Vzorec osebnega asistenta in seznam spretnosti

Osebni pomočniki so podobni izvršnim pomočnikom ali pisarniškim pomočnikom, saj vsi opravljajo rutinske naloge administrativnega tipa, tako da jim ni treba. Dolžnosti bodo verjetno vključevale pregledovanje ali sprejemanje telefonskih klicev, pisem in e-poštnih sporočil, upravljanje urnikov in zapisovanje na sestankih.

Razlika je v tem, da osebni asistenti pomagajo samo eni osebi in lahko pomagajo tudi pri osebnih opravilih, kot so nakupovanje ali načrtovanje družbenih obveznosti.

Nekateri ljudje projektno delo prenesejo na svoje pomočnike ali pa jim njihovi pomočniki ostanejo v njihovi odsotnosti.

Zahteve za delo za osebne asistente

Čeprav ni določenih minimalnih zahtev za osebne asistente v smislu izobrazbe, pomaga poslovno oz. Upravno delo. V nekaterih primerih je lahko pomemben tudi drugi ali tretji jezik. Na splošno so veščine, ki jih imate, pomembnejše od vašega izobraževanja. Razprava o nekaterih od teh potrebnih spretnosti vam lahko pomaga, da se odločite, ali je ta vrsta dela za vas.

Tukaj je seznam spretnosti osebnih asistentov za življenjepise, spremna pisma, prijave za zaposlitev in intervjuje. Zahtevana znanja in spretnosti se bodo razlikovala glede na delo, za katerega se prijavljate, zato preglejte tudi naš seznam spretnosti, ki so navedene po opravljenem delu in vrsti spretnosti. Preglejte ta seznam in preverite, ali ste te veščine uporabili na prejšnjih delovnih mestih ali ste jih pridobili z usposabljanjem.

Opombe kdaj in kako ste uporabili ali razvili te veščine. Nato jih dodajte v svoj življenjepis in spremno pismo ali imejte pri roki za izpolnjevanje vlog za zaposlitev. Ljudje, ki pregledujejo prijave, pogosto iščejo ključne spretnosti. Ujemite svoje sposobnosti s tistimi, ki so objavljene kot potrebne za delo. Potem se prepričajte, da so navedeni v vašem spremnem pismu in so navedeni na vašem življenjepisu.

Prav tako morate pripraviti odgovore na intervju o tem, kako ste uporabili svoje sposobnosti na prejšnjih položajih. Imejte primer, kako ste rešili težavo na delovnem mestu z uporabo ene ali več teh veščin. Pokažite, kako je uporaba vaših veščin prispevala k uspešnosti projekta.

Primeri spretnosti osebnih asistentov

Ta seznam ni izčrpen, ampak vključuje nekatere najpomembnejše, iskane spretnosti za osebne asistente.

Organizacija in upravljanje časa

Kot osebni asistent, bo velik del vašega dela ostal organiziran in po urniku. Zato morate biti dobro organizirani. Na srečo se lahko naučimo organizacije. Obstajajo posebne tehnike, ki jih lahko prilagodite, da bo vaša poraba časa učinkovitejša in kako drugače ohranite svoje življenje in življenje svojega upravitelja.

Pisna in besedna komunikacija

Morali boste razumeti in slediti navodilom, zato boste morali informacije posredovati jasno in pošteno. Odvisno od podrobnosti vašega položaja boste morda morali sprejeti stranke, odgovoriti na korespondenco ali ustvariti poročila in predstavitve. Vse te naloge zahtevajo vrhunske komunikacijske veščine, vključno z govorjenjem in pisanjem, poslušanjem in branjem.

Natančnost in natančnost

Pozornost do detajlov je ključna komponenta tako za organiziranost kot za dobro komuniciranje.

Nedoločnost ali netočnost v najboljšem primeru povzročata neučinkovitost in lahko povzročita tudi resne napake ali odtujita sodelavce vašega vodje.

Poznavanje ustrezne programske opreme

Programska oprema, ki jo boste morali obravnavati, se lahko razlikuje, vendar bo verjetno vključevala obdelavo besedila, preglednice, baze podatkov, koledarje, namizno založništvo in PowerPoint ali nekaj podobnega. Možnost zagotavljanja vsaj minimalne tehnične podpore je plus. Morda boste morali oceniti več različnih programov in aplikacij, da izberete zase, ki zagotavljajo najboljša orodja za doseganje ciljev vašega upravitelja. Vaša naloga je vedno olajšati in poenostaviti delo svojega vodje, kar lahko zahteva veliko reševanja problemov v ozadju.

Takt in diskretnost

Kot osebni pomočnik boste pogosto izpostavljeni občutljivim materialom, od poslovnih skrivnosti do zelo osebnih podatkov, ki jih boste morali obdržati kot zaupne.

Povezana spretnost je taktnost, sposobnost reagiranja nežno ali sploh ne na informacije, ki bi jih drugi ljudje našli težko ali neprijetno. Z drugimi besedami, morate biti varna oseba, s katero lahko upravljalec postane ranljiv. Konec koncev, samo vi boste vedeli, koliko pomoči potrebujejo.

Seznam spretnosti osebnih asistentov

Upravne spretnosti

Te spretnosti so pogosto del opisa delovnega mesta za osebnega pomočnika ali so dodana vrednost. Vaš delodajalec bo morda potreboval nekoga, ki bo lahko opravljal te naloge.

