Kako lahko nadzornik upravlja odsotnost z dela

V skladu z raziskavo CCH Unscheduled Absence Survey delodajalci izgubljajo svoj položaj pri zaposlovanju delavcev. Nenačrtovane stopnje absentizma so narasle na najvišjo raven od leta 1999. Še vedno je najbolj zaskrbljujoče dejstvo, da skoraj dva od treh zaposlenih, ki se ne pojavijo na delu, niso telesno bolni.

Za večino podjetij je odgovornost za upravljanje odsotnosti z dela v prvi vrsti padla na neposredne nadzornike. Ti nadzorniki so pogosto edini ljudje, ki se zavedajo, da je določen zaposleni odsoten.

So v najboljšem položaju, da razumejo okoliščine, v katerih je posameznikovo odsotnost, in da že zgodaj opazijo problem. Zato je njihova dejavna vključenost v postopke odsotnosti podjetja ključna za splošno učinkovitost in prihodnji uspeh politike ali programa za odsotnost.

Da bi zagotovili, da so nadzorniki udobni in kompetentni pri upravljanju odsotnosti z dela, morajo imeti polno podporo višjega vodstva. Vse strani se morajo zavedati, da je cilj politike in postopkov odsotnosti. Ali bi morale obstajati razlike med oddelki; politika lahko izgubi svojo učinkovitost.

Da bi zagotovili večjo doslednost, bi morali biti nadzorniki usposobljeni za svoje odgovornosti glede upravljanja odsotnosti z dela, svetovali, kako izvajati učinkovite intervjuje vračanja na delo, in po potrebi izobraženi o uporabi disciplinskih postopkov.

Odgovornosti nadzornika

Poleg zagotavljanja, da je delo ustrezno pokrito med odsotnostjo zaposlenega, morajo nadzorniki izvajati številne druge kritične ukrepe za obvladovanje odsotnosti z dela. Bi morale:

• zagotoviti, da so vsi zaposleni v celoti seznanjeni s politiko in postopki organizacije za obravnavo odsotnosti,
• biti prva kontaktna točka, ko zaposleni telefonirajo v bolnem
• vzdrževati ustrezno podrobne, točne in posodobljene evidence o odsotnosti za svoje osebje (npr. datum, narava bolezni / razlog za odsotnost, pričakovani datum vrnitve na delo, po potrebi potrditev zdravnika),
• ugotoviti kakršne koli vzorce ali trende odsotnosti, ki vzbujajo skrb,
• opravljajo razgovore za vrnitev na delo
• po potrebi izvajati disciplinske postopke.

Intervju povratka na delo

Usposabljanje nadzornikov o tem, kako najbolje upravljati absentizem, bi moralo vključevati navodila o tem, kako izvajati učinkovite in poštene intervjuje za vračanje na delo. Najnovejše nacionalne raziskave kažejo, da se ti intervjuji obravnavajo kot eno izmed najučinkovitejših orodij za obvladovanje kratkotrajne odsotnosti z dela.

Razprava o vrnitvi na delo bo nadzorniku omogočila, da pozdravi zaposlenega nazaj na delo, poleg tega pa dokazuje močno zavezanost vodstva k nadzoru in upravljanju odsotnosti z dela na delovnem mestu. Razgovor bo omogočil preverjanje, da je delavec dovolj dober, da se vrne na delo.

Potrebno dokumentacijo je mogoče dokončati tako, da je odsotnost in njen zaključek ustrezno zabeležena. Dejstvo, da je vzpostavljen uveljavljen postopek za preiskavo in razpravo o odsotnosti z delavcem, lahko sam po sebi deluje kot odvračilno sredstvo za neudeležbo zaradi nepoštenih razlogov.

Pogovore je treba opraviti čim prej po vrnitvi na delovno mesto odsotnega (najkasneje en dan po vrnitvi). Delavcu je treba dati dovolj priložnosti, da navede razloge za svojo odsotnost. Nadzornik mora intervju uporabiti kot čas, da razišče morebitne težave, ki jih ima lahko zaposleni in ki vodijo v odsotnost.

