Kako izbrati človeške vire Informacijska tehnologija

Informacijski sistem za človeške vire (HRIS) je bistvenega pomena za podjetja, da upravljajo svoje načrte koristi in informacije o zaposlenih. Tehnologija upravljanja koristi ni več prijazna do tega, ampak je nujno, da HR pomaga upravljati tako z informacijami kot z denarjem, ki se porabi za zaslužke, saj se človeški viri soočajo z omejenimi viri in nenehno spreminjajočimi se podatki.

Toda kako HR in drugi vodstveni delavci vedo, da izberejo najboljšo HR informacijsko tehnologijo za upravljanje vseh podrobnosti in da bo rešitev, ki jo bodo izbrali, prestala preizkus časa?

Sledijo ključna vprašanja, ki jih je treba zastaviti in odgovoriti v procesu izbire informacijske tehnologije kadrov.

Kakšna je stopnja prilagodljivosti in razširljivosti, ki jo ponuja programska oprema za informacijsko tehnologijo?

Strokovnjaki za človeške vire bi morali ugotoviti, ali lahko programska oprema uvozi podatke iz več Excelovih preglednic, podatkovnih baz in papirnih dokumentov ter ravni, s katero se lahko poveže z vsemi drugimi potrebnimi sistemi in podatki.

Programska oprema mora biti zmožna sprejemati in filtrirati informacije iz več virov. V idealnem primeru bi bilo treba ta proces avtomatizirati. Številne spletne rešitve za včlanitev zahtevajo, da se podatki ročno obdelajo, preden se lahko obrnejo na prevoznika, da posodobijo svoje sisteme. Avtomatizacija oblike posodobitve, časovnega razporeda prenosa in načina dostave lahko pomaga odpraviti težave pri obračunavanju in upravičenosti.

Ali bo programska oprema sposobna prilagoditi HR-jeva pravila o podjetju in koristih?

Resnično zmogljiv mehanizem za vpis bo ovrednotil vsako dejavnost vpisa in uporabil katero koli potrebno kombinacijo pravil, sporočil, pozivov in možnosti, ki so posebej oblikovane za izpolnjevanje zahtevanih zahtev za upravičenost. Programska oprema mora upoštevati vsa pravila o upravičenosti, ki jih imajo družba in prevozniki.

Ali bo informacijska tehnologija za človeške vire sposobna rasti in se prilagajati organizaciji?

HR mora oceniti zmožnost tehnologije, da raste, saj podjetje najema nove zaposlene, pisarne, spremembe v koristih in pravila. VP bi se moral vprašati glede pragov za vsakega od teh elementov.

Ali lahko tehnološka programska oprema integrira z drugimi sistemi?

Plače in druge funkcije imajo pogosto enake informacije kot upravljanje s koristmi. HR lahko doseže večjo učinkovitost, če se podatki in drugi podatki o zaposlenih, vneseni v en sistem, delijo z drugim sistemom. Sledenje zaposlovanju zaposlenih je še ena potrebna funkcija.

Kdo je odgovoren za izvedbo ali gradnjo rešitve?

Katera raven usposabljanja je vključena? Nekatere rešitve zahtevajo, da je stranka zelo vključena v začetno izvedbo, kar je lahko zelo veliko za že zaposlene skrbnike kadrov.

HR mora imeti jasno razumevanje ravni usposabljanja in strokovnega znanja, ki bo potrebno, in predvidenega časa. Vprašanje ponudnikov rešitev na to temo lahko zagotovi vpogled v subtilna področja, ki se na začetku zdijo enostavna, vendar vključujejo veliko tehnološkega znanja. HR lahko nato določi posebne naloge, ki so lahko tako okorne, da realno ovirajo dokončanje, kar lahko zmanjša vrednost informacijske tehnologije in donosnost naložbe.

Ali obstaja pristojbina, če je vključeno usposabljanje?

Oceniti je treba tudi stroške usposabljanja - vključno s časom in potnimi stroški za potovanja izven kraja nastanka. HR se mora zavedati vseh strogih in mehkih stroškov, ki so povezani s sprejemanjem informacijske tehnologije za kadrovske zadeve.

Kdo bo imel podatke?

Odgovor na to vprašanje mora biti organizacija za človeške vire. Podjetja bi morala imeti možnost prenašati svoje podatke na vse ponudnike aplikacijskih storitev (ASP). Če se podatki nahajajo na lastniškem strežniku prevoznika, se lahko včasih zaračuna dodatne pristojbine, če preklopi prevoznike.

