Osnovne spretnosti upravljanja za začetnike

Prva raven piramide upravljavskih veščin kaže osnovne veščine, ki jih mora obvladati vsak začetnik. To je temelj piramide vodstvenih veščin, ki kaže sposobnosti, ki jih mora vodja obvladati, da bi bil uspešen, in kaže, kako se te vodstvene spretnosti med seboj gradijo v smeri uspeha.

Osnovne spretnosti upravljanja

Obstajajo štiri osnovne upravljavske veščine, ki jih mora vsakdo obvladati, da bi imel uspeh v poslu vodenja. Te štiri osnovne veščine sonačrtovanje, organiziranje, usmerjanje in nadzor in so podrobneje obravnavani v nadaljevanju.

Načrt

Načrtovanje je prvi in ​​najpomembnejši korak pri vsaki nalogi upravljanja. Je tudi najpogosteje spregledan ali namensko preskočen korak. Medtem ko se bo obseg načrtovanja in zahtevanih podrobnosti razlikoval od naloge do naloge, bo to nalogo preskočiti tako, da povabi resno katastrofo, razen s slepo srečo. To je tisto, kar nam daje besedo 6-ih načrtov (ali 7 P-jev, odvisno od tega, kako štejete).

Čeprav večina ljudi povezuje termin načrtovanja s splošnim poslovnim načrtovanjem, obstajajo tudi različne ravni načrtovanja:

• Strateško načrtovanje
• Taktično načrtovanje
• Operativno načrtovanje

Obstajajo različne vrste načrtovanja:

• Načrtovanje ob nesrečah
• Načrtovanje nasledstva
• Načrtovanje kriz
• Načrtovanje nadomestil

Organizirajte

Upravitelj mora biti sposoben organizirati ekipe, naloge in projekte, da bi delo ekipe naredil na najbolj učinkovit in učinkovit način. Kot začetni vodja lahko organizirate majhno delovno skupino ali projektno skupino. Te iste veščine bodo potrebne kasneje v vaši karieri, ko boste morali organizirati oddelek ali nov oddelek podjetja.

Jasno je, da je med načrtovanjem dela in njegovo organizacijo veliko prekrivanja. Kadar se načrtovanje osredotoča na to, kar je treba storiti, je organizacija bolj operativna in se bolj osredotoča na to, kako najbolje opraviti delo.

Ko organizirate delo, morate:

• določiti potrebne vloge
• dodeli naloge vlogam
• določiti najboljši vir (ljudi ali opremo) za vlogo
• pridobiti vire in jih dodeliti vlogam
• dodeli sredstva vlogam in jim prenese pristojnosti in odgovornosti.

Ne glede na to, ali vam je bila dodeljena majhna ekipa ali projekt za upravljanje, morajo biti začetni menedžerji sposobni organizirati pisarne in podatkovne sisteme.

Morda ne boste mogli fizično premakniti ljudi, da bi združili vašo ekipo, vendar jo morate upoštevati. Po drugi strani pa boste morda morali premakniti več ljudi v majhen prostor, zato boste morali organizirati stvari, da bo ekipa lahko učinkovito delovala v tem prostoru. Kasneje v svoji karieri boste morda morali organizirati pisarno, ki bo prinesla ekipe iz različnih oddelkov in njihovih posebnih potreb.

Prav tako boste morali biti sposobni organizirati vse sisteme, ki bodo obdelali podatke, ki jih vaša ekipa potrebuje za zbiranje ali distribucijo. Te dni so verjetno računalniški sistemi. Odločiti se morate, ali morate na primer v skupni rabi spletne strani nastaviti na intranetu podjetja ali v mapi v skupni rabi na datotečnem strežniku. Kako boste organizirali sisteme, da bo imel vsakdo, ki potrebuje informacije, dostop do njega (in da ni na voljo tistim, ki ga ne bi smeli videti, kot vaši konkurenti)? Če vaša ekipa potrebuje ali proizvaja nekaj drugega kot informacije, morate organizirati tako, da vaša ekipa dobi tisto, kar potrebuje, ko jo potrebujejo, in da lahko pridejo do drugih, kar vaša ekipa proizvaja ob pravem času.

