Pregled osebnih datotek in pravilnik vzorčne datoteke

Dokumentacija o osebju je shranjena dokumentacija delodajalca o zgodovini in stanju celotnega delovnega razmerja s posameznim zaposlenim. Delodajalec to zaposlitveno dokumentacijo vodi iz kadrovske dokumentacije iz treh razlogov.

• Delodajalec želi imeti natančne informacije pri roki in organiziran, kadar potrebujete dostop do informacij iz kakršnega koli razloga. Spremembe stikov v sili, naslovi zaposlenih, sledenje ocenam uspešnosti, disciplinske pisma, prepoznavanje zaposlenih in materiali za prijavo zaposlitve so primeri informacij, ki jih bo delodajalec želel hitro dostopiti.
• Delodajalec mora hraniti dokumentacijo o kadrovskih vprašanjih, kot so izbira zaposlenih, uspešnost, zgodovina dela, utemeljitev odškodnine in vloge za interno napredovanje.

  EEOC zahteva, tožbo ali celo potrebo po utemeljitvi pomanjkanja povišanja ali napredovanja zaposlenega zahteva, da je delodajalec zbral in ohranil to vrsto dokumentacije zaposlenih.

• Nekateri zapisi zaposlenih se zahtevajo od zveznih ali državnih vlad za delodajalce. Organiziranje informacij o zaposlenih v osebni datoteki je smiselno za dostop in pravno skladnost ter pripravljenost.

Vrste osebnih datotek

Delodajalec na splošno vzdržuje več vrst osebnih datotek, za poslovno uporabo, za zaupnost zaposlenih, za zasebno medicino in za skladnost z zakonom. Ne vem za noben zakon, ki pravi, koliko datotek mora delodajalec obdržati.

Vendar pa obstaja veliko zakonov, obstajajo pa tudi najboljše prakse za zaupnost zaposlenih, ki urejajo vsebino osebnih datotek in imajo dostop do teh informacij. To so osebni dosjeji, ki jih ima večina delodajalcev v ZDA. (Zakoni in prakse po vsem svetu se lahko razlikujejo.)

• Datoteka za osebje: To je glavna datoteka zaposlenih, ki vsebuje zgodovino delovnega razmerja.
• Datoteka za izplačilo plač: Želite ohraniti ločeno datoteko za vsa vprašanja v zvezi s plačami in plačami.
• Medicinska datoteka zaposlenih: Zvezni Zakon o prenosljivosti in odgovornosti za zdravstveno zavarovanje iz leta 1996 (HIPAA) zahteva od delodajalcev, da zaščitijo zdravstvene evidence zaposlenih kot zaupne.
• I-9 obrazci zaposlenih: Za vse obrazce I-9 zaposlenega (ne na zaposlenega) morate imeti ločeno datoteko, ker ne želite, da državni uslužbenci, ki so pooblaščeni za preverjanje teh obrazcev v različnih okoliščinah, gledajo skozi vaše glavne zaupne datoteke zaposlenih.

Dostop zaposlenih do kadrovskih datotek

Zaposlenim je omogočen dostop do svojih kadrovskih dokumentov zaposlenih pod vodstvom in nadzorom osebja za kadrovske zadeve. Zapisi o osebju zaposlenih se štejejo za lastnino delodajalca, ki je odgovoren za njihovo vzdrževanje in varovanje.

Primer pravilnika o osebju

Sledi vzorčna politika za osebje v vašem podjetju. Obravnava različne datoteke, ki so priporočene, in kdo bi moral imeti dostop do vsake datoteke.

Vzorčna politika

Za vsakega zaposlenega družba vzdržuje tri datoteke zaposlenih.

A osebje vzdržuje se za vsakega zaposlenega (ime vašega podjetja). Ti osebni dosjeji vsebujejo zaupne dokumente in jih upravljajo in vzdržujejo zaposleni v kadrovskih službah.

Dostop do te datoteke je omejen na osebje kadrovske službe in predvideva, da vodja vsakega zaposlenega vodi svojo datoteko z dokumenti, ki so pomembni za delovno uspešnost zaposlenega.

Tipični dokumenti v kadrovskem dosjeju vključujejo prijavo za zaposlitev, obrazec za stike z družinskimi stiki, dokumentirano zgodovino disciplinskih ukrepov, življenjepis, priročnik za zaposlene in delodajalčeve podpisane liste, trenutne osebne podatke in reference.

Vse datoteke o osebju ne vsebujejo istih dokumentov, vendar ima vsaka osebna datoteka nekaj dokumentov, ki so enaki.

Plačilne liste vzdržujejo se tudi; plačilne datoteke vsebujejo zgodovino zaposlitvenih služb, oddelkov, odškodninske spremembe itd. Dostop do plačilne datoteke je omejen na ustrezno računovodsko in kadrovsko osebje.

An zdravstveno kartoteko zaposlenega vzdržuje tudi. Vsebina zdravstvene kartoteke ni na voljo nikomur, razen osebju, imenovanemu za kadrovske zadeve, in zaposlenemu, katerega zapisi so shranjeni v datoteki. Na ime vašega podjetja), zdravstvene datoteke prejemajo najvišjo stopnjo varnega shranjevanja in zaupnosti.

Zaposleni si lahko ogleda svoje osebne spise tako, da se v običajnem delovnem času obrne na osebo za kadrovske zadeve. Noben zaposleni ne sme spreminjati ali odstranjevati nobenega dokumenta iz svojega osebnega dosjeja, ki ga je treba videti v prisotnosti osebja kadrovske službe.

Poznan tudi kotdatoteke zaposlenih, evidence zaposlenih, datoteke s kadri, dokumentacijo

Opozorilo - Opomba:

Susan Heathfield si prizadeva ponuditi natančno, razumno, etično upravljanje s človeškimi viri, delodajalce in nasvete na delovnem mestu tako na tej spletni strani, kot tudi na tej spletni strani, vendar ni odvetnik in vsebina na spletnem mestu, ni zagotovljena za točnost in zakonitost, in se ne sme razumeti kot pravno svetovanje.

Spletno mesto ima svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju se od države do države in države razlikujejo, zato spletno mesto ne more biti dokončno za vse vaše delovno mesto. Če ste v dvomih, vedno poiščite pravnega svetovalca ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih virov, da zagotovite, da so vaše pravne razlage in odločitve pravilne. Informacije na tem spletnem mestu so samo za usmerjanje, zamisli in pomoč.