Politika dostopa do osebnih datotek in povezave do vzorcev

Vsi oddelki za človeške vire vodijo obsežne evidence. Zakon določa, da morajo številne med njimi ohranjati v določenih časovnih obdobjih. Zaposleni se dobro zavedajo, da ti zapisi obstajajo (in nekateri so pod vtisom, da jih datoteka sledi od podjetja do podjetja, kar ni res).

Ker zaposleni vedo, da ti zapisi obstajajo, jih bodo občasno videli, da bodo videli, kaj datoteka vsebuje.

Pri odločanju, kako zagotoviti zaposlenim (in nekdanjemu dostopu zaposlenega), upoštevajte vse zakone, ki veljajo za vaše podjetje. Mnoge države imajo zakone, ki od podjetja zahtevajo, da določenim delom datoteke omogoči dostop do sedanjih in nekdanjih zaposlenih. Preverite pri svojem odvetniku za zaposlitev, da je vaša politika v skladu z vsemi zakoni.

Zvezni zakon, na primer, zahteva, da se zapisi v zvezi z zakonom Američani z invalidi ločijo od kadrovskih evidenc. Če je vaše podjetje predmet HIPAA, poskrbite, da bo tudi vaše zdravstveno evidenco skladno s tem.

Morda boste imeli veliko manevrskega prostora v tem, kar dovolite zaposlenim, da vidijo v svoji datoteki. Vendar ne pozabite, da tudi če ugotovite, da zaposleni ne more imeti dostopa do določenih informacij, kot so referenčni pregledi, je v primeru tožbe ta podatek mogoče odkriti.

Zato naročite svojemu osebju, da natančno zapisuje stvari in ves čas sledijo zakonu. Zapisi zaposlenih niso kraj za notranje šale ali snide komentarje. Ti ne sodijo na sodišče.

Splošno pravilo je, da ima en nadzornik v evidencah zagotovilo, da se postopki upoštevajo in so skladni. Ne želite, da en kadrovski vodja ljudem omogoča, da svoje zapise vrnejo na svoje mize, medtem ko drugi zavrne dostop.

Če zahtevate od vseh, da gredo skozi en sam vir, so stvari dosledne in zakonite. Zakoni o hrambi dokumentov in zapisov ter dostopu so zapleteni. Poskrbite, da boste vedno na tekočem.

Spodnja politika je dober začetek za vaše podjetje, vendar upoštevajte, da se lahko vaši državni in lokalni zakoni razlikujejo.

Primer politike dostopa do evidenc zaposlenih

Vsi zaposleni, nekdanji zaposleni in predstavniki zaposlenih lahko nekatere vsebine svojega kadrovskega dosjeja pregledujejo vnaprej s pomočjo kadrovskega osebja. Ogledate si lahko dokumente, ki se nanašajo na zaposlitvene kvalifikacije za zaposlitev, kot so vloga, napredovanje, disciplinski ukrepi in prenos. Poleg tega lahko zaposleni pregleda obrazce za podpis politik in zapise o usposabljanju.

Dokumenti, ki jih zaposleni ne morejo pregledati, vključujejo sklicevanja ali referenčne preglede, zapise vseh preiskav, ki jih opravi uprava, zdravstvene kartoteke, dokumente v zvezi s sodnim postopkom, vsak dokument, ki bi kršil zaupnost drugega zaposlenega, in dokumente, ki se uporabljajo za načrtovanje zaposlenih.

Postopek

Zaposleni, ki želi pregledati dovoljeno vsebino svojega osebnega dosjeja, naj obrne na kadrovsko službo s 24-urnim obvestilom (brez vikendov). Nekdanji zaposleni ali ljudje, ki niso zaposleni v kadrovskih službah, morajo predložiti identifikacijo in / ali dokazilo o dovoljenju za dostop do osebnega dosjeja.

Zaposleni morajo pregledati svoje kadrovske spise v prisotnosti osebja za kadrovske zadeve.

Zaposleni ne smejo iz urada odstraniti katerega koli dela osebnega dosjeja.

Delavec lahko zahteva fotokopije datoteke ali delov datoteke. Osebje, zaposleno v kadrovski službi, bo zagotovilo fotokopije. Za obsežno kopiranje bo moral zaposleni plačati fotokopije.

Če zaposleni ni zadovoljen z dokumentom v svojem osebnem dosjeju, lahko zaposleni v prisotnosti osebe za kadrovske zadeve napiše pojasnilo ali pojasnilo in ga priloži spornemu dokumentu. Osebje HR-ja ali zaposleni v nobenem primeru ne bodo spremenili dejanskega dokumenta.

Delavec lahko zaprosi tudi za odstranitev dokumenta iz osebnega dosjeja. Če se človeško osebje strinja, se dokument lahko odstrani. Če se osebje za kadrovske zadeve ne strinja, se zadeva lahko pritoži na način, ki je predpisan v politiki družbe Open Door.

Upamo, da ste to politiko ugotovili kot koristno, ko razvijate svojo politiko dostopa do osebnih datotek za vašo organizacijo. Prilagodite pravilnik tako, da bo ustrezal potrebam in kulturi vaše organizacije.