Kako ustvariti register tveganj projekta

01 Oblikovanje dobrega registra tveganj

Eden od načinov za spodbujanje sodelovanja pri obvladovanju tveganj je oblikovanje dobrega registra tveganj. Pravi format bo hitro sporočil celotno raven tveganja v projektu vam in drugim članom projektne skupine.

Omogočati mora uporabnikom, da po potrebi lažje dostopajo do več podrobnosti o posameznih tveganjih. To pa spodbuja vsakogar, da razmišlja v smislu tveganj - odkrivanje novih, ko se pojavijo, in spremljanje ter ukrepanje za ublažitev obstoječih tveganj.

02 Vključite ustrezna polja

Najmanj vaš register tveganj mora vključevati enolični identifikator za vsako tveganje, njegov opis, ukrepe, ki jih je treba sprejeti kot odgovor, in lastnika naloge.

Opisi morajo biti kratki in natančni. Na primer, tveganje, ki je opredeljeno kot "deževna škoda", lahko vključuje ta opis: "Močan dež lahko poplavi polja in povzroči kvarjenje pridelkov."

03 Dodatni ukrepi

Morda boste želeli vključiti kvantitativne meritve verjetnosti, vpliva in skupnega tveganja ter preostale vrednosti po blažitvi za bolj tvegane projekte.

Številska polja, ki se izračunajo samodejno, so lahko koristna, če uporabljate tehniko ocenjevanja tveganja, kot je metoda Monte Carlo. Druga koristna področja so ključni datumi, kategorija tveganja, kategorija odziva na tveganje, bližina, stroški ublažitve in status.

Število polj, ki jih lahko vključite, ni omejeno, vendar je treba na ravni prikaza seznama prikazati samo ključna polja. Izogibajte se navdušujočim uporabnikom, tako da na ravni seznama prikažete nepotrebne podrobnosti. V idealnem primeru, gledalci, ki potrebujejo popolnejše informacije, kliknite do podrobnosti.

04 Druga možnost

Za vsak projekt boste morda želeli ustvariti bazo podatkov registra tveganj, tako da ne boste omejeni na standardni niz polj. Čeprav vam lahko preglednica pomaga slediti vašim projektom, še posebej manjšim projektom, je lahko boljša baza podatkov, ustvarjena s programsko opremo, kot je Kahootz ali Podio. Omogočajo preprosto dodajanje dokumentov in velike količine besedila, kadar je to potrebno.

05 Prometne luči

Težko je premagati sistem semaforjev za vizualni učinek. Uporabniki vedo, da rdeča pomeni visoko tveganje, oranžna pomeni srednje tveganje, zeleno pa nizko tveganje. Ti hitri vizualni namigi bralcem pomagajo hitreje skenirati informacije.

06 Varnostne funkcije

Morda boste želeli spodbuditi sodelovanje s tem, da vsem članom projektne skupine in morda nekaterim zainteresiranim stranem omogočite ogled registra tveganj. Uporabniške pravice dostopa pa morate nastaviti tako, da jih lahko urejajo le ključni lastniki in upravljavci tveganj. Potrebujete revizijsko sled o tem, kdo je kaj spremenil in kdaj.

07 Povzetek profila tveganja

Člani projektnih skupin in zainteresirane strani morda ne bodo imeli časa za prebavo seznama vseh tveganj. Za njih povzetek profila tveganja omogoča hitro predstavitev celotnih tveganj za projekt. Prikazuje število tveganj na vsaki stopnji verjetnosti in vpliva.

08 Vse je v komunikaciji

Ne pozabite, da register tveganj v projektu ne navaja le tveganj in ukrepov za ublažitev. To je komunikacijsko orodje, ki sodeluje s sodelavci pri obvladovanju tveganj. Vaša zasnova mora odražati ta cilj z različnimi pogledi za različne ciljne skupine.