Katere vrste vzdrževanja in vzdrževanja so potrebne? Ko je programska oprema nameščena na delovnih postajah ali strežnikih podjetja, so pogosto potrebne redne posodobitve te tehnologije in so lahko za načrtovanje in upravljanje težavne. Posodobitve informacijske tehnologije HR se pogosto izvedejo samodejno s programsko opremo, ki je na voljo na spletu prek modela ponudnika aplikacijskih storitev (ASP) ali modela programske opreme kot storitev (SaaS).

Kakšni varnostni ukrepi so vgrajeni v informacijsko tehnologijo HR?

Če je programska oprema na voljo na spletu prek modela ASP ali SaaS, mora ponudnik ponuditi dnevne varnostne kopije, rezervne strežnike in dodane zaščitne plasti. Vzpostaviti je treba dodatne sisteme in postopke za zaščito podatkov pred izgubo ali dostopom nepooblaščenih oseb. HR bi moral v posvetovanju z drugimi upravljavci imeti izključno pooblastilo za odločanje o tem, komu bo dovoljen dostop do informacijske tehnologije HR in kakšna bo stopnja.

Ali bodo zaposleni lahko vpisali v načrte prejemkov in naredili spremembe v realnem času do njihovih osebnih podatkov in načrtovali izbire?

Dostop zaposlenih bi moral biti glede na razširjen in splošen dostop do računalnikov.

Večina prebivalstva ima dostop do interneta doma. Samopostrežba zaposlenih zagotavlja velik potencial za prihranek časa in denarja. Dober samopostrežni sistem bo brez težav vodil zaposlene z vnosom informacij o sebi in njihovih vzdrževanih osebah.

Sistem bi moral jasno predstaviti razpoložljive načrte in zaposlenim omogočiti izbiro, če je to primerno, in poenostaviti te postopke skozi ves proces s pomočjo čarovnikov. Zaposleni morajo imeti tudi možnost, da dodajo vzdrževane osebe in po potrebi spremenijo informacije, 24 ur na dan, sedem dni v tednu in celo leto.

To so dodatna vprašanja, na katera morate odgovoriti, ko ocenjujete potrebe informacijske tehnologije za človeške vire vaše organizacije.

Ali bo tehnologija zagotovila človeške vire pri organu, ki bo odločal, kdo bo imel dostop in kakšno stopnjo?

V istem smislu, ki zagotavlja dostop delavcev, bi morala tehnologija HR dati zadnjo besedo. HR mora imeti pooblastilo, da odobri vse podatke, preden se jih posreduje prevoznikom, in mora določiti tudi obseg dostopa zaposlenih in drugih oseb.

Kakšne vrste zmožnosti poročanja so na voljo iz informacijske tehnologije Hr?

Tehnologija poročanja bi morala ponuditi več pogledov in formatov (preglednice, PDF, HTML), oceno velike slike in zmožnost vrtanja navzdol za izboljšanje odločanja. Kadrovska služba mora biti sposobna kadarkoli oceniti vpis v posebne načrte, neporavnane ukrepe in spremembe v demografskih podatkih zaposlenih glede na prejemke in druge podatke zaposlenih.

Ali programska oprema ponuja posebne funkcije, ki pomagajo HR prihraniti čas?

Glede na lastne potrebe oddelkov bi lahko HR želel poizvedeti o zmožnosti tehnologije za obdelavo informacij v paketih, upravljati obvestila in zaračunavanje za politike COBRA, zagotoviti orodja za samoplačevanje in usklajevanje računov ter posebno poročanje.

Ali ponuja programska oprema posebne funkcije za pomoč pri boljši komunikaciji med zaposlenimi?

Nekateri programi dajejo HR prožnost pri komuniciranju z zaposlenimi na več ravneh - preko množične elektronske pošte, elektronskih oglasnih desk in posebnih kriterijev filtriranja (kot so lokacija, oddelek, zavarovalni načrti, status vpisa, status upokojitve in drugi) prek HR informacijski sistem. Če imate na voljo številna sredstva za komunikacijo, lahko še bolj avtomatizirate procese in HR pomagate pri boljšem ciljanju sporočil.

Ali ponuja programska oprema posebne funkcije za pomoč pri boljši komunikaciji med zaposlenimi?