Ne pozabite na organiziranje. V to bomo stopali na višji ravni v 3. stopnji piramide upravljavskih veščin, toda tudi kot začetni manager morate biti sposobni organizirati sebe, svoj čas in svoj prostor, da boste lahko najbolj učinkoviti.

Končno, ne pozabite, da je redko dovolj, da se stvari enkrat organizirajo. Z nenehnimi spremembami v virih, ciljih in zunanjih dejavnikih se boste običajno morali reorganizirati in prilagoditi.

Neposredno

Usmerjanje je akcijski korak. Načrtovali ste in organizirali delo. Sedaj morate usmeriti svojo ekipo, da opravi delo. Začnite tako, da se prepričate, da je cilj vsem v ekipi jasen. Ali vsi vedo, kaj je cilj? Ali vsi vedo, kakšna je njihova vloga pri doseganju cilja ekipe? Ali imajo vse, kar potrebujejo (sredstva, pooblastila, čas itd.), Da opravijo svoj del?

Potegni, ne potiskaj

Bolj učinkoviti boste pri usmerjanju ekipe v smeri cilja, če ga potegnete (vodite), namesto da potisnete (zavlačujete in dajete naročila). Želite motivirati ljudi v vaši ekipi in jim pomagati ter jih navdihovati za cilje ekipe.

Nadzor

Nekateri pisci poskušajo to spretnost »zmehčati« tako, da jo imenujejo »usklajujejo« ali podobno.Raje imam močnejši izraz, nadzor, ker je bistvenega pomena, da upravljavec lahko nadzoruje dejavnosti skupine.

V zgornjih korakih ste načrtovali delo, organizirali vire, da bi se to zgodilo najučinkoviteje, in naročili ekipi, da začne delo. V nadzornem koraku spremljate opravljeno delo. Primerjate dejanski napredek z načrtom. Preverite, ali organizacija deluje tako, kot ste jo oblikovali.

Če vse poteka dobro, vam ni treba storiti ničesar drugega kot spremljati. Vendar se to redko zgodi. Nekdo zboli, sortiranje podatkovne baze traja dlje, kot je napovedano, ključni konkurent zniža cene, požar uniči sosednjo stavbo in več dni se mora evakuirati ali pa kakšen drug dejavnik vpliva na vaš načrt. Nadzorni korak sedaj narekuje, da morate ukrepati, da boste čim bolj zmanjšali učinek in čim hitreje vrnili stvari v želeni cilj.

Pogosto to pomeni, da se vrnemo v fazo načrtovanja in prilagodimo načrte. Včasih lahko zahteva spremembo v organizaciji. in morali boste vse preusmeriti k novim ciljem in jih navdihniti. Potem seveda nadzorujete nov načrt in ga po potrebi prilagodite. Ta cikel se nadaljuje, dokler ne dokončate naloge.

Orodja za nadzor upravljavcev

V nadzornem koraku določite standarde za zmogljivost in kakovost, nato pa spremljate, ali so izpolnjeni. Na voljo vam je toliko orodij, kot so stvari, ki jih morate spremljati.

• Orodja za razporejanje - številna programska orodja omogočajo vnos urnika in redno posodabljanje napredka. Program bo poudaril spremembe v urniku, tako da boste lahko prepoznali korektivne ukrepe.
• Finančni nadzor - kot upravitelj imate običajno proračun. Poročila finančnega oddelka vam bodo sporočila, kako vaša poraba (za ljudi in druge vire) ustreza načrtu.
• Ljudje nadzirajo - poskrbite, da bodo vsi ljudje v vaši ekipi delovali po načrtih. Če niso, morate najti in popraviti vzrok. Ali ne razumejo cilja? Ali nimajo potrebnih virov ali znanj? Ali je naloga za njih prevelika in jo je treba spremeniti ali dodeliti drugemu viru? Vaše delo kot vodja pomeni, da svojim članom ekipe posredujete povratne informacije o tem, kako njihova uspešnost ustreza načrtu. Ko se to ne zgodi, morate sprejeti korektivne ukrepe.