Kako narediti seznam opravil: Nasveti za upravljanje

Vsi smo opravili seznam opravkov. Nekako se zdi, da ni dovolj ur na dan, da bi izpolnili vse stvari na vašem seznamu opravil. Tukaj je sistem, ki deluje - in lahko deluje tudi za vas.

Seznam ni dovolj

Izdelava "seznama stvari, ki jih je treba narediti" ni dovolj. Morate jih razvrstiti. Morate vedeti, katere naloge so pomembnejše, da se lahko osredotočite na njih. Potem morate tem sredstvom dodeliti sredstva, izmeriti svoj napredek in se nagraditi za svoje uspehe.

Uvrstitev

Seznam vseh opravil v preglednici navedite, čeprav jih lahko tudi na papirju. Prav tako jih lahko postavite v računalnik ali pametni telefon, jih zapišete v koledar ali vnesete v programsko opremo za upravljanje časa.

Prvi korak je seznam vseh, kar morate storiti. Nato jim dodelite rang, da se boste lahko osredotočili na pomembne elemente.

Uporabite razvrstitev A, B, C. Seznam A je tisto, kar moram opraviti danes, preden odidem. Seznam B je stvari, ki jih morate opraviti, vendar ne nujno danes. Nazadnje je seznam C stvari, ki jih morate najti kmalu.

Zelo hitro boste izvedeli, da se stvari na C-seznamu in celo B-listi nikoli ne opravijo. V enem položaju Operacijskega menedžerja pred nekaj leti sem se začel vse bolj uničevati z A-listo. Ne samo, da tega nisem dosegel vsak dan, kot sem vedno imel, ampak A-seznam je naraščal. Takrat sem ugotovil, kaj moram storiti, da bi moj seznam opravil delal zame in razvil sem sistem, ki je delo.

Upravljanje časa

Ni bilo dovolj vedeti, kaj je pomembno; kaj je naredil A-seznam. Prav tako sem moral vedeti, kako dolgo bo trajalo stvari in koliko časa sem jim moral posvetiti. Dodal sem stolpec na svoj seznam opravil z ocenjenim časom, ki ga mora opraviti vsaka naloga, in sosednjim stolpcem s skupnim seštevkom.

Potem sem naredil preprost časovni študij. Ko sem opravil vsako nalogo, sem zapisal, kaj sem naredil, čas začetka in konca. Ves dan sem sledil. Potem sem jo ponovil nekaj tednov kasneje na drug dan. To ni bila izčrpna raziskava na kakršen koli način, vendar mi je dala nekaj vpogleda. Kot vodja operacij se je velik del mojega dne ukvarjal s prekinitvami - ukvarjanjem z dogodki, ki so se zgodili, krizami, ki so se pojavile, ali težavami, ki jih je bilo treba rešiti. V povprečju so te prekinitve porabile štiri ure na dan. Ker ponavadi delam na deset ur na dan, mi je ostalo šest ur na dan za stvari na seznamu opravil.

Vsako noč, preden sem zapustil pisarno, bi posodobil svoj seznam opravil. Izbrisal bi stvari, ki sem jih dokončal, prenesel ali znižal, dodal nove stvari, ki so se pojavile, preuredil prednostne naloge, da bi dobil najpomembnejše naloge na vrhu in določil predviden čas za vsakega. Potem bi šel po seznamu do šesturne oznake in narisal črto. To je postal moj cilj za naslednji dan.

Nagradite se

Najpogosteje je ta linija padla nekje na mojem A-seznamu. Redko je bilo blizu dna. Vendar pa je bil to moj cilj. Če sem udaril ali prešel črto, sem šel domov občutek, kot da je bil uspešen in uspešen dan. Namesto, da bi se premagal nad stvarmi, do katerih nisem mogel priti, sem priznal svoj uspeh, ko sem se srečal ali pretepel svoj cilj. Naslednji dan sem moral začeti znova in posegati za novim ciljem, vendar sem to storil z vidika gradnje na prejšnjem uspehu in ne iz frustracije, da sem imel več časa za opraviti, kot sem imel čas za izpolnitev.

Potrebujete sistem

Da bi bili uspešni, morate razviti sistem za upravljanje svojega časa, da boste lahko v času, ki ga imate, dosegli več. Če je vaša ciljna črta na seznamu opravil vedno blizu vrha, bo vaš šef začel iskati nekoga drugega, ki bo lahko vsak dan delal malo dlje po seznamu. Spodaj si oglejte nekaj virov, ki vam bodo pomagali izboljšati upravljanje časa.

Upravljanje te težave

Navedite naloge, ki jih morate opraviti. Prednostite tiste, ki so pomembne, ne le nujne. Imejte načrt, kaj naj vsak dan dosežete. Delajte v smeri tega načrta. Nagradite se, ko se srečate ali premagate svoj cilj.