Primer pisave za poslovna pisma

Pri pisanju poslovnega pisma je pomembna postavitev vašega pisma, tako da bo enostavno brati in videti profesionalno. Torej je vaša uporaba ustreznega pozdravljanja in zapiranja, vaš črkovanje in slovnica ter ton, ki ga uporabljate.

Tu so informacije o poslovnih pismih, vključno z izbiro pisave, razmikom odstavkov, oblikovanjem, robovi, kaj vključiti v vsak odstavek, kako zapreti pismo in primer pravilne postavitve za poslovno pismo.

Pisava pisave in razmik

• Pravilno razmaknite postavitev poslovnih pisem, ki jih pišete, s presledkom med naslovom, pozdravom, vsakim odstavkom, zaključkom in vašim podpisom.
• Eno presledek v vašem pismu in pustite presledek med vsakim odstavkom. Ko pošiljate tipkana pisma, pustite dva presledka pred in po pisnem podpisu.
• Levo utemelji vaše pismo, da bodo vaše kontaktne informacije, datum, črka in vaš podpis poravnani na levo.
• Uporabite navadno pisavo kot Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri ali Verdana. Prepričajte se, da je velikost pisave, ki jo uporabljate, dovolj velika, da bralcu ni treba pritegniti očal - standardna velikost pisave za te pisave je 10 ali 12 točk.

Če svoje poslovno pismo pošiljate zelo konzervativni organizaciji, je najbolje, da uporabite tradicionalni pisavi Times New Roman za 12 točk. V poslovnih korespondencah v nobenem primeru ne uporabljajte domišljijskih pisav, kot so Comic Sans ali pisave rokopisa, kot je Lucida.

Poslovno pismo Etiquette in Tone

• Pozdrav: Še vedno je treba uporabiti naslov prejemnika (g., Gospa, dr., Profesor, sodnik) pred njihovim priimkom v pozdravu formalne poslovne korespondence (primer: »Dragi gospod Smith«). Beseda »Dragi« mora vedno izhajati pred prejemnikovim imenom; ne uporabljajte samo njihovega imena, kot bi lahko počeli v navadni korespondenci. Iz istega razloga se izogibajte začetku poslovne korespondence z odprtinami, kot so »Pozdravljeni«, »Zdravo« ali »Dobro jutro« - poslovna pisma se vedno začnejo z besedo »Dragi naslov in ime prejemnika«, razen če uporabite pozdrav »Za koga Lahko se nanaša “(v primerih, ko ne poznate imena prejemnika).

• Zaključek: Vaše zapiranje mora biti napačno na strani konzervativca. Sprejemljivi zaključki za uporabo vključujejo: “S spoštovanjem,” “S spoštovanjem,” “Lep pozdrav,” “S spoštovanjem,” “Hvala,” “Hvala za vašo pozornost,” “Spoštljivo,” in “Zelo spoštljivo” (to, pogosto skrajšano »V / R«, je običajno v vojaški poslovni korespondenci). Ne uporabljajte priložnostnih zaključkov, kot so: »Kasneje«, »Živahno«, »Srčno«, »Hvala!«, »TTYL« ali »Toplo«.
• Izbira besede in slovnica: Čeprav vaša izbira besed za poslovna pisma ne sme biti preveč navdušena, cvetna ali okrašena, se morate izogibati uporabi slenga, kratic / kratic, emojisov ali besedilnega govora. Nikakor ne smete uporabiti fragmentov stavkov, ki se običajno uporabljajo pri pošiljanju sporočil. Namesto tega uporabite popolne stavke in pazite na spajke z vejicami (kjer sta dve popolni stavki povezani z vejico). Previdno branite črkovalne napake in slovnične napake.

• Papir: Če pripravljate uradno poslovno pismo, ki ga boste poslali po pošti v nasprotju z e-poštnim sporočilom, mora biti papir, ki ga uporabljate, običajen bel papir, ki je primerne teže - ne uporabljajte barvnih ali pisanih tiskovin, ki jih lahko uporabite pri trženju. »Neželena pošta«. V redu je vključiti preprost logotip podjetja na vrhu papirja.

Primer pisave za poslovna pisma

Vaše kontaktne informacije

Tvoje ime

Vaš naslov

Vaše mesto, državna poštna številka

Vaša telefonska številka

Vaš email naslov

Datum

Kontaktni podatki prejemnika

Ime

Naslov

Podjetje

Naslov

Mesto, državna poštna številka

Pozdrav

Spoštovani gospod. Priimek:

Pismo

Prvi odstavek vašega poslovnega pisma naj bi predstavljal, zakaj pišete.

Nato v naslednjih odstavkih zagotovite več informacij in podrobnosti o vaši zahtevi.

Zadnji odstavek bi moral ponoviti razlog, zaradi katerega pišete, in se zahvaliti bralcu za pregled vaše zahteve.

Zaključek:

S spoštovanjem, Podpis:

Ročno napisani podpis (za tiskano pismo)

Vtipkani podpis

Preglejte vzorčno poslovno pismo

To je primer poslovnega pisma. Prenesite predlogo poslovnega pisma (združljivo z Google Docs in Word Online) ali si oglejte spodnje primere.

Prenesite predlogo za besedo

Preglejte vzorčno poslovno pismo (besedilna različica)

Xavier Lau

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. september 2018

Portia Lee

Lastnik

Acme Travel

321 Metropolis Ave.

New City, NY 12345

Spoštovana gospa Lee:

Danes vam pišem v imenu Happylandovih pomočnikov. Smo majhna organizacija, ki pomaga družinam z nizkimi dohodki, ki potrebujejo skrb za svoje majhne otroke. Družinam nudimo nepovratna sredstva in brezplačen prevoz za svoje otroke, tako da se lahko udeležijo enega od lokalnih vrtcev.

Vsako leto organiziramo dogodek za zbiranje sredstev: Happylandski karneval v srednji šoli Floyd Rosedale. Upam, da vas morda zanima donacija za našo tiho dražbo in nagradno igro.

Iščemo predmete, kot so darilne košare, gospodinjske potrebščine, igrače in druge uporabne predmete. Denarne donacije se cenijo tudi, če vam je ljubše. Letos bodo vsi prihodki namenjeni nakupu novega kombija, ki ga potrebujemo za prevoz otrok.

Če vas zanima donacija, nam to sporočite po e-pošti [email protected] ali po telefonu (555-555-5555), če imate kakršna koli vprašanja.

S spoštovanjem, Xavier Lau