Kako zmanjšati stroške poslovnega potovanja zaposlenih

Z nekaj naklonjenostjo delodajalcem, ki poskušajo nadzorovati potne stroške, prosi zaposlene, da delijo sobe, ni kraj za začetek - ali končanje.

Te ideje so manj stresne in žaljive za povprečnega zaposlenega, ki potuje po poslu za svojega delodajalca. Zaposleni so normalni ljudje, ki si želijo nekaj zasebnosti in oddaljenosti od sodelavcev med poslovnim potovanjem, še posebej, če so preživeli dan s sodelavci. Delodajalcem ni treba prositi zaposlenih, da delijo sobe.

Drugi načini za varčevanje pri stroških službenih potovanj zaposlenih

• Zahtevajte, da zaposleni potujejo na isti dan, kadar koli je to mogoče.
• Razviti in izvajati trdno potovalno politiko, ki vsebuje podrobnosti o dnevnih plačilih na različnih destinacijah, prednostnih hotelskih verigah, kjer je delodajalec lahko določil diskontno stopnjo, povračilo stroškov in omejitve, ki zahtevajo predhodni podpis vodje, če je presežen.
• Zaposlene je treba pridržati v skladu z zakonom, ki je naveden v potovalni politiki, brez predhodnega dovoljenja za izjeme. Ne povrnite stroškov, ki jih politika ali izjema ni dovoljevala.

• Pogajanja o podjetniških tečajih s hotelskimi verigami, ki so skupne vašim destinacijam, se pogajajo ali pogajajo. Poiščite hotele, ki ponujajo udobje, kot so brezplačen zajtrk, brezplačen koktajl, popoldanski prigrizki in predjedi ter hladilniki in kavni avtomati v sobah. Zahtevajte, da zaposleni uporabljajo te hotele in storitve, kadar so na voljo.
• Pri rezervacijah uporabite cenejšo hotelsko verigo. Večina zaposlenih bi oddala zvezdo za zasebno sobo. Ne pričakujte nižjih standardov na področjih, kot so čistoča in druge udobje zaposlenih v hotelih, ki so ocenjeni z manj zvezdami. Redno pregledujte zaposlene, ki potujejo, in se prepričajte, da izbrane lokacije ustrezajo njihovim potrebam.

• Za nadzorovanje stroškov uporabite dosledno storitev rezervacije potovanj, kot je American Express Global Business Travel. Pomagali vam bodo načrtovati, sprejeti politike, prihraniti stroške in omejiti porabo zaposlenih. Tudi lokalne potovalne storitve vam lahko pomagajo prihraniti pri poslovnih potovanjih, vendar je prednost za podjetje American Express njihov doseg na nacionalni in mednarodni ravni ter njihovih spletnih storitev.
• Dogovorite se z eno letalsko družbo, da uporabijo njihove storitve, kadar je to mogoče, da bi dobili popust za podjetja na vsakem letu. Zahtevajte, da zaposleni uporabljajo storitve rezervacije letalskih prevoznikov, na primer Southwest Airlines Corporate Travel. Delodajalci lahko prihranijo tudi, če so letala rezervirana vnaprej.

• Poskrbite, da bodo zaposleni, ki sprejemajo odločitve v zadnjem trenutku, dobili dovoljenje. V enem primeru, v odjemalski družbi, je bila letalska vozovnica, ki bi stala 300 $, če bi bila rezervirana nekaj tednov vnaprej, stala več kot 1200 $, ko je zaposleni rezerviral dva dni pred dogodkom. To se lahko zgodi samo v nujnih primerih, saj je večina vozovnic mogoče prenesti, tudi če se ne vrnejo.
• Zmanjšajte potne stroške na drugih področjih, kot so obroki in alkohol na dnevnice in prevoz. Spreminjajte dnevnice za lokacijo. New York City je drag v primerjavi z Las Vegasom, na primer. Manjša, izvenmestna območja so še bolj dostopna. Vaša potovalna politika bi morala odražati stroške, ki jih bodo imeli vaši zaposleni, ko bodo potovali v različne države in kraje.

• Poskusite z navideznimi sestanki, storitvami, kot je Skype za podjetja, in videoposnetki. Čeprav so na začetku neudobni sestanki, ki niso osebni, so pridobljena spretnost. Zaposleni postanejo bolj udobni, saj te storitve sčasoma uporabljajo. Spletni seminarji dobro delujejo za različne vrste usposabljanj, zlasti seminarje, ki omogočajo udeležbo več zaposlenih.
• Zahtevajte, da vaši zaposleni uporabljajo cenejši javni prevoz in storitve prevoza, če so na voljo, namesto taksijev, zlasti kadar zaposleni potujejo med letališči in hoteli. Večina velikih konferenc ponuja brezplačen prevoz od hotela do konferenčnega centra. Manjša uporaba taksijev ali zahteva, da se zaposleni zberejo, da bi plačali skupinski taksi, lahko prihrani veliko denarja.

Od odraslih zaposlenih zahteva, da pravočasno rezervirajo, proračunske stroške na poslovnih potovanjih in raziščejo druge možnosti, kot je potovanje za sestanke in usposabljanje, je pravi pristop za racionalizacijo stroškov poslovnih potovanj. Spoštujejo zaposlene.

Delodajalcu koristijo, ker se zaposleni čutijo spoštovani in skrbni, kar daje pozitivno moralo. Cikel pozitivnih odnosov se gibljejo v pravo smer.

Kaj pa poceni družinski izleti?