Seznam spretnosti uradnih pomočnikov s primeri

Položaj pomočnikov v pisarni je mogoče najti v vseh industrijskih panogah in si deliti precej veliko veščin. Pisarniške pomočnike včasih imenujemo sekretarji ali upravni pomočniki, vendar pomagajo pri delovanju pisarne. Ne glede na to, ali urad pripada odvetniški pisarni, medicinski praksi, izobraževalni ustanovi ali korporaciji, so potrebe podobne; nekdo mora vnesti zapise, vzdrževati urnike in skrbeti za rutinsko komunikacijo v imenu ljudi, ki uporabljajo pisarno.

Ta nekdo bi lahko bil vi.

Odgovornosti uradnega pomočnika za delo

Medtem ko so uradni položaji na splošno podobni drug drugemu, je delo še vedno spremenljivo, saj se razlikuje od dneva do dneva in ne od pisarne do urada. Danes boste lahko delovali kot receptorka, jutri boste morda morali popraviti tiskalnik, dan po tem pa boste morali celotno omarico za arhiviranje prenesti v 21. stoletje. Za uspeh potrebujete zelo širok nabor znanj.

Pisarniški pomočniki so med velikimi neporočenimi junaki poslovnega sveta, ker ko opravljate svoje delo, nihče ne opazi - pisarna se zdi, da deluje sama. Toda nekateri ljudje uživajo v hitrem in prilagodljivem delu, občutku, da ste v središču vsega. In dobra sekretarica lahko še vedno najde delo skoraj kjerkoli, v kakršni koli organizaciji.

Kako uporabljati sezname spretnosti

Te sezname znanj lahko uporabite v celotnem procesu iskanja zaposlitve. Prvič, imena teh veščin delujejo kot ključne besede, zato pri pisanju svojega življenjepisa uporabite čim več. Ne zanašajte se na najemanje nadzornikov, da ugotovite, da imate to, kar hočejo, in mu neposredno povejte.

Drugič, lahko uporabite te iste ključne besede v spremnem pismu. Osredotočite se predvsem na tiste, ki jih vaš bodoči delodajalec najbolj zanima. Raziskavo boste morali opraviti, ker so delovna mesta za pomočnike v pisarnah pogosto podobna, zato se njihovi najemniki razlikujejo glede na prednostne naloge. Opis delovnega mesta bo verjetno vključeval seznam potrebnih spretnosti. Bodite pozorni na to.

Na koncu lahko uporabite to razpravo za načrtovanje intervjuja. Prepričajte se, da ste za čas pripravili vsaj en primer, ki ste ga pokazali iz vsake kategorije, ki je navedena tukaj.

Prav tako lahko pomaga pregledati naše sezname spretnosti, ki so naštete po delovnih mestih in vrstah spretnosti.

Vrhunske spretnosti za pomočnika v pisarni

Veščine za verbalno komunikacijo: Komunikacija je kritična spretnost za pisarniškega pomočnika. Morali boste sodelovati z vašim nadzornikom, sodelavcem v pisarni, strokovnjaki, ki jim pomagate, in morda strankami ali osebami v drugih pisarnah iste organizacije. Vsi delate kot ekipa in vi ste njegovo glavno komunikacijsko središče. Vsak dan boste morali biti veseli, koristni, dobro obveščeni, artikulirani in dober poslušalec.

• Telefoni za odgovor
• Odnosi s strankami
• Komunikacija
• Posredovanje telefonskih klicev
• Sprejem sporočila
• Usmerjanje telefonskih klicev
• Tabla
• Telefon
• Verbalna komunikacija

Spretnosti pisnega komuniciranja: Večina pisarniških pomočnikov veliko piše. Lahko bi napisali beležke, izpolnili obrazce ali pripravili pisma ali e-pošto. Nekateri ustvarjajo vsebino za spletno stran podjetja ali urejajo besedilo za druge. Jasna, strokovna pisna komunikacija je nujna.

• Korespondenca
• E-naslov
• Mail
• Pošiljanje
• Tipkanje
• Obdelava besedila
• Pisno sporočilo

Prijaznost: Pisarniški pomočnik je lahko prva oseba, ki jo stranka vidi ob vstopu v pisarno. Če je v tem trenutku glavni uradnik zunaj sedeža, je uradni pomočnik lahko edina oseba, s katero obiskovalec sodeluje. Morate biti pripravljeni pozdraviti vsakega obiskovalca z nasmehom in prijazno besedo ter jim pomagati z vsem, kar potrebujejo, kolikor ste sposobni. Torej so dobre medosebne sposobnosti nujne.

• Storitev za stranke
• Usmerjanje obiskovalcev
• Prilagodljivo
• Prijazno
• Pozdravite goste
• Medosebni
• Pozitiven odnos
• Zanesljivost
• Pozdravljeni obiskovalci

Tehnološke spretnosti: V starih časih so tajnice veliko tipkale. Časi so se spremenili, prav tako tudi tehnologija, toda pisarniški pomočniki lahko še vedno pričakujejo veliko časa pred tipkovnico. Namesto pisalnega stroja boste morali poznati različne programske aplikacije. Tudi vedeti, kako narediti nekaj lahke tehnične podpore in kako popraviti nepopustljivega tiskalnika.

• Računalnik
• Excel
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Tehnologija

Organizacija: Pisarniški pomočniki morajo biti izjemno organizirani, da lahko učinkovito opravljajo številne naloge.Pomagati morate tudi drugim ljudem pri organizaciji, od vzdrževanja koledarjev do rednega vzdrževanja pisarne.

• Upravna podpora
• Imenovanja
• Obračunavanje
• Koledarji
• Svetovalec
• Vnos podatkov
• Pošiljanje pošte
• Elektronsko arhiviranje
• Poročila o stroških
• Filing
• Operacije sprednje deske
• Ravnanje z denarjem
• Uradne dajatve
• Pisarniška oprema
• Zaloge zaloge Office
• Pisarniški material
• Podpora za Office
• Organizacija
• Dokumentacija
• Dostava

Spretnosti reševanja problemov: Reševanje problemov ali spretnosti kritičnega razmišljanja so pomembne za vsakega pomočnika v pisarni, saj boste pogosto postali oseba, s katero se drugi srečujejo z vprašanji ali vprašanji.

• Usklajevanje pisarniških dejavnosti
• Srečanja
• Spretnosti reševanja problemov
• Odgovorite na poizvedbe
• Razporejanje
• Pregledovanje in usmerjanje klicev
• Preglednice
• Skupinsko delo
• Upravljanje časa
• Potovalni aranžmaji