V obrambo Messy Desk

Vsak dan vas vedno več informacij posreduje. Nova pošta, poročila različnih odborov, računi, predlogi in še več, ki so večkrat na dan udarili v vašo mizo. Preveč ste zasedeni, da bi se lahko takoj spopadli s tem, zato se samo začne kopičiti. Vaše namizje bo začelo izgledati kot vojno območje.

Težava tukaj ni v tem, da je vaša miza grda; problem je, da se pomembne stvari izgubijo. Ali ga pokoplje nov material, ki prihaja, ali pa je v novem materialu, vendar ni opazen. Posledično preveč časa porabite za stvari, ki so preprosto nujne, in ne za tiste, ki so pomembne.

Ko vaš šef želi vedeti, kako hitro lahko dobi to poročilo za podpredsednika, ji ne želite povedati, da niste opazili spomina, ki vam ga je poslala, da zahtevate poročilo. Tudi vaš šef ne bo navdušen, če boste slišali, da je postavitev nove linije izdelkov pozna, ker ste jo postavili na stran in jo pokrili in ste pozabili.

Nekateri ljudje vam bodo povedali, da je najboljši način za rešitev tega problema čista miza. Drugi pravijo, da je nered v redu. Kdo ima prav?

Nered v pisarni, nered

Ne tako dolgo nazaj je obstajal priljubljen izraz, da je stisnjena miza znak zaprtega uma. Ta izraz je sprožil celotno industrijo, ki je pomagala vodilnim podjetjem očistiti svoja namizja kot znak njihove duševne ostrine.

Brez dvoma ste videli filme, kjer šef sedi v svoji pisarni na vrhu mestnega nebotičnika. On sedi za steklenim mizo brez predalov. Edini okraski so impresivna pisala za podpisovanje pomembnih dokumentov in telefona ali interkoma, da lahko izdaja naročila.

Po drugi strani…

Mnogi ljudje ne vidijo nič narobe s kupi papirja, ki pokriva namizje, in se celo preliva na sedeže stolov in na tla v pisarni. Navajajo izjave, kot da je "stisnjena miza znak genija" in "grdo mizo je le znak grdega mizice."

Vsi poznamo nekoga, katerega miza je tako. Ne vidite, kako lahko celo ugotovijo, ali je namizje kovinsko ali leseno. Vendar, ko jih vprašate za nekaj, gredo desno do kupa, listajo skozi 2 ali 3 liste in izvlečejo, kar ste zahtevali.

Kaj dela za vas

Obe strani sta pravilni. Vprašanje ni, katera je pravilna. Vprašanje je, kaj vas bo naredilo učinkovitejše. Obstaja nekaj temeljnih smernic, ki veljajo za oba pristopa, vendar je ključno, da delate na način, ki vam omogoča, da ste najbolj učinkoviti. Skoraj vsakdo se mora znebiti nekaj nereda na svoji mizi, toda imeti ne več kot en element na vaši mizi naenkrat ne bo deloval za mnoge od nas.

Veliko ljudi dela na več projektih hkrati (ali skoraj istočasno). Ustvarjalne vrste čutijo potrebo po navdihu. Posamezniki, ki so usmerjeni v podrobnosti, potrebujejo pri roki obseg referenčnega materiala. Nekateri ljudje čutijo, da so kupi dela zaradi njih videti zaposleni in jih zato v času odpuščanj varnejši. Drugi menijo, da je čista miza pokazala, kako učinkoviti so pri opravljanju dela. Pomembno je, da naredimo tisto, kar dela za vas.

Kako ukrotiti pošast

Ne glede na to, ali greš za stekleno namizno steklo, ali pa preprosto želiš, da bi v kaos vašega namizja prinesel malo več naročil, obstaja nekaj osnovnih smernic:

• Resnično želite izboljšati: Ne priporočamo strogega pristopa, ki ga nekateri storijo. Na žalost to izgovorov prepušča sami sebi. Ta poskus, da bi vašo mizo naredili manj pretrgano in učinkovitejšo, je odvisna od tega, da si resno prizadeva.
• Ohrani, Toni ali Premakni: Poišči tri posode. Označite najmanjšo "obdrži". Označite največji "met". Imejte drugo embalažo z oznako "premakniti". Resnično pomembne stvari bodo šle v vaš zabojnik, ki ga boste kasneje razvrstili. Vse, kar hočete domov vzeti ali oddati, gre v zabojnik za "premik". Vse ostalo gre v zabojnik.

• Začnite z najstarejšim: Zgledate jih lahko, kateri kup je najstarejši. Običajno je najbolj oddaljen od vašega stola. Najlažje boste odvrgli predmete iz tega kupa.
• Ocenite vsak kos samo enkrat: Poglejte vsako postavko v kupu. Odločite se, v katero posodo bo šel. Ne morete ga postaviti na svojo mizo za kasneje, zdaj se morate odločiti. Postavite vse v eno od treh posod. Druge možnosti ni.
• Vprašajte se tega: Prvo vprašanje je "ali imam to nekje drugje, ali ga lahko dobim od nekoga?" Če imate kopijo v svojem e-poštnem sporočilu ali v poročilu ali na mizi osebe, ki je pripravila tržno analizo itd., Vam ni treba hraniti druge kopije. Razbacuj. Potem vprašajte "zakaj potrebujem to?" Če je odgovor a) sprejeti ukrepe v zvezi z njim, b) narediti nekaj z njim, ko od nekoga dobim več informacij, ali c) da se sklicujem na drugo delo, ga dajem v kup. (Ko se znebite nereda, boste ponovno razvrstili svoj kup iz teh treh kategorij, tako da jih lahko zdaj ločite. To bo prihranilo čas kasneje.) Če je vaš odgovor karkoli drugega, prevrnite ta predmet.

• Bodi neusmiljen in pogumen: Ko napredujete skozi vsako kup, se bližate in bližate stvarem, ki so pravkar prispele, bodite neusmiljeni v svojih odločitvah. Ne vzemite zapornikov. Če ga res ne potrebujete, ga prevrnite. In bodite pogumni. Ne zadržujte se na nečem samo zato, ker bi vas nekdo nekoč vprašal o tem. Ne gradite trdnjave papirja, da bi se zaščitili.

Upravljanje težave

Vaše namizje ni nujno sterilno in popolnoma brez papirja, čeprav je lahko to v pomoč. Vaš cilj je organizirati namizje, tako da poveča vašo učinkovitost. Če to pomeni nekaj več kupov na vaši mizi kot oseba v sosednji sobi, je to v redu - če vam vse, kar ste obdržali, pomaga izpolniti svoj cilj povečane učinkovitosti.