5 Razlike med projekti in podjetji kot običajnimi

Delate na projektu? Ali je to, kar delate, del vsakodnevnega poslovanja vašega podjetja?

Ko govorim z ljudmi v skupinah, mi pogosto pravijo, da niso prepričani, ali delajo na projektu ali poslu kot običajno. Oba sta potrebna v organizaciji in sta enako veljavna, vendar pomaga razumeti, na čem delate, da boste bolje videli, kje se ujema z organizacijo.

Obstaja pet glavnih razlik med projektnim delom in poslovanjem kot običajno (pogosto skrajšano kot BAU).

Spreminjanje v primerjavi z identifikacijo podjetja

Najprej je razlika v načinu obdelave sprememb.

Poslovanje kot običajno poslovanje vodi podjetje. Obdržijo luči, služijo strankam in zadenejo cilje. BAU ekipe so tudi prve, ki vedo, kdaj obstoječi procesi ne delujejo in niso več uporabni. Ko se to zgodi, ekipe BAU ugotovijo potrebo po spremembi.

Vodja kot del strateškega pregleda lahko predlaga, katere spremembe je treba narediti, da bi enota dosegla svoje cilje. Ali pa lahko član ekipe predlaga spremembo. Na drugem koncu spektra, lahko imate celoten poslovni primer, ki ga pripravi višji menedžer, da zagotovi spremembe, ki so potrebne za pomoč pri doseganju letnih ciljev.

Ne gre le za racionalizacijo poslovnih procesov. Tisti, ki delajo v vlogah BAU, lahko zavedajo tudi spremembe, ki so bistvene zaradi premikov v regulativnem okviru ali kot del konkurenčnega okolja organizacije. Frontline osebje dela za uresničitev strategije in ve, kaj želi biti drugačen.

Projekti pa po drugi strani pomagajo pri izvajanju vseh teh sprememb. Projekti zagotavljajo spremembo funkcij BAU s pomočjo projektnega vodenja. Pojasnili bomo, kaj je vodenje projekta še dlje. Projektna organizacija sodeluje pri zagotavljanju sprememb, ki so jih določile ekipe BAU. To se zgodi, ko je projekt prešel v postopek odobritve, ki je običajno poslovni primer in odobritev višjega vodstva.

To ne pomeni, da ljudje v projektni vlogi ne morejo nikoli predlagati izboljšav poslovne prakse, vendar bodo to počeli v vlogi zaposlenega in ne kot del njihove projektne vloge.

Ta delitev, ki jo boste slišali tudi kot "spremembo poslovanja, vodenje poslovanja", je opazna tudi na koncu projektov. Sprememba, ki jo izvaja projekt, je, da se doseže izhod. To bi lahko bila nova programska oprema, zgradba, nova storitev ali kaj drugega. Ekipa BAU je odgovorna za to in jo dobro izkoristi za doseganje koristi. Z drugimi besedami, projekt zagotavlja zmožnost za pridobivanje koristi, operacije BAU pa to zmožnost uporabljajo za pridobivanje koristi.

Upravljanje z zmanjševanjem tveganja

Da bi bile poslovne funkcije običajne, boste ugotovili, da si ekipe BAU prizadevajo ublažiti vsa tveganja za operacije. Sprejem negotovosti iz poslovanja za boljšo organizacijsko stabilnost in ponovljive procese je dobra stvar.

Projekti zaradi svoje narave edinstvenosti in negotovosti zahtevajo element tveganja. Podjetje naredi nekaj koraka v neznano samo s projektom, saj uvaja spremembe in prinaša nekaj, kar prej ni bilo.

Projektne skupine zato tveganje obravnavajo drugače kot ekipe BAU. Vodje projektov poskušajo upravljati tveganja - tako pozitivna kot negativna -, da bi dobili najboljše rezultate. To lahko vključuje zmanjševanje tveganja, da bi poskusili omejiti verjetnost, da se bo to zgodilo, vendar vključuje tudi druge strategije za obvladovanje tveganja. Malo je verjetno, da boste kdaj koli pogasili tveganje v zvezi s projektom, vendar boste to lahko storili zaradi dobrih operativnih razlogov za vaše delo.

Eden je časovno vezan, drugi je v teku

Projekti imajo začetni, srednji in končni datum in so enkratni dogodek. To je življenjski cikel projekta. Dejansko je najpomembnejša značilnost projekta ta, da se konča. V tem času projektni vodja in tim delata na projektu. Na koncu je ekipa razpuščena.

BAU ne preneha in je v teku. Seveda lahko funkcijo zaprete ali ustavite proces, če za podjetje ni več potreben - čeprav bi se to upravljalo kot projekt! Funkcija BAU ustvarja stalno delo brez predvidljivega končnega datuma.

Če želite kapitalizirati ali ne kapitalizirati

Projekti se lahko kapitalizirajo in pogosto BAU ne more biti - zanašate se na operativne stroške za vaše tekoče poslovanje kot običajno delo. Z drugimi besedami, računovodsko obravnavanje projektov in drugih nalog je različno.