Cilj je spodbujati odprto in podporno kulturo. Vzpostavljeni so postopki, ki zagotavljajo, da se po potrebi ponudi pomoč in svetovanje ter da se zagotovi, da je delavec sposoben vrniti se na delo.

Zaposleni ponavadi cenijo priložnost, da razložijo resnične razloge za odsotnost v formalizirani strukturi. Če nadzornik dvomi o verodostojnosti razlogov za odsotnost, mora uporabiti to priložnost, da izrazi kakršne koli dvome ali skrbi.

Zaposleni se mora ves čas zavedati, da intervju ni le del postopkov podjetja, temveč pomemben sestanek, na katerem je bila ugotovljena odsotnost in ki lahko vpliva na prihodnje zaposlitev. Delodajalcu je treba pojasniti disciplinski postopek v primeru nesprejemljive stopnje odsotnosti.

Intervju med sestankom v nobenem trenutku ne bi smel postati oblika kaznovanja, temveč bi jo bilo treba obravnavati kot priložnost, da poudarimo in razložimo posledice odsotnosti v oddelku. Velika večina zaposlenih ima občutek ponosa in dosežkov iz svojega dela, vodstvo pa je treba spodbujati, da te posameznike obravnava kot odgovorne odrasle.

Priporočeni disciplinski postopki, če se odsotnost nadaljuje

Naslednje smernice opisujejo priporočene ukrepe, ki jih je treba sprejeti v primerih, ko se šteje, da so kratkotrajne odsotnosti nad sprejemljivo ravnijo v določenem časovnem obdobju.

1. faza: Intervju s svetovanjem

• Neposredni nadzornik mora delavcu svetovati o njegovi zaskrbljenosti glede odsotnosti, poskušati ugotoviti razloge za bolezen in ugotoviti, kaj je treba storiti za izboljšanje prisotnosti.
• Če se na tej stopnji ugotovi kakšno zdravstveno stanje in je verjetno, da bo vplivalo na primernost zaposlitve, mora nadzornik urediti sestanek z zdravnikom, ki ga je odobrila družba. To je treba pisno potrditi v petih delovnih dneh.
• Če se iz razprave ne zdi, da je težava posledica nezmožnosti za delo, bi moral nadzornik delavcu svetovati, da je, čeprav so zabeležene bolezni resnične, pričakovati trajno izboljšanje navzočnosti ali naslednjo fazo postopka. bodo sprejeti.
• Pregled udeležbe se bo samodejno izvedel vsak mesec za naslednjih šest mesecev.

2. faza: prvi uradni pregled (verbalno opozorilo)

• Če se odsotnost zaposlenega zaradi analize in rednega spremljanja še naprej poslabšuje, jo je treba povabiti na uradni pregledni sestanek z nadzornikom.
• Zapis o odsotnosti bi moral biti podrobno opisan v pismu, v katerem je zaposleni povabljen na razgovor. Delavca je treba opozoriti, da ima pravico, da ga zastopa predstavnik sindikata ali njegov sodelavec.
• Namen tega srečanja bo:

  - nadalje razpravljati o razlogih za odsotnost, t

  - seznanite zaposlenega s storitvijo in posledicami njene odsotnosti, in

  - opozoriti zaposlenega (razen pri odločitvi, da poišče zdravniško pomoč), da se njena zaposlitev lahko prekine zaradi nezmožnosti ohranjanja sprejemljive prisotnosti, če ni bistvenega in trajnega izboljšanja. To predstavlja besedno opozorilo.

• Kadar je zdravniška oskrba upravičena, je treba takoj ukrepati. Sestanek se zato prekine samo zato, da se omogoči zaključek tega dela postopka. V petih delovnih dneh mora zaposleni prejeti zdravniški nasvet. Sestanek se nato ponovno sestavi s kadrovsko službo in razpravlja o zdravniškem mnenju.
• Če zdravnik potrdi sposobnost za delo, mora biti zaposleni opozorjen na posledice nadaljnje odsotnosti.

