I-9 Vsebina datotek za zaposlene

Obrazec I-9, preverjanje upravičenosti zaposlitve je obrazec, ki ga zahteva Ministrstvo za domovinsko varnost - USCIS, da dokumentira upravičenost do zaposlitve v Združenih državah. Kot delodajalec morate izpolniti obrazec I-9 za vsakega zaposlenega, ki ga zaposlite.

Vsi zaposleni, državljani in nedržavljani, zaposleni po 6. novembru 1986, morajo v času najema izpolniti 1. del obrazca I-9. Delodajalec je odgovoren za to, da zaposleni pravočasno in pravilno izpolni 1. del obrazca I-9.

Delodajalec mora preveriti preverjanje zaposlitve in zagotoviti, da sta tudi oddelka 2 in 3 obrazca I-9 pravilno izpolnjena. Delodajalci morajo izpolniti oddelek 2 obrazca I-9 tako, da v treh (3) delovnih dneh od dneva začetka zaposlitve preverijo podatke iz prve roke (samo izvirne dokumente) o identiteti in upravičenosti do zaposlitve.

Zaposleni mora biti fizično prisoten, njegovi originalni dokumenti pa morajo biti osebno pregledani. Delavec, ki pregleda izvirne dokumente, mora podpisati oddelek 2 I-9.

Obrazec potrjuje, da ste preverili dve odobreni obliki identifikacije, ki dokazujeta, da je zaposleni zakonito pooblaščen za delo v Združenih državah.

Delodajalci ali njihovi pooblaščeni zastopniki morajo izpolniti oddelek 3, ko odkrijejo, da je zaposleni upravičen do dela v ZDA. Ko delodajalec ponovno zaposli v treh letih od datuma, ko je bil I-9 prvotno zaključen, imajo delodajalci možnost, da izpolnijo nov obrazec I-9 ali izpolnijo oddelek 3.

Občasno morate pregledati obrazce I-9 in zagotoviti, da imate izpolnjen obrazec za vsakega zaposlenega. Preveriti morate verodostojnost in popolnost ter shraniti dokaze o reviziji in o vseh usposabljanjih, ki so jih prejeli uslužbenci, ki so končali ali shranili I-9.

Lokacija izpolnjenih obrazcev I-9

Zaradi teh razlogov boste želeli, da so vsi zaposleni I-9 in priložena dokumentacija v ločeni kadrovski datoteki.

Vlada lahko te obrazce pregleda. Če vladni uslužbenci pregledajo vaše obrazce I-9, jim ne želite dovoliti dostopa do osebnih datotek vaših zaposlenih in zaupnih informacij, ki jih vsebujejo.

Zato v interesu zaupnosti zaposlenih in omejenega dostopa želite izolirati zaposlene I-9 v eni mapi, ki je posebej namenjena shranjevanju I-9.

To varuje zasebnost vaših zaposlenih in hkrati prihrani delodajalca od morebitnega odgovarjanja na dodatna vprašanja, ki jih postavlja vsebina datoteke zaposlenih. Morda nehote odprete svoje podjetje za povečano preiskavo zaposlenih v USCIS. Izogibajte se temu.

Trenutna preiskava datoteke I-9

V skladu z ameriško zakonodajo o priseljevanju in carini (ICE) lahko vlada pregleda vaše I-9: "Postopek upravnega pregleda se začne z vročitvijo obvestila o inšpekciji (NOI) delodajalcu, ki zahteva izdelavo obrazcev I-9.

"Po zakonu imajo delodajalci na voljo vsaj tri delovne dni, da predložijo obrazce I-9. Pogosto ICE od delodajalca zahteva predložitev dokazne dokumentacije, ki lahko vključuje kopijo plačilne liste, seznam trenutno zaposlenih, statut, in poslovne licence."

Sedanji trend je, da ICE povečuje svoja prizadevanja za izvrševanje. Delodajalci se vse pogosteje soočajo s kazenskimi obtožbami upravljavcev, lastnikov in uslužbencev kadrov, ker niso pravilno izpolnili in shranili obrazcev I-9 za vsakega zaposlenega. Podjetja so vse bolj prejemala znatne globe in so bila izključena.

Delodajalci morajo resno obravnavati obrazce I-9. Resno. Potrebujemo več?

Glej sedanji obrazec I-9 in popolna navodila za njegovo izvajanje na Ministrstvu za domovinsko varnost - USCIS.

Poznan tudi kot:datoteke zaposlenih, evidence zaposlenih, datoteke s kadri, dokumentacijo