• Upravna
• Imenovanja
• Korespondenca
• Naloge
• Dogodki
• Načrtovanje dogodkov
• Filing
• Postopki izvajanja
• Vzdrževanje urnikov
• Srečanja
• Upravljanje Officea
• Vodenje projektov
• Raziskave
• Razporejanje
• Diktiranje
• Sprejemanje sporočil
• Opombe
• Potovalni aranžmaji
• Načrtovanje potovanj

Komunikacijske spretnosti

Kot osebni asistent so za delo pomembni vsi vidiki komunikacije. Bodite pripravljeni pokazati svoje izkušnje ali usposabljanje.

• Telefonski odzivnik
• Komunikacija
• E-naslov
• Pozdravni obiskovalci
• Ravnanje z vprašanji
• Mreženje
• Nebesedna komunikacija
• Pregledovanje klicev
• Verbalna komunikacija
• Pisna sporočila

Finančne spretnosti

Imate izkušnje ali usposabljanje za te naloge?

• Računovodstvo
• Proračun
• Nakup
• Sourcing
• Nakupovanje

Tehnološke spretnosti

Ali lahko uporabljate različne platforme in naprave in opravljate osnovno odpravljanje težav?

• Računalnik (PC, Mac, tablični računalnik)
• Upravljanje baz podatkov
• Microsoft Office
• Priprava predstavitve
• Poročila
• Obdelava besedila

Veščine osebnega mojstrstva

Te spretnosti so pogosto del vaše osebnosti. Pokažite, kako ste jih uporabili in jih razvili.

• Zaupnost
• Diplomatski
• Diskretnost
• Prilagodljivost
• Medosebni
• Večopravilnost
• Organizacija
• Pozitiven odnos
• Reševanje problema
• Poklicno vedenje
• Samo-motiviran
• Timski igralec
• Upravljanje časa
• Delo neodvisno

Če teh znanj niste uporabili na prejšnjem delovnem mestu, poglejte, kako ste jih razvili pri prostovoljnih ali neplačanih delovnih mestih ali jih uporabite v svojem osebnem življenju. Ali te veščine uporabljate kot del verske skupnosti ali za študentski projekt v šoli? Ste razvili veščine kot del športne ekipe ali posameznega športa? Ta izkušnja je lahko tudi dragocena in vam omogoča boljšega kandidata za položaj.

V naslednjem vzorčnem povzetku, namenjenem osebnemu asistentu, upoštevajte, kako je nekaj zgoraj navedenih veščin vključenih v besedilo, zlasti "temeljne kvalifikacije".

Primer osebnega asistenta Resume

To je primer življenjepisa za položaj osebnega pomočnika. Prenesite predlogo za nadaljevanje (združljiva z Google Docs in Word Online) ali si oglejte spodnje primere.

Prenesite predlogo za besedo

Vzorec obnovitve osebnega pomočnika (besedilna različica)

Carly Applicant

999 Glavna ulica

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

CILJ KARIERE

Podrobno usmerjen in visoko organiziran osebni pomočnik, ki je dobro seznanjen z zagotavljanjem celostne podpore vodstvenim delavcem na ravni C, ter samostojnim opravljanjem upravnih, načrtovalnih, načrtovalnih, nakupovalnih in načrtovalnih obveznosti s preprostim delovanjem išče položaj osebnega pomočnika podjetje.

OSNOVNE KVALIFIKACIJE

• Sposoben je obdelati občutljive podatke in obravnavati vso korespondenco in nareke z brezkompromisno integriteto in zaupnostjo.
• Z lahkoto lahko ustvari rapport s strankami, prodajalci in zainteresiranimi stranmi projekta osebno in v pisni obliki.
• Sposoben je vzvoditi izobraževanje v računovodstvu za natančno uravnoteženje knjig in izvajanje funkcij proračuna in nabave.
• Vedno ohranja pozitivno in povsem profesionalno obnašanje, s sposobnostjo, da vsadi zaupanje in angažiranost drugih.

PROFESIONALNE IZKUŠNJE

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Osebni pomočnik predsednika, September 2016-danes

Zagotoviti celovito administrativno in osebno podporo ustanovitelju butičnega podjetja za finančno svetovanje, z obsegom odgovornosti, ki vključuje narekovanje, korespondenco, vodenje pisarne, odnose s prodajalci, načrtovanje sestankov, koordinacijo potovanj in funkcije načrtovanja dogodkov.

• Načrtovane so vse podrobnosti za zelo uspešne dogodke v odnosih s strankami, vključno z vikendi za golf in tenis, seminarji o finančnem načrtovanju in banketih delničarjev.
• Proizvedeni in zagotovljeni stroškovno učinkoviti ponudniki potovanj in zabave, ki zmanjšujejo potovalne stroške za 15%.
• Uporabljen je bil Adobe Creative Suite za ustvarjanje novih vizualno privlačnih trženjskih brošur in mesečnega glasila.

IZOBRAŽEVANJE

Diploma iz poslovne administracije (Manjše: računovodstvo)2016; GPA 3.9

Univerza Missouri, Columbia, MO

Seznam dekana; Diplomiral Summa cum Laude

Tehnične sposobnosti: Microsoft Office Suite, QuickBooks in Adobe Creative Suite. Govori špansko.