Kako ustvariti sporočilo o izstopu izven porodniškega dopusta

Pomembno je, da se ustvari pravi odziv na pisarni, zlasti ko gre na porodniški dopust. Sporočilo ustvari osebno mejo, ki pošiljatelja opozori, da ne bo na voljo med dopustom, in jih obvešča o tem, s kom se lahko obrnete v času vaše odsotnosti. Zgodnja nastavitev lahko omogoči izdelavo namenske opombe. Na ta način se boste počutili samozavestni v svojem sporočilu, zato se bodo vaši sodelavci in stranke počutili zanje.

Tukaj je pojasnilo, ki vam bo pomagalo razumeti pomen vašega sporočila in zakaj bi morali načrtovati čas za delo.

Nastavi pričakovanja za vsakogar

Porodniški dopust, ki ga vzamete po rojstvu otroka, je zaseben in zelo poseben. Trenutki z novorojenčkom se nikoli ne morejo ponovno zajeti. Zato je pomembno zaščititi to obdobje v vašem življenju.

Veste, kako je, ko ste na dopustu, dobili službeni e-poštni naslov, kajne? Počutite se prisiljeni poslati hiter odgovor. Toda medtem ko ste na dopustu, za to sploh ni časa. Hiter odgovor se lahko poveča v večji problem.

V svoj družini sprejmete novega člana. Ta čas vezanja bo poln neprespanih noči, nepredvidljivega urnika, okrevanja, zdravniških sestankov, obiskovalcev in še veliko več. Prav tako bo prišlo do dobrih sprememb, ki jih boste želeli upravljati. Pisanje e-poštnih sporočil pod temi pogoji ne bo prineslo vašega najboljšega dela.

Vaše sporočilo "out of office" vas bo zaščitilo pred prekinitvami dela in slabo premišljenimi e-poštnimi sporočili.

Določitev meja je pomembna v tem času. Da bi lahko vaše delovno življenje zadržali, ugotovite, da je vaše novorojenče in vse, kar prihaja s svežnjem veselja, glavna prednostna naloga. Ko ustvarite pravilno sporočilo o odsotnosti, bodo ljudje razumeli, kakšna je vaša trenutna prioriteta in bodo spoštovali meje, ki jih določa.

Torej, kako ustvariti super sporočilo, ki pomaga zaščititi tako poseben čas?

Dajte svojemu izvensrednemu sporočilu nekaj misli

Ko bo približno 26 tednov noseča, začnite delati na sporočilu o odsotnosti. Če imate možnost, da shranite naslov za to, ga naslovite "Porodniški dopust - zunaj urada".

Priprava sporočila pred časom vam daje večji nadzor nad tem, kaj bo vaše sporočilo povedalo.

Vi ste tisti, ki ve, kako opraviti svoje delo, ki bo prevzel vaše odgovornosti in kdaj se boste vrnili v pisarno. Odločite se, ali želite vključiti določen datum ali teden vrnitve na delo, ali pa razmislite, da ne omenjate datuma, če niste prepričani. Če ne navedete določene osebe, s katero se lahko obrne pošiljatelj, se odločite, ali želite posredovati e-poštni naslov svojega upravitelja in / ali telefonsko številko.

Ustvarjanje sporočila zgodaj vam prihrani, vašemu delodajalcu in času stikov. Morda boste morali nepričakovano zapustiti pisarno (za dostavo otroka); rezultat tega je, da ima pripravljeno sporočilo IT skrbnik ali vaš upravitelj sporočilo, ki ga bo uporabil. Ali želite, da IT ali vaš vodja določita ton tega sporočila? Vraga ne! Poleg tega sporočilo, ki ga je ustvaril vaš delodajalec, morda ne odraža jezika ali sporočila, ki ga želite posredovati vašim stikom. Prav tako lahko povzroči zmedo ali nesporazume s strankami, še posebej, če so na voljo dalj časa.

Ko je sporočilo končano, obvestite svojega upravitelja. Z veseljem bodo slišali, da ste pripravljeni na izhod, in še ena stvar, ki jo boste morali narediti, da vas podpirajo.

Stvari, ki jih je treba vključiti v vaše sporočilo

Spodaj je prikazano vzorčno sporočilo, ki ni v službi. Ko omogočite sporočilo v programski opremi za e-pošto, se bo samodejno odzval na vsa sporočila, ki ste jih prejeli v določenem času.

Od vas je odvisno, ali želite prejemnike obvestiti, kje ste. Lahko preprosto rečete, da ste zunaj pisarne, ali pa lahko sporočite, da ste na porodniškem dopustu. Uporabite lahko tudi različico tega e-poštnega sporočila za podaljšane počitnice ali poslovna potovanja.

Kjer vidite (oklepaji), vstavite ustrezne besede ali besedne zveze v svoje okoliščine.

Vzorec e-poštnega sporočila o izstopu iz pisarne za materinstvo (besedilna različica)

Hvala za vašo elektronsko pošto. Na porodniškem dopustu sem zunaj urada, dokler ne pričakujete, da se boste vrnili.

Če potrebujete takojšnjo pomoč, se obrnite na (ime sodelavca, ki vam ga pokriva, s kontaktnimi podatki, e-poštnim naslovom vašega upravitelja ali telefonsko številko).

(Če so nekateri projekti zajeti, navedite ime projekta in osebo, ki vas pokriva).

Če vaša zadeva ni nujna, bom odgovoril na vaš e-poštni naslov po vrnitvi.

Prijazni pozdravi, (Tvoje ime)