Upravljanje nepričakovanega dela

Beseda "Nič nikoli ne gre po načrtih" je tako natančna pri delu kot kjerkoli drugje. Ko gre kaj narobe, je pogosto brez opozorila. Če bi lahko preprečili, da bi se te nesreče zgodile, bi to storili. Medtem ko so nekateri od teh problemov predvidljivi, jih večina ne. Zato je bistveno vedeti, kako lahko ugotovimo in rešimo te situacije takoj, ko se pojavijo. Nekaj ​​nasvetov za upravljanje nepričakovanega dela:

1. Pričakujte, da bo nekaj šlo narobe, tudi če ne veste kaj

Vedno bodite pozorni na težave. Nihče ne želi biti doomsayer, ampak prej ko prepoznate zaplet obstaja, hitreje lahko začnete sprejemati ukrepe, da ga popravite. Odlične spretnosti za reševanje problemov so ključnega pomena pri obravnavanju takšnih situacij. Vključujejo vašo sposobnost prepoznavanja obstoja problema in nato prepoznavanje njegovega vzroka.

Majhna nezgoda lahko preraste v velik problem, nato pa v krizo zelo hitro, če ne bomo takoj ukrepali. Ko se problem zanemari ali ne prepozna, bo sčasoma vse težje ali celo nemogoče rešiti. Vaša budnost lahko reši vaše podjetje pred hudimi poškodbami.

2. Ne panike

Vaš osnovni instinkt je lahko panika, če gre kaj narobe. Vaš adrenalin se bo začel pretakati, kar vas lahko spodbudi k dejanjem. Vendar bo tudi obsojala vašo presojo. Vaša sposobnost, da ostanete mirni, je ključnega pomena za vaš uspeh pri obvladovanju nepričakovanega. Panika povzroči, da majhne zaplete premagamo. Ta čustveni odziv bi lahko spremenil malo napako v masivno krizo v tvoji glavi.

Globoko vdihnite in preživite trenutek ali dva in ovrednotite situacijo ter razmislite, kaj morate storiti. Čeprav se morate hitro odzvati, ne bodite prenagljeni. To bo pripeljalo le do sprejemanja napačnih odločitev in sprejemanja nekoristnih ukrepov.

3. Pripravite vnaprej rešitve

Čeprav je nemogoče načrtovati vsak najslabši možni scenarij, je treba imeti v mislih strategijo za obravnavanje stvari, ki so najverjetneje narobe. Na primer, če ste odgovorni za veliko konferenco, ki jo organizira vaša organizacija, bodite pripravljeni, da bo gostitelj odpovedal v zadnjem trenutku ali pa bo zvočni sistem okvarjen. Dan pred dogodkom potrdite z gostiteljem in preverite, ali zvočni sistem deluje.

Prednostno določite z načrtovanjem več skupnih dogodkov, ne tistih, ki so neverjetni. Če vas skrbi preveč stvari narobe, ne boste mogli opravljati svojega dela. Prilagodite svoje načrte tako, da so možni dogodki. Na primer, čeprav v januarju ne potrebujete načrta za odziv na orkan, ga potrebujete julija.

4. Uporabite svoje kritične sposobnosti razmišljanja

Poleg odličnih veščin za reševanje problemov so za uspešno obvladovanje nepričakovanega dela bistvenega pomena tudi odlične sposobnosti kritičnega mišljenja. Sprejeti sistematičen pristop k reševanju tako majhnih zapletov kot tudi pomembnih kriz. Čeprav je hitro ukrepanje nujno, si vzemite čas in pripravite nekaj alternativnih rešitev. Potem jih ocenite, preden izberete tisto, za katero se odločite, da je najboljše. Če je potrebno, dobite prispevek svoje ekipe in nadrejenih, tako pri iskanju možnih rešitev kot tudi pri izbiri, katero želite izvesti.

5. Hranite seznam virov na dosegu roke

Ko se pojavijo težave in potrebujete zunanjo pomoč za njihovo rešitev, se bo seznam ponudnikov storitev izkazal za neprecenljivega. Če se vrnemo na primer konference in se pripravimo na odpoklic v zadnjem trenutku, imamo seznam drugih podjetij, ki jih lahko pokličete. Če imate osebo za popravilo avdio opreme na vašem seznamu stikov, neuspeh zvočnega sistema ne bo potegnil vaše konference.

Odvisno od potreb vaše organizacije vključujejo vodovodarje, električarje, računalniške strokovnjake, osebje za popravilo pisarniške opreme, gostince in agencije za začasno zaposlovanje na vašem seznamu stikov. Preden najamete zunanjo službo, se prepričajte, da ste odobrili osebo, ki nadzoruje žepne nize za vašo organizacijo. Po potrebi prilagodite seznam stikov. Dodajte ga, ko najdete dodatne ponudnike in izbrišete stike, ki vam niso bili dodeljeni ali ki niso več v poslu. Za priporočila in preglede se povežite s sodelavci, tudi s tistimi v drugih organizacijah.

Hiter in izmerjen odziv na kritično situacijo bo zmanjšal škodljive učinke na vašo organizacijo in njeno spodnjo mejo. Vaš šef bo cenil vaša prizadevanja za odziv na potencialno škodljivo krizo.