Financiranje projektov se pogosto nanaša na uvedbo sredstva - kar pomeni, da se stroški lahko kapitalizirajo. V nekaterih primerih, odvisno od tega, kje se nahajate v svetu, in vaših lokalnih računovodskih predpisov, lahko stroške projekta celo zmanjšate pod linijo.

Stroški BAU se običajno obravnavajo kot operativni stroški (odhodki iz poslovanja) in se spremljajo v izkazu poslovnega izida družbe.

Financiranje projektov in financiranje podjetij je na splošno zelo specializirano področje, zato je vedno najbolje, da se posvetujete s svojimi finančnimi strokovnjaki, preden se odločite o tem, kaj naj se in kaj ne bi smeli izkoriščati v vaši organizaciji. Računovodska pravila se razlikujejo glede na državo in celo po organizacijah, kjer imajo posamezna podjetja posebne procese in načine opravljanja stvari.

Če ste v dvomih, vedno preverite!

Medfunkcionalne in funkcionalne ekipe

Nazadnje obstaja velika razlika v sestavi projektnih skupin. Projekti običajno vključujejo multidisciplinarne skupine strokovnjakov, ki združujejo posamezne rezultate. Pomembno je vedeti, kako motivirati projektno skupino, saj vsi ne vedo, kakšen je cilj na samem začetku. Če ljudje nimajo jasnega razumevanja, kaj delajo, potem se ponavadi ne trudijo najbolje opraviti svojega dela.

Projektne skupine so sestavljene iz ljudi, ki izpolnjujejo določene vloge. To niso delovna mesta, ampak delovna mesta znotraj projekta z različnimi odgovornostmi. Glavne vloge projektne skupine so:

• Sponzor projekta
• Vodja projekta
• Višji dobavitelj (organizacija, odgovorna za opravljanje dela, ki bi lahko bila interna skupina, kot je IT ali zunanji izvajalec ali prodajalec)
• Stranka (to je lahko notranji uporabnik, na primer drug vodja oddelka ali, v organizaciji za storitve za stranke, stranka, za katero izvajate projekt)
• Strokovnjaki za področje (ljudje so v ekipo pripeljali bodisi v času trajanja projekta bodisi njegovega dela, ki uporabljajo svoje strokovno znanje, da prispevajo k uspehu projekta).

Več o vlogah v projektni skupini.

Po drugi strani pa delo BAU upravljajo funkcionalne skupine. So strokovnjaki sami po sebi, vendar so združeni kot delitev. Običajno je medfunkcijsko prekrivanje z drugimi oddelki manj kot projektne skupine.

Običajno je zelo jasno, na kaj naj bi delale ekipe BAU, cilji pa so jasni. Imeli bodo opredeljene cilje in vizijo za vlogo, ki jo ima oddelek v podjetju. Primer bi lahko bila skupina za storitve za stranke, ki deluje kot del večjega oddelka za storitve za stranke, ki obravnava klice in e-pošto od strank o vašem izdelku.

To je zapleteno, ker se lahko prekrivajo. Na primer, vodja ekipe v klicnem centru je specialist na tem področju. Lahko so dodeljeni projektni skupini za upravljanje delovnega paketa in virov, povezanih z izvajanjem dela projekta, ki se nanaša na stik s strankami. Toda pri njihovem projektnem delu prevzamejo vlogo strokovnjaka za področje, ne pa vodje ekipe za storitve strank. Kot član projektne skupine bodo odgovorni za svoj del proračuna projekta in imajo visoko stopnjo diskrecije glede tega, kako se delo izvaja, da bi dosegli končne cilje.

Tega morda ne bodo imeli v svoji vlogi BAU.

BAU in projektni spori

Projektno delo in delo v okviru projekta BAU lahko lepo ležita drug ob drugem, vendar je lahko pogosto tudi napetost. To se zgodi zato, ker projekti poskušajo spremeniti status quo. Status quo deluje precej dobro in ljudje večinoma nimajo radi sprememb.

Drugič, ko prosite ljudi, da se pridružijo vaši projektni skupini, lahko trpijo zaradi konflikta lojalnosti. Ali je njihova prva odgovornost za njihovo dnevno delo ali projekt? Pri tem lahko pomagajo jasni cilji in močna predanost vodstvu projekta ter ohranjanje odprtih komunikacijskih linij, tako da vedo, katere prednostne naloge bi morale biti.

Tretjič, ohranjanje poslovanja je vedno prednost. To pomeni, da bodo projektne skupine, ki bi lahko opazile, da se njihovo financiranje zmanjšuje, ključni viri, ki so se vrnili k vlogam in rokom BAU, zamujali, ker je ohranjanje vsakodnevnih dejavnosti organizacije usmerjeno.

Vodje projektov se lahko razočarajo, vendar bo vedno tako, in to bi moralo biti. Ni smiselno izvajati fantastičnega projekta, če je podjetje v tem času propadlo in ni nikogar več, da bi uporabil tisto, kar ste zgradili!

Ob upoštevanju teh smernic bi moralo biti enostavno videti, če delate na projektih ali BAU ali oboje.