lastniki malih podjetij ne opravljajo več kot odpuščajo zaposlenega, ker je sodni postopek drag, brez zagotovila, da bodo ukradena sredstva vrnjena. Druga podjetja se vzdržijo tožbe, da bi se izognili nadzoru njihovih zaupnih evidenc.

Ko gre za krajo zaposlenih, je preventiva najboljša obramba. Preglejte svoje sisteme in postopke za prepoznavanje ranljivih območij in po potrebi spremenite spremembe. Morda vam bo pomagalo delo z nevtralno stranko z novo perspektivo, da bi našli rdeče zastave. Ko se odkrijejo primeri goljufij in kraje zaposlenih, ukrepajte hitro, odločno in trdno. Upoštevajte politiko ničelne tolerance, da zaščitite svoje podjetje pred velikimi izgubami zaradi kraje zaposlenih.