Poleg tega, da HR omogočajo odobritev transakcij, številni HR-jevi sistemi informacijske tehnologije prav tako zagotavljajo, da lahko HR služi kot nadzornik pri presojanju zaračunavanja prevoznin, da se prepriča, ali se strinjajo s podatki v sistemu. To lahko:

• zagotovijo natančnost računov prevoznikov
• prihranite čas in denar
• pomoč pri pravočasnem vpisu zaposlenih in. t
• izboljšanje potrditve upravičenosti, ko zaposleni gredo po oskrbi.

Kako se bodo informacije izmenjavale s prevozniki?

In kdo bo odgovoren za to interakcijo? Vključevanje informacijskega sistema HR je treba oceniti ne le s številom prevoznikov, s katerimi ima programska oprema odnose, temveč z vrsto povezave, ki jo omogoča. Zagotavljanje uspešne interakcije s prevozniki prek programske opreme za upravljanje ugodnosti zahteva veliko korakov, vključno z:

• zbiranje začetnega popisa podatkov o izvajanju;
• vzpostavitev začetne integracije za stalno izmenjavo informacij;
• usklajevanje dnevne ali tedenske interakcije za zagotovitev, da so podatki prejeti in pravilno uporabljeni;
• pregledovanje tekočih posodobitev;
• zagotavljanje izpolnjevanja zahtev prevoznika za vpis v skladu z regulatorji; in
• spodbujanje proaktivnega odnosa z vsakim prevoznikom za izboljšanje razmerja med izmenjavo podatkov.

Poznavanje, kdo je odgovoren za vsako nalogo, je bistveno za popolno razumevanje ponudbe izdelka. Vsak ponudnik programske opreme bo ponujal drugačno stopnjo integracije pri zagotavljanju nekaterih, zgoraj navedenih nalog. HR bi si moral prizadevati za sodelovanje s prodajalci, ki kažejo močne, stalne in nepretrgane odnose z izbranimi prevozniki podjetja.

Mnogi ponudniki omogočajo prenos generične datoteke ANSI 834, ki jo prevoznik lahko sprejme ali pa tudi ne, kar je pogosto odvisno od velikosti skupine.

Upravljavci morajo poiskati ponudnike, ki ponujajo čiste, potrjene prenose (ki zagotavljajo upravičenost transakcije), prilagojene potrebam vsakega prevoznika, da se izognejo težavam. Prav tako bi se morali obrniti na ponudnike, ki imajo namenski oddelek EDI (Electronic Data Interchange), da sodelujejo z lastnim, specifičnim jezikom prenosa prevoznika.

Katera raven storitve za stranke je zagotovljena?

Ali obstaja dodatna pristojbina za storitev? Kadrovska služba mora določiti stopnjo dostopa do pomoči, ki se zagotavlja in kaj je služba za stranke - spletna pomoč prek baze podatkov, spletnega klepeta, podpore po e-pošti, pogovorov z živo osebo ali kombinacije teh storitev. Glede na občutljivost ugodnosti in druge informacije o kadrovskih storitvah morajo upravljavci v 24 urah pričakovati odziv na poizvedbe od neposrednega stika, ki lahko pomaga.

Kaj je strošek sistema informacijske tehnologije za človeške vire in ali odtehta koristi?

HR mora oceniti celotne stroške sistema informacijske tehnologije HR, vključno z vsemi letnimi, mesečnimi in enkratnimi stroški, poleg zagotovljenih ugodnosti. Nekoliko dražji sistem lahko več kot plača za razliko s funkcijami, ki zaposlenim omogočajo, da vzdržujejo svoje lastne evidence in nudijo več udobja, prihranek časa in natančnost. Te dejavnike je treba upoštevati in pretehtati pri izbiri sistema informacijske tehnologije HR.

Potreba po kadrovskih sistemih informacijske tehnologije se povečuje. S kadrovskim kadrom, ki najde široko paleto možnosti v sistemih za informacijsko tehnologijo, je vedno bolj pomembno, da analiziramo in pretehtamo vse razpoložljive možnosti.

Izbira sistema informacijske tehnologije za človeške vire je treba obravnavati kot naložbo, ki se bo povečala z oddelkom in potrebami podjetja. Ta vprašanja vas bodo vodila do ustreznega informacijskega sistema HR za vaše podjetje.