Profesionalna poslovna črka

Poslovno pismo je profesionalna korespondenca. Če pišete spremno pismo, priporočilno pismo ali hvala, boste morali upoštevati formalne konvencije poslovnega pisma. Upoštevanje teh smernic je pomembno. Določa ton, da jemljete korespondenco resno in zagotavlja, da se prejemnik pisma lahko osredotoči na vaše sporočilo (in ne na oblikovanje nedoslednosti, tipkarske napake ali druge manjše napake).

Preden napišete - ali dokončate - svoje naslednje poslovno pismo, si vzemite nekaj časa, da si ogledate, kako oblikovati črko, od izbire pisave do sloga, skupaj s katerim so uporabne pozdrave in prijave.

Različni formati za poslovna pisma

Opomba o oblikah poslovnih pisem. Obstajajo trije osnovni slogi poslovnih pisem:

• Oblika bloka: V tem slogu je vse besedilo poravnano levo. Preskočite eno vrstico med vsakim odsekom.
• Spremenjena oblika bloka: Večina vsebine je v tem slogu levo utemeljena, tako kot v črki za format bloka. V nadaljevanju so naštete izjeme: za vaše kontaktne informacije in brezplačne zapise, zavihek na sredino strani in tam napišite podatke.
• Poloblikovna oblika:Ta slog je včasih imenovan tudi format blokiranega sloja, ki je enak spremenjeni obliki bloka, razen da ima vsak odstavek zamaknjen.

Vsak od teh stilov je sprejemljiv za uporabo v poslovnem pismu, vendar so pravila za obliko blokov tako jasna, da je to lažja izbira. Mnogi programi za obdelavo besedil bodo imeli na voljo predloge, ki vam bodo pomagale ustrezno oblikovati pismo. Ne glede na to, katero obliko boste izbrali, poskrbite, da bo črka v enem presledku in preskočite presledek med vsakim odstavkom in oddelkom.

Poklicni nastop

Nastopi so pomembni! Poslovno pismo je profesionalna korespondenca, vendar ne bo tako zaznano, če se odločite za čudaško pisavo ali imate veliko napak. Spodaj je nekaj smernic:

• Izberite ustrezno pisavo in velikost pisave.
• Izogibajte se priložnostnemu jeziku ali slengu.
• Preprečite tipkarske napake in slovnične napake s previdnostjo.
• Če izpisujete pismo, razmislite o izbiri kakovostnega papirja. Ne glede na papir, ki ga izberete, pazljivo zložite pismo, preden ga vstavite v ovojnico. Če lahko, vtipkajte naslov prejemnika na ovojnici; če to ni mogoče, uporabite svoj čeden rokopis.

Kaj je treba vključiti v vsak oddelek pisma

Vaši podatki za stik:Vaše kontaktne podatke vključite v naslednjem vrstnem redu.

Tvoje ime

Vaš naslov

Mesto, državna poštna številka

Vaša telefonska številka

Vaš email naslov

Opomba: Če uporabljate personalizirano pisemsko glavo, ki vsebuje te informacije, pustite ta razdelek.

Datum:V Združenih državah Amerike je format za pisanje datuma mesec, datum in leto. Na primer, 3. september 2018. Ne skrajšajte meseca.

Kontaktni podatki prejemnika:Vključite kontaktne podatke osebe, ki jo pišete. Če nimate določenega imena, pustite to izključeno.

Ime

Naslov

Podjetje

Naslov

Mesto, državna poštna številka

Pozdrav:Začnite pismo s pozdravom, kot je "Dragi", ki mu sledi naslov in ime. Oglejte si več primerov ustreznih pozdravov, ki jih lahko uporabite v poslovnem pismu, pa tudi nasvete, kaj storiti, če nimate posebne kontaktne osebe. Sledite imenu osebe z dvopičjem.

Spoštovani gospod. Priimek:

Delovni dopis

Naj bo vaše pismo preprosto in osredotočeno, zato je namen vašega pisma jasen.

Prvi odstavek vašega poslovnega pisma naj bi predstavljal, zakaj pišete. Nato v naslednjih odstavkih zagotovite več informacij in podrobnosti o vaši zahtevi. Zadnji odstavek bi moral ponoviti razlog, zaradi katerega pišete, in se zahvaliti bralcu za pregled vaše zahteve.

Eno presledek vaše pismo in utemeljite svoje pismo na levi. Med vsakim odstavkom pustite prazno vrstico.

Brezplačno:

S spoštovanjem, Podpis:

Ročno napisani podpis (za pismo, poslano po pošti)

Vtipkani podpis

Predloga za poslovno pismo

To je primer profesionalnega poslovnega pisma. Prenesite predlogo profesionalnega poslovnega pisma (združljivo z Google Docs in Word Online) ali si oglejte spodnje primere.

Prenesite predlogo za besedo

Primer poslovnega pisma (besedilna različica)

Joan Lau

123 Glavna ulica

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1. september 2018

Steven Kramer

Direktor kadrov

Acme pisarniške potrebščine

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Spoštovani gospod Kramer, Danes pišem, da vas ali drugega predstavnika vašega podjetja povabim, da spregovorite na letni metropolitanski poslovni konferenci, ki bo potekala v hotelu North Branch od 15. do 18. januarja 2019.

Tema naše prihajajoče konference je iskanje in zaposlovanje zaposlenih, ki ustrezajo kulturi podjetja. Z rastjo, ki jo je vaše podjetje videlo v zadnjih petih letih, verjamem, da boste lahko veliko ponudili našemu občinstvu.

Kot del paketa zvočnikov vam ponujamo skromen honorar in mizo za šest na večerji v soboto zvečer.

Če imate kakršnakoli vprašanja ali želite izvedeti več o priložnosti za govor, prosim vas obvestite. Moja številka mobilnega telefona je 555-555-5555 in moj e-naslov je [email protected].

Veselim se vašega odziva. Hvala za vašo pozornost.

S spoštovanjem, Vaš podpis (tiskano pismo)

Joan Lau

Pridobite več predlog in primerov

Preobremenjeni z vsemi koraki pri oblikovanju dopisovanja poslovnih pisem? Predloga lahko pomaga. Microsoftove pisemske predloge so na voljo kot brezplačen prenos za uporabnike Microsoft Worda ali pa so na voljo v vašem programu Word, da jih uporabite za ustvarjanje različnih poslovnih in delovnih pisem.

Če niste prepričani, kaj morate napisati v poslovnem pismu, si oglejte vzorčne iskalne poizvedbe in delovna pisma za navdih.