Kako reorganizirati vaš oddelek ali podjetje

»Reorganizacija« je eden tistih poslovnih subjektov, ki ponavadi prikliče cinični odziv in lahko zapolni strani karikature Dilbert. Ta cinična reakcija je zaslužena, ker je pogosto rezultat procesa organizacijskega načrtovanja, ki se je začel in končal z organizacijsko shemo, ne pa z vodstvom pri razmišljanju.

Tukaj je nekaj razlogov, ki jih vodje reorganizirajo.

Ključna oseba ima levo

To pušča praznino in priložnost za dvom v obstoječo strukturo. To je v nasprotju s tem, kar vam povem učbeniki za upravljanje, organizacijski grafikoni so običajno zgrajeni okrog posameznikov, ne pa „položajev“. Ko se ključni posameznik umakne, mora položaj ostati.

Obstajajo težave

Mednje spadajo neučinkovitost, neusklajenost talentov, podrejene vloge, neravnovesja obremenitev in druga operativna vprašanja. Delo ni končano, ali pa ni dobro.

Potrebno je izkoristiti novo priložnost

An na primer nov trg, izdelek ali storitev, vaša trenutna struktura pa ni bila zasnovana za podporo vašim novim poslovnim ciljem.

Čeprav so to vsi dobri razlogi, je pomembno razmisliti o reorganizaciji kot samo eni možni alternativi. Za doseganje istih ciljev je pogosto veliko manj motečih načinov.

Kdo naj sodeluje pri reorganizaciji?

Če je vpleten samo vodja oddelka, je zamujena priložnost za kritični prispevek in vstop. Po drugi strani pa, če je vpleteno celotno podjetje, je preoblikovanje lahko preveč počasno, in samozadostni interesi so na poti. Najboljša izbira je iskanje srednjega vodila in majhne skupine zaupanja vrednih svetovalcev. To so ponavadi posamezniki, ki imajo dovolj zaupanja v svoj položaj v novem podjetju, da bi svoje interese zavrnili.

Proces organizacijske spremembe

Čeprav ni popolne znanosti za to, kako se reorganizacija odvija, je tu nekaj nasvetov:

Začnite s strategijo

Pomembno je vedeti, kam gre organizacija ali skupina. Na primer, kaj je pomembno, kaj ni in kakšni so specifični cilji? Čeprav to zveni očitno, je to pogosto spregledan korak. Če se borite s strategijo, se nato naučite, kako jo ustvariti, preden prestrukturirate organizacijsko shemo. Ne pozabite, da struktura vedno sledi strategiji.

Razvij svoje kriterije

Navedite težave, ki jih poskušate rešiti, in priložnosti, ki jih iščete. Nato ocenite vsako visoko, srednje ali nizko glede na prioriteto. To postane merilo, ki ga boste uporabili za ocenjevanje alternativ oblikovanja in merjenje uspeha.

Razviti in ovrednotiti oblikovalske alternative

Veliko ekip se zaljubi v eno idejo in nato ves svoj čas preživi tako, da poskuša utemeljiti idejo ali jo izpopolniti. Namesto tega pripravite tri do štiri ideje in jih razvrstite glede na vaše kriterije. Ne pozabite, da nobena možnost ni popolna. Vedno obstajajo kompromisi in tveganja. Preprosto izberete najboljšega in pripravite akcijski načrt za ublažitev tveganj.

Preizkusite končno zasnovo s scenariji

Preživite čas preizkušanja oblikovanja z razpravo o tem, kako bi različni poslovni procesi delovali v novi strukturi. Te razprave »kaj če« pomagajo pri natančni prilagoditvi strukture in pojasnitvi vlog.

Kaj pomeni "Spremeni vodstvo"

Pred vsemi spremembami morate narediti domačo nalogo in dobro mesto za začetek je pregled desetih modelov za vodilno spremembo.

Vrednost komunikacije in vpletenosti ekipe

Komunikacija ni enosmerna napoved o spremembi ali karkoli drugega. Zainteresirane strani, vključno z zaposlenimi, bodo bolj verjetno prišle na krov, če ne boste le delili »kaj« in »zakaj«, ampak pojasnili alternative, ki jih ni razmislite in zakaj. Dajte zainteresiranim stranem vedeti, da se zavedate, da ni ene popolne izbire in priznate morebitne slabosti vašega načrta. Takšna odkritost, odprt dialog in avtentičnost so boljši od poskušanja »prodati« svoje ideje za spremembo kot popolna rešitev.

Če zdravite ljudi, kot so inteligentni odrasli, se bo spoštovanje, ki ga boste pokazali, vrnili skupaj s podporo deležnikov.

Ne pričakujte, da bodo ljudje to razumeli ali kupili takoj; verjetno niste, na začetku (glejte "učinek maratona").

Ko boste komunicirali s potrebnimi ljudmi, ne bodite sramežljivi, ko vas prosijo za pomoč. Ljudska narava je, da bodo ljudje podpirali tisto, kar so pomagali ustvariti, in čeprav vaša ekipa morda ni imela priložnosti za ustvarjanje nove organizacijske strukture, lahko igrajo veliko vlogo pri uvajanju nove strukture. To je še ena priložnost za vas, da dobite dragocen prispevek za prilagoditev nove strukture.

Reorganizacije so vedno moteče in polne izzivov in tveganj.Nikoli se ne smejo jemati zlahka in morajo vedno imeti rok trajanja vsaj pet let. Če upoštevate te smernice, boste imeli boljše možnosti za doseganje svojih ciljev in zmanjšanje motenj in tesnobe.