3. faza: drugi uradni pregled (pisna faza opozorila)

• Redno spremljanje kaže, da ni prišlo do izboljšanja vzorca odsotnosti, drugo uradno srečanje pa bo organizirano s HR.
• V pismu, v katerem bo zaposleni povabljen na sestanek, bo zapisnik o odsotnosti in ponovno svetovanje o zastopanju.
• Morebitne nove informacije, podane na sestanku, o slabem zdravju ali spremembi narave bolezni bo morda moral oceniti zdravnik, ki ga je odobrila družba.
• Zaposleni mora biti dana možnost, da pojasni svojo evidenco o odsotnosti. Če je primerno, mora nadzornik zaposlenega obvestiti, da se izda uradno pisno opozorilo in da bo to opozorilo ostalo v datoteki zaposlenega za določeno obdobje. Kopijo opozorila je treba izdati delavcu in njegovemu zastopniku.
• Zaposlenec mora biti obveščen, da bo neizpolnjevanje pričakovanj o udeležbi družbe in izboljšanje sedanjega nesprejemljivega odsotnosti povzročilo prenehanje zaposlitvene zaposlitve.
• Če obstaja dvom o sposobnosti za delo, nadaljujte z možnostmi prerazporejanja v skladu s smernicami, ki jih prejme zdravnik. Posvetujte se s predstavnikom sindikata zaposlenega (če je primerno) o postopku prerazporeditve in možnostih.

Stopnja 4: Začasna prekinitev dela

• Če po izvedbi prejšnjih stopenj disciplinskega postopka ne pride do izboljšanja prisotnosti, lahko uprava nadaljuje z začasno opustitvijo brez plačila. Namen začasne ustavitve je treba pisno potrditi s podrobnostmi o datumih začetka in konca. Kopijo pisma o začasni prekinitvi je treba poslati predstavniku zaposlenega (če je primerno).

5. faza: prenehanje delovnega razmerja

• To je zadnja faza v disciplinskem postopku, v katerem je zaposleni odpuščen zaradi nezmožnosti izpolnjevanja zahtev družbe za udeležbo na delovnem mestu. Razrešitev se lahko opravi le s pisnim pooblastilom višjega vodje in HR.
• V pismu, v katerem ste poklicali zaposlenega, boste znova vključili nasvet o zastopanju in opisali zapis o odsotnosti. Zaposlenega je treba opozoriti, da je lahko zaradi razgovora odpuščen zaradi nezmožnosti za opravljanje dela.
• Ponovno se bo morda treba posvetovati z zdravnikom podjetja, če bo prišlo do novih informacij v zvezi z zdravjem ali zmožnostjo za delo delavca.
• Če se sprejme odločitev, da se odpove na podlagi sposobnosti, je treba kopijo pisnega obvestila o odpovedi poslati zastopniku zaposlenega (če je primerno).
• Delavec ima pravico do pritožbe zoper odpust. Pritožba mora biti v skladu z disciplinskimi postopki podjetja.

Izzivi pri obvladovanju odsotnosti z dela

Zavedajte se, da so nadzorniki pogosto neprijetni ali ne želijo poročati o tistih, ki so presegli sprejemljivo raven absentizma. Zaradi številnih pritiskov, ki jih že imajo nadzorniki, dosledno izvajanje politik absentizma ni vedno njihova prednostna naloga.

Pomembno je poskušati izločiti subjektivnost iz odsotnosti z dela in zagotoviti, da so vsi zaposleni obravnavani enako. Bistveno je, da smo dosledni, vztrajni in pošteni do vseh. Če odsotnost ni obravnavana ali obravnavana na nedosleden način, lahko pride do nižje morale.

Večina zaposlenih bo cenila politike in programe, ki spodbujajo in ne kaznovalno. Strogi ali kazenski ukrepi, ki prisilijo zaposlene, da pridejo na delo, lahko povzročijo, da zaposleni postanejo "odsotni med delom".

Naredijo čim manj in se uprejo vsem prizadevanjem, da bi jih naredili več. Izvajati je treba tudi druge programe, ki zaposlenim pomagajo, da so prisotni na delovnem mestu, kot so fleksibilno razporejanje dela, delitev dela, nagrade za udeležbo in wellness programi.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges je vodilni svetovalec pri vodilnih virih in je specializirana za pomoč preobremenjenim voditeljem, ki so zmagali pri delu in uspeli v življenju.