Kako napisati in poslati strokovna e-poštna sporočila

Kadarkoli pošljete profesionalna e-poštna sporočila, je zelo pomembno, da se prepričate, da je sporočilo popolno. Ne želite, da bi pihali priložnost s kakršnimi koli napakami - bodisi v tem, kako pošiljate e-pošto ali kako sledite. Preberite o tem, kako pisati in pošiljati vrhunska strokovna e-poštna sporočila.

Zakaj želite poslati profesionalno e-pošto? Obstaja več razlogov. Lahko pošljete spremno pismo potencialnemu delodajalcu, pismo hvaležnosti kolegu, ki se je strinjal, da je referenca, pismo o odstopu sedanjemu šefu ali prošnjo za priporočilno pismo.

Morda imate druge razloge za pošiljanje e-poštnih sporočil, ki niso osebni, in dejansko je dobro, da poskrbite, da bo vse vaše e-poštno sporočilo organizirano in strokovno.

Vključite v sporočila, kaj ne vključuje in kako zaprete, podpišete in pošljete e-poštna sporočila.

Navodila za strokovno e-poštno sporočilo

Oglejte si te korake, če želite napisati visokokakovostno strokovno e-pošto, na prejemnika pa boste vedno naredili velik vtis:

• Zadeva: V vrstici z vsebino naj bo zgoščen vaš namen pisanja. Tema je lahko preprosta kot »Hvala« ali »Zahteva za priporočilo«.
• Pozdrav: Tudi če pišete zelo kratko e-pošto, vključite pozdrav. Če poznate ime osebe, jo vključite. Razen če ste z osebo na podlagi prvega imena, jih pokličite po naslovu.
• Dolžina: E-pošta naj bo čim bolj jedrnata. Ljudje se nagibajo k dolgim ​​e-poštnim sporočilom, zato vključujejo samo bistvene informacije.
• Slog pisave: Izogibajte se okrasnim, igrivim ali barvnim pisavam; ti preprosto odvrnejo prejemnika od dejanskega sporočila. Izogibajte se prekomerni uporabi krepkega in ležečega pisave, zaradi česar je e-pošta videti nered. Ne vnašajte niti velikih črk; v e-pošti se to zgodi kot jezni ali preobčutljivi.

• Emotikoni:Ne vključujte čustvenih simbolov v profesionalni e-poštni naslov; jih shranite za osebno korespondenco.
• Črkovanje in slovnica: Samo zato, ker pišete e-pošto, ne pomeni, da bi morali biti črni in slovnični. Pred pošiljanjem skrbno uredite e-pošto. Sporočilo brez napak sporoča prejemniku, da je treba vašo e-pošto vzeti resno.
• Zaključek:Odjavite se s kratkim "Hvala", "Najboljšim" ali drugim preprostim pošiljanjem in nato svojim imenom. Večina e-poštnih računov vam omogoča, da v vsako e-pošto vdelate podpis z imenom, naslovom in kontaktnimi podatki. To je odličen način, da vsako dopisovanje postane bolj profesionalno.

Dodatni nasveti

Ko ste napisali e-poštno sporočilo, preberite vse te korake, preden kliknete gumb »Pošlji«:

• Prepričajte se, da je vaše sporočilo končano:Če želite preveriti, ali je izpolnjena vrstica Predmet vašega e-poštnega sporočila, ste vključili podpis, pošiljate sporočilo pravi kontaktni osebi in izpolnili Skp polje, da pošljete kopijo sebi, tako da imate zapis e-poštnega sporočila.
• Dokazovanje e-poštnega sporočila:Preden pritisnete gumb za pošiljanje, preverite črkovanje in preverite slovnico in velike začetnice. Prav tako so pomembni v elektronski pošti za iskanje zaposlitve, kot so v pisnem pismu.

• Pošlji testno e-poštno sporočilo:Preden dejansko pošljete e-poštno sporočilo, najprej pošljite sporočilo sebi, da preverite, ali oblikovanje deluje in da nič ne izgleda neprimerno. Če je vse dobro, pojdite in pošljite e-poštno sporočilo podjetju ali posamezniku, s katerim vzpostavljate stik.
• Pošljite kopijo e-poštnega sporočila sebi:Uporabi Skp polje, da pošljete kopijo e-poštnega sporočila sebi, tako da imate zapis o tem, kdaj ste poslali sporočilo in komu ste ga poslali. Te informacije lahko najdete tudi v mapi za pošiljanje.

• Datoteke kopirajte:Z mnogimi e-poštnimi programi lahko nastavite mape, da boste lažje našli vsa pomembna pretekla e-poštna sporočila. Nastavite mapo za vse e-poštne naslove za iskanje zaposlitve in shranite kopije e-poštnega sporočila, ki ga pošljete v mapo za iskanje dela.

Redno preverjajte e-pošto

Čas je bistvenega pomena pri iskanju zaposlitve, zato je pomembno, da redno in pogosto preverjate svojo e-pošto, da ne boste zamudili pomembnih priložnosti. Vsaj zjutraj in zgodaj popoldne preverite e-pošto, tako da boste imeli čas za takojšen odziv na prejeta sporočila.

V teh dneh lahko pametni telefon poenostavi preverjanje e-poštnih sporočil, kamor koli greste in kadarkoli želite - nič več ne sme lebdeti nad računalnikom. Pravzaprav lahko prejemate obvestila za nova e-poštna sporočila, da jih lahko preberete takoj, ko zadenejo vašo mapo »Prejeto«.